Mahdolliset hankintamenettelyt
Tekes teki syksyllä 2016 selvityksen rahoittamistaan innovatiivisten julkisten hankintojen hankkeista. Hankkeiden oppeja esitellään juttusarjassa, joka on tehty yhteistyössä Julkisten hankintojen neuvontayksikön kanssa. Juttusarjan toisessa osassa käsitellään, minkälaisilla menettelyillä innovatiivisia hankintoja on mahdollista kilpailuttaa.
Innovatiivisessa julkisessa hankinnassa voidaan käyttää mitä tahansa hankintamenettelyä. Innovatiivisen ratkaisun saavuttamiseksi tarvitaan kuitenkin yleensä vuorovaikutteinen hankintaprosessi, jossa tuote- tai palveluinnovaatiota voidaan kehittää yhdessä. Markkinavuoropuhelu on siis usein keskeistä.
Oli käytössä mikä tahansa hankintamenettely, innovatiivisuuden saavuttamisen kannalta merkittävää on se, ettei tilaaja määrittele tarpeitaan ja vaatimuksiaan liian tarkasti, vaan jättää tilaa kehittämiselle. Tarpeita määritellessä on kuitenkin aina muistettava, että toimittajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu ei saa vaarantua.
Markkinavuoropuhelua itsessään sisältäviä hankintamenettelyjä ovat esimerkiksi neuvottelumenettely ja kilpailullinen neuvottelumenettely. Erityisesti kilpailullinen neuvottelumenettely nousi tilaajien puolelta esiin hyvänä toimintatapana Tekesin selvityksessä (2016). Hyviä esimerkkejä hankkeista, joissa on käytetty kilpailullista neuvottelumenettelyä, ovat esimerkiksi Tyrnävän Innovatiivisilla hankinnoilla kehittäminen ja Tuusulan HYPA-hankinta.
Uuden vuosituhannen oppimisympäristö Tyrnävälle
Tyrnävän hanke käynnistyi marraskuussa 2014 ja päättyy syksyllä 2017. Yksi hankkeen keskeinen tavoite on toteuttaa elinkaariedullinen, turvallinen ja terveellinen oppimisympäristö. Tyrnävän kunnan kiinteistöpäällikkö Johanna Vakkurin mukaan tätä uuden vuosituhannen oppimisympäristöä lähdettiin tavoittelemaan kumppanuuden ja avoimen vuorovaikutuksen kautta. Suunnitelmien ja ratkaisujen ollessa avoinna kilpailullinen neuvottelumenettely oli luonteva valinta hankintamenettelyksi.
Vakkurin mukaan kilpailullinen neuvottelumenettely koettiin hyväksi tavaksi toimia, sillä tarjoajien kanssa käytävät keskustelut mahdollistivat suunnitelmien ja siten myös tarjouspyynnön muokkaamisen tilaajan tarpeiden mukaiseksi, huomioiden samalla myös markkinoiden tarjonnan. Menettelyn erityisen hyvänä puolena nähtiin myös vuorovaikutuksen laajuus sekä eri toimijoiden kiinteä sitoutuminen hankkeeseen jo varhaisessa vaiheessa. Jokaisessa hankintamenettelyssä on tietysti myös omat haasteensa. Tyrnävällä kilpailullisen neuvottelumenettelyn haastavana puolena nähtiin luottamuksellisen ja avoimen ilmapiirin luominen jo ensimmäisten neuvottelujen aikana.
Hyvinvointipalvelukeskus Tuusulaan
Kilpailullinen neuvottelumenettely oli käytössä myös Tuusulan HYPA-hankinnassa, jossa toteutettiin ikäihmisten ja muiden erityisryhmien omaehtoista asumista tukeva hyvinvointipalvelukeskus. Tuusulan kunnan sosiaali- ja terveystoimen hallinto- ja kehittämispäällikkö Päivi Klamin mukaan palvelukeskus on asumisen ja palveluiden kokonaisuus, jossa asukkaat voivat asua mahdollisimman pitkään itsenäisesti kotonaan. Kilpailullinen neuvottelumenettely sopi hyvin hankintaan, jossa haluttiin keskustella hyvinvointipalvelukeskuksen toteuttamisesta yhdessä, kuntalaisten kuulemista unohtamatta.
Klamin mukaan käytetty menettely mahdollisti erilaisten konsortioiden kuulemisen ja uuden tavan suunnitella yhteisesti isoa kokonaisuutta. Yhteisen suunnittelun myötä saatiin kuuluviin kaikkien kotitalouksien, palveluntuottajien, rakennuttajien ja rahoittajien ääni. Kilpailullisen neuvottelumenettelyn erityisen positiivisena puolena nähtiinkin prosessin monimuotoisuus, vaiheittaisuus ja pitkäkestoisuus, joiden myötä opittiin paljon uutta. Klami suosittelee menettelyä käyttämistä uusien innovatiivisten toimintatapojen mallintamisessa erityisesti sen myötä esiin tulevan hiljaisen tiedon vuoksi.
Tuusulan kunta teki menettelyn etenemisestä tarkan suunnitelman. Se helpotti pitkän ja moninaisen neuvotteluprosessin läpivientiä. Suunnitelmasta jouduttiin kuitenkin hieman poikkeamaan, mutta poikkeamatkin nähtiin Klamin mukaan rakentavina ja kehittävinä. Menetelmän haastavuus tuli esiin menettelyn myötä syntyneenä asiakirjojen paljoutena. Tämä vaati panostuksia asiakirjojen hallintaan.
Kuva. Hankkeista opittuja kilpailullisen neuvottelumenettelyn positiivisia puolia ja haasteita
Käytettävän hankintamenettelyn valinta
Kuten hankkeista opittiin, paljon tilaajan ja menettelyyn osallistuvien toimittajien vuoropuhelua sisältävä kilpailullinen neuvottelumenettely on yksi hyvä tapa toteuttaa innovatiivisia julkisia hankintoja.
Hankintamenettelyksi voidaan kuitenkin valita myös sellainen menettely, joka ei sisällä teknistä vuoropuhelua. Tällöin vuoropuhelun tulee tapahtua ennen varsinaisen menettelyn alkamista, esimerkiksi markkinakartoituksen muodossa. Parhaan lopputuloksen aikaansaamiseksi on kuitenkin suositeltavaa käyttää vuorovaikutteista hankintamenetelmää markkinakartoituksen lisäksi.
Hankintamenettelyä valitessa on tärkeää tarkastella myös hankintamenettely suhteessa hankinnan kokoon. Pieniä rutiininomaisia hankintoja ei kannata tehdä innovatiivisina hankintoina, eikä esimerkiksi paljon resursseja vaativan kilpailullisen neuvottelumenettelyn käyttö niissä ole kannattavaa.
Lisää tietoa tässä jutussa esitellyistä hankkeista:
Johanna Vakkuri, Tyrnävän kunta
johanna.vakkuri(at)tyrnava.fi
Päivi Klami, Tuusulan kunta
paivi.klami(at)tuusula.fi
Teksti: Riikka Munne
projektikoordinaattori (30.5.-30.9.2016), Tekes