11.10.2018

Tietojenvaihto sähköiseksi kaikissa hankintayksiköissä 18.10.2018

""

Hankintalain sähköisen tietojenvaihdon siirtymäaika umpeutuu torstaina 18.10.2018. Kyseisestä päivästä lähtien EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa kaikkien hankintayksiköiden tulee vastaanottaa tarjoukset ja toimittaa myös muu hankintamenettelyyn liittyvä tietojenvaihto sähköisesti. Vastaava määräaika umpeutui yhteishankintayksiköiden osalta jo huhtikuussa 2017.

Mikä muuttuu 18.10.2018?

Siirtymäajan jälkeen EU-hankinnoissa ei voida enää

  • ottaa vastaan paperisia tarjouksia (pl. laissa määritellyt poikkeustilanteet)
  • ottaa vastaan tarjouksia tavallisella sähköpostilla.

Tavallinen sähköposti ei enää kelpaa tarjousten vastaanottamiseen, sillä jatkossa tarjousten vastaanottolaatikon on täytettävä sähköiselle välineelle asetetut suhteellisen tiukat tietoturvavaatimukset. Sähköistä tietojenvaihtoa ja siinä käytettäviä välineitä käsitellään hankintalain luvussa 8.

Ennen siirtymäajan umpeutumista aloitetut hankinnat

Jos hankintailmoitus on julkaistu ennen 18.10.2018, sovelletaan kyseisen hankinnan tietojenvaihtoon vielä aikaisempia säännöksiä. Toisin sanoen tarjoukset voidaan ottaa vastaan tällöin vielä esimerkiksi paperisina, vaikka tarjousten jättöaika umpeutuisikin 18.10. jälkeen.

Huomioitavaa on, että EU-kynnysarvot ylittävä hankintailmoitus julkaistaan HILMAssa viimeistään 48 tunnin kuluttua ilmoituksen lähettämisestä. Hankintayksiköiden tulee huomioida tämä viive, mikäli hankintailmoitus halutaan julkaistuksi ennen siirtymäajan päättymistä.

Kuitenkin hankintayksiköt voivat halutessaan jo nyt soveltaa 8 luvun säännöksiä, mikäli tietojenvaihto toimitetaan sähköistä muotoa käyttäen. Tämä voi olla myös suotava ratkaisu tilanteessa, jossa ilmoitus aiotaan julkaista lähellä siirtymäajan päättymistä.

Muutos koskee vain EU-hankintoja

Sähköisen tietojenvaihdon velvoite koskee vain EU-kynnysarvot ylittäviä hankintoja.

Kansallisissa hankinnoissa ja liitteen E mukaisissa sosiaali- ja terveyspalveluhankinnoissa sekä muissa erityisissä palveluhankinnoissa ei ole velvoitetta käydä tietojenvaihtoa sähköisesti. Näissä hankinnoissa voidaan siis edelleen ottaa vastaan paperisia tarjouksia. Halutessaan hankintayksiköt voivat käyttää laissa määriteltyä sähköistä tietojenvaihtoa, mutta järjestelmien ei tällöin tarvitse täyttää lain 64 §:ssä asetettuja tietoturvavaatimuksia.

Tavoitteena hankintaprosessin sähköistäminen

Sähköisen tietojenvaihdon siirtymäajan jälkeen EU-kynnysarvot ylittävän hankinnan hankintaprosessi on pitkälti sähköistä.

Jo nyt hankintayksiköillä on hankintalain mukaan velvollisuus asettaa hankinta-ilmoitus sekä tarjouspyyntöasiakirjat ilmaiseksi, rajoituksetta, suoraan ja kokonaan kaikkien saataville sähköisessä muodossa. Yhteiset eurooppalaiset hankinta-asiakirjat (ESPD) on tullut toimittaa sähköisesti huhtikuusta 2018 lähtien.

Laki ei kuitenkaan jatkossakaan edellytä hankintayksiköiltä esimerkiksi tarjousten sähköistä käsittelyä sisäisessä prosessissaan.

Hankintaprosessin sähköistämisen ideana on ollut se, että julkiset hankinnat voivat näyttää esimerkkiä hallinnon ketterästä hoitamisesta sähköisesti.

Lisää aiheesta

Neuvontayksikön verkkopalvelussa

Muualla verkossa