OECD:n Suomea koskeva raportti käsittelee hankintojen tehokkuutta ja vaikuttavuutta

OECD on julkaissut alkuvuodesta 2019 raportin Productivity in Public Procurement A Case Study of Finland: Measuring the Efficiency and Effectiveness of Public Procurement, jossa käsitellään haastattelujen ja erilaisten mittareiden avulla hankintojen tehokkuuden ja vaikuttavuuden mittaamista Suomen hankinnoissa.

Raportissa tarkastellaan Suomen nykytilaa ja esitetään konkreettisia keinoja, joilla julkisia hankintoja voidaan tehostaa. Raportin laatimisessa on haastateltu laajasti valtionhallinnon ja yhteishankintayksiköiden edustajia ja sen näkökulmassa painottuu valtionhallinnon hankinnat.

Suomen haasteeksi julkisten hankintojen tiedonkeruussa ja tehokkuuden mittaamisessa todetaan vahvasti hajautunut systeemi. Raportin johtopäätöksissä nostetaan esiin mittaamisen osalta muun muassa kansalliset sähköisen kilpailutuksen järjestelmät ja niiden potentiaali tiedon tuottamisessa. Tehokkuuden ja säästöjen osalta tunnistettiin myös puitejärjestelyjen, ja erityisesti myös yhteishankintayksiköiden, potentiaali. Raportissa huomautetaan, että Suomessa tarvitaan lisää yhteistyötä julkiselle sektorille ja tehtävää riittää vielä julkisten hankintojen strategisen johtamisen suhteen.

Hankintayksiköt voivat tutustua raporttiin erityisesti, jos hankintatoimea halutaan johdonmukaistaa muustakin kuin menojen seurannan näkökulmasta. Hankintayksiköt voivat kehittää raportissa kuvattuja yhteiskuntatason indikaattoreita ja liittää niitä oman organisaation strategiseen johtamiseen. Hankintatoimen ns. maturiteettitason selvittäminen auttaa organisaatiota asettamaan itselleen pitkäjänteisiä kehittämistavoitteita. 

Raportissa esitetyt indikaattorit hankintatoimen mittaamiseen

Raportissa esitellään erilaisia indikaattoreita ja niihin liittyviä mittareita. Alla on esitelty viisi raportissa kuvattua indikaattoria, jotka kuvaavat hankintatoimen maturiteettia. Indikaattorit ovat 1) strateginen johtajuus, 2) tavoitteiden asettaminen, 3) prosessit ja menetelmät, 4) ihmiset sekä 5) suhteet toimittajiin, loppukäyttäjiin ja muihin intressiryhmiin.

1. Strateginen johtajuus. Kun hankinnoilla halutaan toteuttaa useampaa kuin yhtä tavoitetta, hankintayksikkö voi pohtia, löytyisikö hankinnoille johdonmukaisia tavoitteita sekä arviointi- ja korjaustapoja, joilla se arvioi organisaation yleisempien tavoitteiden toteutumista. Strategisen johtajuuden mittarit ovat pääasiallisesti laadullisia eli kvalitatiivisia, eivätkä ne mittaa tulosta tai vaikutusta, vaan sitä, onko asiaan johdonmukaisesti tartuttu. Tässä mittareita voivat olla esimerkiksi se, onko organisaatiolla yleistä strategiaa ja onko siinä mietitty hankinnan roolia, mitä tahoja on kuultu strategian luomisessa, avoimuus tiedon julkaisemisessa sekä onko mietitty tahot, joihin hankinnat vaikuttavat ja joille hyötyä tavoitellaan.
2. Tavoitteiden asettaminen. Hankintastrategioiden päätavoitteita voivat olla mm. säästöt, hintalaatusuhteen parantaminen, kestävyys ja PK-yritysten kannustaminen (PK yritysten kannustamisesta löytyy toinen OECD:n raportti vuodelta 2018, SMEs in Public Procurement Practices and Strategies for Shared Benefits). Toisin kuin strategisessa johtajuudessa, tavoitteiden asettamisen ja mittaamisen mittarit ovat määrällisiä eli kvantitatiivisia. Tällaisia voivat olla esimerkiksi tavoitteiden määrä ja priorisointi, tavoitteita toteuttavien hankintojen määrä ja monipuolisuus.
3. Prosessit ja menetelmät. Hankintayksiköt taklaavat tarpeitaan eri tavoin. Samalla kun yksi hajauttaa hankintaosaamisen toimialoille, toinen keskittää hankinnat ja kolmas ostaa osaamista ulkoa. Tässä mittareita voivat olla esim. hankintayhteistyö organisaation sisällä ja hankintayksiköiden välillä, hankintaosaamisen erikoistuminen, hankintahenkilöstön määrä ja hankintamenettelyn ammattimaisuus ja tehokkuus.
4. Ihmiset: Nykyään hankinta on monimutkaisempaa ja sillä on suurempi merkitys organisaation toiminnassa (performance).  Hankinta-asiantuntijan tehtäviin voi hankinnan lisäksi kuulua markkinakartoituksia, useiden rinnakkaisten tavoitteiden toteuttaminen sekä monimutkaisten sopimussuhteiden valvonta ja toteutus. Arvioidakseen, kuinka iso merkitys henkilöresurssin hakemiselle ja kehittämiselle annetaan, voidaan mitata mm. hankintahenkilöstön vaihtuvuutta, kokemusta, taustakoulutusta, ammattitaitoa, täydennyskouluttamista ja urakehitystä sekä verkostoitumista.
5. Suhteet toimittajiin, loppukäyttäjiin ja muihin intressiryhmiin: Kehittävä suhde markkinoihin on tärkeää, jotta organisaatio voi tavoittaa suurimman hyödyn hankinnoissaan. Sopimusten hyvällä hallinnoinnilla tavoitellaan mm. hankintamenettelyn avoimuutta ja läpinäkyvyyttä, mutta sen avulla saavutetaan myös tarjouksessa esiteltyä laatua. Toimittajahallintaa ja suhteita loppukäyttäjiin, yhteiskuntaan ja yhteisöihin voidaan mitata niin laadullisin kuin määrällisinkin mittarein. Näitä voivat olla esimerkiksi sopimuskaudella tapahtuvat viivästysten, sopimusten ennenaikaisten päättymisten ja kulujen ylitysten määrät, palvelun laadun arviointi, toimittajayhteistyön ja yhteisen palvelukehityksen määrä, asiakastyytyväisyyden mittaaminen sekä osallisuus eli esim. asiakkaiden etua valvovien yhdistysten pääsy mukaan palvelujen arviointi- ja kehitysryhmiin.