10.2.2025

Vuoden taidokkain hankinta -ehdokkaat julki: tutustu esimerkillisiin hankintoihin

Vuodesta 2018 järjestetyssä Vuoden taidokkain hankinta -kilpailussa etsitään uraa uurtavaa julkista hankintaa. Viimeisimpään kilpailuun pystyi ilmoittamaan vuosina 2023 ja 2024 toteutettuja taidokkaita hankintoja. Saimme kisaan 13 ehdotusta, jotka on kuvattu tällä sivulla.

Voittaja kruunataan Helsingissä Kuntatalolla, JHNY:n vuosiseminaarissa 12.3.2025.

Tutustu ehdokkaisiin:

 

Pirkanmaan hyvinvointialueen Digiklinikka

Hankintayksikkö

Pirkanmaan hyvinvointialue, konsulttina/kilpailuttajana Tuomi Logistiikka Oy, markkinakartoituksessa ja valmistelussa tukena myös NHG.  

Hankinnan koko ja laji

Kansallinen liitteen E mukainen sote-palveluhankinta

Hankinnan tausta

Hankinnan kohteena oli Digiklinikka-palvelu. Kyseessä oli hybridihankinta, joka koostui digitaalisesta ICT-alustasta, ostopalvelutuotannosta sekä käyttöönottoprojektista. Digiklinikka oli Pirkanmaan hyvinvointialueelle täysin uusi palvelu, josta ei ollut aiempaa kokemusta. Hankinnassa käytettiin neuvottelumenettelyn kaltaista menettelyä. Neuvotteluiden avulla hankinnan kohde saatiin vastaamaan paremmin hankintayksikön tarpeita. Lisäksi keskusteluilla saatiin muokattua kohdetta, sopimusehtoja ja palveluvaatimuksia siten, että tarjoajilla oli mahdollisuus jättää tarjous

Digiklinikan tavoite oli vahva yhteistyömalli, ei perinteinen tilaaja-tuottajamalli. Hankittavan palvelun käyttöönotto tehtiin yhteistyössä ja palvelu tuotetaan yhdessä. Yhteistyön taustalla oli oppimisnäkökulma, joka mahdollistaa tilaajan osaamisen ja palvelun laajentamaan tulevaisuudessa. Hankintaan rakennettiin myös kehittämiskumppanuusmalli osapuolten välillä. Tällä haluttiin mahdollistaa hankinnan jälkeinen Digiklinikan kehittäminen tilaajan ja toimittajan tarpeisiin.

Hankinnan arviointikriteereinä oli hinta 40 % ja laatu 60 %. Laatua arvioitiin palvelun sisällön, projektisuunnitelman, kehittämiskumppanuusmallin sekä erikseen järjestetyn ICT-alustan käytettävyystestauksen avulla. 

Tarjoajat eivät voineet tehdä osatarjouksia, vaan toimittajan piti itse tai ryhmittymänä tarjota kokonaisuus. Ennen neuvotteluita ja osallistumishakemusten jättämistä potentiaalisille toimittajille järjestettiin kaksi markkinavuoropuhelua, joiden aikana oli mahdollista muodostaa ryhmittymiä. 

Hankinnan vaikutukset ja vaikuttavuus

Innovatiivisin osa hankintaa oli kehittämiskumppanuusmalli. Yhtenä hankinnan keskeisenä tavoitteena oli molempia osapuolia hyödyttävä systemaattinen kehittämisyhteistyö. 

Digiklinikka-palvelusta haluttiin yhtenäinen kokonaisuus, eikä vain irrallinen alusta ja erillinen palvelutuotanto. Tämän vuoksi päädyttiin yhteen yhteiseen palvelukuvaukseen sekä yhteiseen käyttöönottosuunnitelmaan, joka piti sisällään alustan ja palvelun käyttöönoton. Palvelukuvauksessa kuvattiin, miten raportointirajapinnan tulee toimia ja miten sen avulla rakennetaan tiedolla johtamisen kokonaisuus. Seurattavia mittareita ovat muun muassa henkilökunnan tuottavuus, palvelun tuottamisen kustannus per suorite ja ratkaisuaste. Sopimukseen ja sen hinnoitteluun oli rakennettu kannustinmalli.

Vuoden 2024 aikana Pirhan Digiklinikka voitti Vuoden Vaikuttavin Digiteko hyvinvointialueella -kilpailun. Tuomaristo kiinnitti huomiota erityisesti tavoitteisiin, jotka luotiin hankinnan palvelukuvausta rakentaessa, kustannushyötyihin, jotka luotiin sopimuksen hinnoittelu- ja kannustinmallilla sekä skaalautuvuuteen, joka luotiin kehittämiskumppanuusmallilla ja laajennusoptioilla.

Traficomin FI-juuren DNS-datan keräys- ja visualisointiratkaisuun liittyvät asiantuntijapalvelut ("logger")

Hankintayksikkö

Liikenne- ja viestintävirasto Traficom

Hankinnan koko ja laji

Kansallinen hankinta, palvelut

Hankinnan tausta

Hankinnan kohteena oli uusi DNS-datan keräys- ja visualisointiratkaisu avoimen lähdekoodin tuotteilla, sisältäen käyttöönoton ja konfiguroinnin sekä palvelun ylläpito- ja tilannekuvan tukipalvelun ("Logger"). Aiemmin ratkaisu on pohjautunut suljettuun lähdekoodiin, mutta siirtymällä avoimeen lähdekoodiin avattiin samalla kilpailumahdollisuuksia. 

Hankinta olisi voitu toteuttaa hyödyntämällä voimassa olevaa Hanselin DPS:ää, mutta silloin soveltuvuusvaatimukset olisivat olleet suhteettoman korkeat hankinnan arvoon ja riskeihin nähden. Jotta pienetkin toimijat voisivat osallistua tarjouskilpailuun, päätettiin käyttää hankintamenettelynä avointa menettelyä. Logger-hankinnan avoimessa menettelyssä soveltuvuusvaatimukseksi asetettiin mm. 130 000 euron liikevaihtovaatimus. Vastuuvakuutus- tai referenssivaatimuksia ei asetettu.

Traficomin normaalit sopimusehdot tämäntyyppisessä hankinnassa koostuisivat pääsääntöisesti yli 70 sivun pituisesta sopimuspaketista ja JIT-ehdoista. Katsottiin, että sopimuspaketti itsessään voisi karkottaa pienet toimijat. Sopimuspaketti lyhennettiin 17 sivuun + JIT-ehtoihin.

Traficom pyrki poistamaan hankinnasta turhat tarjoamisen esteet. Traficomin toimenpiteet tuottivat tulosta, koska tarjouksia saatiin peräti kuusi kappaletta. Yksi tarjoaja oli mikroyritys, minkä lisäksi kaksi tarjoajaa oli pieniä yrityksiä. Ainoastaan kolme tarjonneista yrityksistä olisi voinut jättää tarjouksen, jos hankintamenettelyksi olisi valittu valmis DPS.

Tarjouksia vertailtiin hinnalla (70 %) ja laadulla (30 %). Laatua vertailtiin palvelumallikuvauksella, jossa pisteitä pystyi saamaan yhtäältä teknisen tuen ja ylläpidon mallista ja toisaalta henkilöstön osaamisen kehittämisestä. Voittajaksi valikoitui tarjoaja, joka sai ylivoimaisesti parhaat laatupisteet.

Hankinnan vaikutukset ja vaikuttavuus

Loggerin hankinnassa pyrittiin saamaan aikaan taloudellinen ja laadukas hankinta, minkä lisäksi erityistä huomiota kiinnitettiin pienten yritysten tarjousmahdollisuuksiin. Tuloksena saatiin aikaan tarjouskilpailu, johon saatiin poikkeuksellisen paljon tarjouksia. Lisäksi toimittajaksi valikoitui yritys, joka pystyy toimittamaan palvelut laadukkaimmin.

Jamk:n AIRe Platform digitaalisen kuntoutuksen alustaratkaisu

Hankintayksikkö

Jyväskylän ammattikorkeakoulu Jamk, hankinta-asiakirjojen laatimisen tukena PTCServices Oy

Hankinnan koko ja laji

EU-hankinta, palvelut

Hankinnan tausta

Hankinta tehtiin innovaatiokumppanuusmenettelyllä. Hankintaa rahoitti Business Finland.

Hankinnan vaikutukset ja vaikuttavuus

Hankinnan kohteena oli merkittävän uudenlaisen digitaalisen tukimuodon kehittäminen kuntoutukseen, yhdessä innovaatiokumppanin kanssa. Hankinnassa on paljon innovatiivisia elementtejä, kuten tekoälyn hyödyntäminen. Ratkaisulla on lisäksi kansainvälistymisen mahdollisuuksia ja yhteiskunnallista vaikuttavuutta.

Hankinnasta viestittiin hyvin tietopyynnöillä, infotilaisuuksissa ja vuoropuheluilla. Hankinnassa tehtiin yhteistyötä Kestävän kehityksen kriteereitä kehittävän MitViDi-hankkeen kanssa ja vastuullisuusasioita huomioitiin.

Hankintaa on tehty moniosaajien tiimillä ja tiiviissä yhteistyössä yhden kumppaniksi valitun kehittäjäyrityksen kanssa.

Hankinta vaati hankintayksiköltä suurta rohkeutta lähteä tekemään hankintaa eri tavalla käytössä olevilla suhteellisen pienellä hankintaresurssilla.  Kokemusta innovatiivisen julkisen hankinnan läpiviennistä ei ollut, eikä toteutusmalleja hankintamenettelyn tueksi juuri ollut saatavilla muilta hankintayksiköiltä. Koska hankinnan kohde vaati kehittämistä eikä markkinoilla ollut valmista vastaavaa tuotetta, valikoitui menettelyksi innovaatiokumppanuus, jota lähdettiin päämäärätietoisesti toteuttamaan.

Hankintayksikkö on tehnyt uraauurtavaa työtä ja käyttänyt paljon aikaa hankinnan valmisteluun, huomioinut markkinat sekä vastuullisuusnäkökulmat. Jamk on toiminut innovatiivisen hankinnan suhteen suunnannäyttäjänä muille hankintayksiköille. Ammattikorkeakoulun toimialaan kuuluu vahvasti tutkimus- ja kehittämistoiminta, johon tämä hankintamalli sopii hyvin. Organisaatio on myös jakanut matkan varrella kertynyttä osaamista muille organisaatioille mm. webinaareilla ja verkkosivuilla.

Liedon kaupungin leikkipuistovälineiden hankinta

Hankintayksikkö

Liedon kaupunki, konsulttina Ju-Ha Consulting Oy

Hankinnan koko ja laji

Kansallinen hankinta, tavarat

Hankinnan tausta

Liedon kaupunki on vuosina 2023 ja 2024 kilpailuttanut useampia leikkipuistoja hyväksi todetulla mallilla. Vuoden taidokkain hankinta -kilpailussa mukana on toteutuksista ensimmäinen, vuonna 2023 toteutettu hankinta Teijulan asuinalueen leikkivälineistä leikkipuistoon, jonka teema on työkoneet.

Hankinnan keskiössä oli budjetoidun määrärahan riittävyys sekä toimittajien ammattitaidon ja luovuuden hyödyntäminen, mutta erityisesti kohderyhmän osallistaminen. Osallistaminen tehtiin sähköisellä lomakkeella ja kohderyhmä tavoitettiin hyödyntäen olemassa olevia kanavia kuten Wilma-alustaa. Sähköisellä lomakkeella hankintaan saatiin laaja arviointiryhmä, ja datan käsittely oli vaivatonta. Arviointiryhmä koostui tilaajan edustajista sekä kuntalaisista.

Leikkipuiston välineet kilpailutettiin käänteisenä kilpailutuksena budjetoidulla määrärahalla saatavan toteutuksen maksimoimiseksi ja toimittajan luovuuden mahdollistamiseksi. Hankinta kilpailutettiin avoimella menettelyllä. Kokonaisuuden arvioinnissa määrän painoarvo oli 20 pistettä, laadun 80 pistettä.

Tarjoajien tuli toimittaa arviointiryhmälle anonyymit havainnekuvat, jotka ryhmä pisteytti. Arviointi tehtiin sähköisellä kyselyllä, ja vastauksia saatiin 107. Sähköinen arviointilomake tuotti anonyymiä, puolueetonta dataa, jolla hankintapäätös oli selkeä perustella.
Laadun pisteytyksessä arvioitiin muun muassa, miten valittu teema (koneet) näkyy toteutuksessa, toteutuksen monipuolisuus ja eri ikäiset tasapuolinen huomioiminen,  liikunnallisuuden kehittäminen, maisemallisuus ja viihtyisyys, miten kokonaisuus aktivoi leikkiä, turvallisuus, sekä ympärivuotisen käytön mahdollistaminen. Lisäksi laatuvertailussa oli huomioitu mm. tarjoajan varaosalupaus leikkivälineille, kokonaisuuden ekologisuus sekä esteettömyyden huomioiminen.

Hankinnan vaikutukset ja vaikuttavuus

Arvioinnin toteutus oli lopulta hyvin yksinkertainen ja kustannustehokas sekä monistettavissa käytäntönä seuraaviin kilpailutuksiin. Onnistuneen pilotin jälkeen mallia on hyödynnetty kohderyhmän osallistamisessa kolmen leikkipuiston kilpailutuksessa. 
Toteutettu leikkipuisto on saanut kehuja ja nostanut alueen vetovoimaisuutta. Ratkaisun avulla saatiin toteutettua käyttäjien toiveiden mukainen leikkipuisto kustannustehokkaasti.

VAV Asunnot Oy:n toimistokalusteiden hankinta

Hankintayksikkö

VAV Asunnot Oy, hankinnan valmistelussa ja tarjousten vertailuvaiheessa mukana yksityinen konsultti

Hankinnan koko ja laji

EU-hankinta, tavarat

Hankinnan tausta

Hankinnan kohteena olivat toimistokalusteet VAV Asunnot Oy:n toimistolle. Hankintamenettelynä käytettiin rajoitettua menettelyä. Menettelyyn osallistuneet ehdokkaat rajattiin viiteen, joilta pyydettiin tarjous. Osallistujien määrää rajattiin referensseihin ja luottoluokitukseen liittyviä perusteita.

Hankinnassa kiinnitettiin erityisesti huomiota kalusteiden laatuun. Laadun arvioinnin toteutti henkilökunnan edustajista ja yhdestä asiantuntijasta koostunut raati, joka vieraili tarjoajien näyttelytiloissa ja konkreettisesti testasi tarjottavat kalusteet.

Tarjousten vertailussa hinnan painoarvo oli 40 % ja laadun 60 %. Hintavertailussa käytettiin tarjouksen kokonaishintaa. Laadun vertailussa painottui 50 %:n painoarvolla VAV:n työntekijöiden raadin antamat pisteet ja 50 %:n painoarvolla hankintayksikön nimittämän asiantuntijan antamat pisteet. Pisteytyksessä huomioitiin mm. kalusteen käyttömukavuus, ulkonäkö ja kestävyys sekä kalustekokonaisuuden yhtenäisyys ja sopivuus VAV:n brändiin ja toimiston ympäristöön.

Hankinnan vaikutukset ja vaikuttavuus

Lähtökohtana oli varmistaa, että hankitut tuotteet ja palvelut ovat laadukkaita, kestäviä ja täyttävät tehtävänsä hyvin. Hankintayksikkö toteutti tässä hankinnassa raadin avulla laatuarvioinnin, ja sai mallin avulla aidosti laadukkaat tuotteet. Malli tarjosi henkilökunnalle osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuden ja se koettiin käytännönläheiseksi ja avoimeksi.

Hankintayksikön mielestä mallin kuvaaminen ja sen perusteltu käyttö hankinnassa onnistui erityisen hyvin. Hankintayksikölle sekä tavarahankinnat että rajoitettu menettely ovat melko poikkeuksellisia, joten hankinta oli hyvä harjoitus jatkoa ajatellen.

Kanta-Hämeen hyvinvointialueen ateria-, ruoka- ja laitoshuoltopalveluiden hankinta

Hankintayksikkö

Kanta-Hämeen hyvinvointialue

Hankinnan koko ja laji

Kansallinen liitteen E mukainen muu erityinen palveluhankinta

Hankinnan tausta

Hankinnan kohteena oli ateria-, ruoka- ja laitoshuoltopalvelut Kanta-Hämeen hyvinvointialueella Hämeenlinnan ja Riihimäen seudun alueella. Hankinta toteutettiin neuvottelumenettelynä.

Hankinnalla tavoiteltiin vaikuttavuutta, kustannustehokkaasti tuotettavia palveluita ja taloudellisia säästöjä tilaajalle. Tavoitteena oli molempia osapuolia hyödyttävä kumppanuusyhteistyö. Kumppanuuden haluttiin olevan jatkuvasti kehittyvä suhde, jossa molemmat osapuolet pyrkivät aktiivisesti parantamaan palveluita ja prosesseja.

Hankintaa edeltäen toteutettiin huolellinen markkinavuoropuhelu, joka sisälsi sekä kirjallisen että suullisen neuvottelun potentiaalisten toimittajien kanssa. Markkinavuoropuhelun perusteella päädyttiin yhden toimittajan malliin, jonka etuina nähtiin palveluiden saumattomuus ja kustannustehokkuus, yhtenäinen laatutaso, hallinnollisen työn vähentäminen sekä sopimushallinnan yksinkertaistaminen. Kilpailutuksen myötä yhdellä sopimuksella korvataan kymmeniä nykyisiä sopimuksia.

Hankinnan vaikutukset ja vaikuttavuus

Prosessin aikana ymmärrettiin, että hankinnan tavoitteiden saavuttaminen vaati rohkeutta olla sitomatta liikaa tarjoajien käsiä palvelutuotannon toteuttamisessa. Haluttu lopputulos kuvattiin, mutta pyrittiin välttämään liiallisiin yksityiskohtiin menevää palvelukuvausta. Näin varmistettiin, että useammalla toimittajalla oli mahdollisuus osallistua hankintaan. Ratkaisu johti osaltaan säästöihin.

Tämän vastapainona sopimuksessa oli riittävät ohjauskeinot esimerkiksi sopimussakkojen muodossa, jos vaadittua palvelutasoa ei saavutettaisi. Tavoitteena oli myös siirtää hoivahenkilöstön vastuuta tukipalvelutyöstä laitoshuollolle. Näin vapautettiin työaikaa hoivatyöhön. Tätä kehitystä seurataan palvelutuotannon aloitettua.

Lisäksi neuvotteluista ja markkinavuoropuheluista poimittiin uusia teknologiaratkaisuja. Ratkaisut tuottavat lisäarvoa esimerkiksi työturvallisuudessa ja työhyvinvoinnin näkökulmasta. Myös toimittajalla on mahdollisuus kehittää toimintaa edelleen ja hyötyä rahallisesti hyvinvointialueelle hankittavan säästön perusteella.

Sopimusmalli mahdollistaa ketterät muutokset ja siinä on huomioitu hankintalain rajoitukset. Palvelukuvaukset ovat operatiivisia dokumentteja, joita voidaan muuttaa ilman sopimushallinnan prosesseja. Mahdollisista muutoksista käytiin avointa dialogia kaikkien tarjoajien kanssa ja tätä tullaan jatkamaan myös sopimuskaudella.

Sopimuskaudella keskiössä on kumppanuus palveluntuottajan kanssa. Osana tätä palvelutuotantoa tullaa seuraamaan aktiivisesti palvelukuvauksen vaatimusten mukaisesti. Hankintaprosessi kehitti substanssiasiantuntijoiden ymmärrystä siitä, että kyseessä ei ole osta ja unohda -palvelu. Tavoitteiden saavuttaminen vaatii kehitysyhteistyötä molemmilta osapuolilta.

Kanta-Hämeen hyvinvointialueen lääkäreiden hankinta

Hankintayksikkö

Kanta-Hämeen hyvinvointialue

Hankinnan koko ja laji

Kansallinen liitteen E mukainen sote-palveluhankinta

Hankinnan tausta

Hankinnan kohteena oli dynaamisella hankintajärjestelmällä toteutettu lääkäreiden hankinta Kanta-Hämeen hyvinvointialueelle. Hyvinvointialueelle haluttiin luoda tapa hankkia lääkäreitä samoilla sopimusehdoilla ja avoimesti. Kesällä 2024 perustettiin dynaaminen hankintajärjestelmä, joka luotiin yhdessä lääkärikunnan edustajien kanssa. Dynaamiseen hankintajärjestelmään luotiin tarjouslomake ja sopimuspohja, joita käytetään kaikissa hankinnoissa. Järjestelyn sisäinen kilpailutus aloitetaan täyttämällä määrämuotoinen kaavake, jonka tietojen perusteella kilpailutus on mahdollista julkaista. Hankintatoimi käsittelee lomakkeen noin viikon sisällä. Hankinnan tavoitteena oli luopua suorahankinnoista ja luoda nopea menettely kilpailuttamiselle.

Hankinnan vaikutukset ja vaikuttavuus

Uuden hankintatavan myötä hinnat ovat laskeneet, tarjousten määrä on lisääntynyt ja tämän kautta on huomattu, että markkinoilla on tarjontaa. Sisäinen prosessi on uuden hankintatavan myötä selkeytynyt ja läpimenoaika on lyhentynyt. Menettely on yksinkertainen ja helposti kopioitavissa muille hyvinvointialueille. Lisäksi kilpailu on lisääntynyt. Tarjoajat näkevät aina hankintapäätöksestä, millä hinnalla tarjouspyyntö on voitettu. Kilpailun lisääntyminen ja hintojen avoimuus voi tuoda pitkällä aikavälillä kustannussäästöjä ostopalveluihin. Lisääntyvä kilpailu voi myös lisätä virkalääkärin työn houkuttelevuutta.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen vanhusten ympärivuorokautisen palveluasumisen hankinta

Hankintayksikkö

Vantaan ja Keravan hyvinvointialue

Hankinnan koko ja laji

Kansallinen liitteen E mukainen sote-palveluhankinta

Hankinnan tausta

Hankinnan kohteena oli vanhusten ympärivuorokautinen palveluasuminen Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle. Hankinta toteutettiin dynaamisen kaltaisena tarjousmenettelynä, joka tarkoittaa tilaajan itsensä suunnittelemaa, hankintalain periaatteiden mukaista menettelyä hankinnan kohteena olevien palveluiden hankkimiseen. Tarjouskilpailun perusteella muodostettiin puitejärjestely siihen valittujen palvelutuottajien kesken. Hankintamenettely koostui kahdesta päävaiheesta, jotka olivat dynaamisen tarjousmenettelyn perustamisvaihe ja dynaamisen tarjousmenettelyn uudelleenavaaminen.

Tarkasteltavan osakokonaisuuden osalta järjestelyssä muodostettiin 12 palveluntuottajan lista, joiden tarjoamien asumispaikkojen osalta hankintayksikkö sitoutui ostoihin. Tarjoajan tuli ilmoittaa tarjouksessaan hinta sekä paikkamäärä, jonka palveluntuottaja sitoutui tuottamaan hankintayksikölle. Palveluntuottajan ilmoittaessa paikan olevan tosiasiallisesti käytössä, maksettiin palveluntuottajalle 100 %:n korvaus, vaikka paikka olisi tyhjänä, paikan tyhjentymistä seuraavasta arkipäivästä alkaen. Palveluntuottaja sitoutui ottamaan asiakkaan heti vastaan. Hankintayksikkö ilmoitti aina tarjoamisen auetessa paikkamäärän ja käytettävissä olevan määrärahan tarjouspyynnössä. Palveluntuottajien tarjonnasta valitaan kausittaisissa tarjousmenettelyissä niin monta yksikköä, että hankintayksikön ilmoittama paikkamäärä on saatu täyteen tai ilmoitettu määräraha on käytetty.

Mikäli palveluntuottaja ei päässyt hinnan perusteella 12 ensimmäisen palveluntuottajan joukkoon listalle, tarjoajan tuli antaa tarjouksessaan toissijainen hinta. Tällä hinnoittelumallilla palveluntuottajat pystyivät pienentämään hinnoitteluun liittyvää riskiä ensimmäisen hinnan osalta.

Hankinnan vaikutukset ja vaikuttavuus

Kilpailutus toteutettiin kesäkuussa 2024, jolloin hinnat olivat keskimääräisesti kalliimmat kuin nykyiset hinnat ja uudet hinnat olisivat vaikuttaneet hankintayksikön mahdollisuuteen ostaa vanhusten ympärivuorokautisen asumisen paikkoja. Uudella mallilla saavutettiin alhaisemmat hinnat yleiseen hintatasoon nähden.

Osakohteen lista elää vuosittain ja siihen vaikuttavat uudet tarjottavat yksiköt, mahdolliset hinnanalennukset/uudet hinnat ja sopimuskauden aikaiset hinnanmuutokset. Näin hankintamalli pitää hinnat keskiarvoltaan mahdollisimman edullisina koko kyseisen hankinnan elinkaaren ajan. Malli mahdollistaa myös hankinnan muuttamisen (esim. palvelukuvaus, sopimusehdot) sen elinkaaren aikana siten, että kaikki jo mukana olevat palveluntuottajat voivat antaa uuden tarjouksen. Tällä tavoin hallitaan riskiä hintojen merkittävästä kasvusta. Malli parantaa myös hyvinvointialueen mahdollisuuksia kehittää hankintaa jatkuvan kehittämisen periaatteiden mukaisesti.

Espoon kaupungin taiteen ja kulttuurin palveluiden hankinta lapsille ja ikäihmisille

Hankintayksikkö

Espoon kaupunki

Hankinnan suuruusluokka

Kansallinen liitteen E mukainen sote-palveluhankinta

Hankinnan tausta

Hankinnan kohteena olivat kulttuuri- ja taidesisältöpalvelut erilaisiin Espoon kaupungin kulttuurin toimintamalleihin (mm. Kulttuurikurkkaus, KULPS-kulttuuripolku, toisen asteen KULPS-kulttuuripolku sekä ikäihmisten Kulttuuriketju). Hankinnan kohderyhmänä ovat lapset varhaiskasvatuksesta toisen asteen oppilaisiin, ikäihmiset sekä näiden ryhmien kanssa työskentelevät ammattilaiset. Hankinnan tavoitteena oli tarjota vaikuttavaa opetus- ja varhaiskasvatussuunnitelman mukaista toimintaa ja tuottaa iloa ja viihdykettä sekä senioreille että heidän kanssaan työskenteleville taiteen ja kulttuurin keinoin.

Hankinnassa pyydettiin dynaamiseen toimittajarekisteriin osallistujahakemuksia. Soveltuvuusvaatimukset on määritelty siten, että toimittajarekisteriin voitiin hyväksyä erilaisia ja erikokoisia toimijoita, niin yksityishenkilöitä, toiminimiä, yhdistyksiä, osakuntia kuin yrityksiäkin. Varsinaiset ostot tehdään dynaamiseen toimittajarekisteriin kuuluvilta palveluntuottajilta hankinnan arvosta riippuen joko tarpeeseen soveltuvimmalta taikka kevennetyllä kilpailutuksella.

Yhtenä haasteena hankinnassa oli alan toimijoiden pk-yritysvaltaisuuden sekä taidetoimijoiden vähäinen kokemus julkisista hankinnoista, minkä vuoksi tavallista vahvempi tuki osallistumishakemuksen täyttämiseen ja sopimuksen tekemiseen oli tarpeen. Tarjoajien osallistumista tuettiin mm. kilpailutuksen aktiivisella markkinoinnilla (esimerkiksi sosiaalisessa mediassa), järjestämällä infotilaisuus potentiaalisille osallistujille ennen tarjouspyynnön julkaisua, sekä tarkalla, yrittäjien osallistumista tukevalla osallistumispyyntöä selkeyttävällä ja osallistumishakemuksen tekemistä edesauttavalla ohjeistuksella. Ohjeessa kerrottiin myös saatavilla olevasta maksuttomasta neuvonnasta ja tuesta osallistumishakemuksen tekoon. Soveltuvuusvaatimusten tarkastusvaiheessa julkisiin hankintoihin tottumattomia pieniä toimittajia ohjattiin tarvittavien asiakirjojen hankkimisessa.

Hankinnan vaikutukset ja vaikuttavuus

Taiteen ja kulttuuripalvelujen hankinta lapsille ja ikäihmisille -hankinnasta kaupungin toimialalta saadun palautteen perusteella toimittajarekisteri toimii hyvin. Toimittajarekisterin perustaminen vastasi kaupungin toimialan tarpeeseen saada monipuolinen valikoima eri taidelajien palveluntarjoajia käyttöön. Palveluiden monipuolisuus koettiin olevan koko kilpailutuksen ydin, jotta kohderyhmälle saadaan mahdollisimman laadukasta ja monipuolista kulttuuri- ja taidesisältöä. Kilpailutus toteutettiin hankintalain mukaisesti ja ennakoivalla otteella kyettiin varmistamaan hyvät sopimuskauden aikaiset toimintatavat ja sopimusehdot tukemaan tilaajan sujuvaa arkea.

Kaupungin näkökulmasta hankintatavalla ja yrittäjille annetulla tuella saavutettiin erittäin hyvä tulos. Rekisteriin odotettiin noin 60 osallistumishakemusta, mutta niitä saatiin 92 toimijalta rekisterin perustamisvaiheessa vuonna 2023. Rekisteri uudelleenavattiin alkuvuonna 2024 ja se täydentyi 25 uudella toimijalla. Käyttökokemuksen mukaan tilausprosessi tässä toimittajarekisterimallissa toimii erittäin sujuvasti ja on aiempaa helpompaa.

Espoon kaupungin rakennusten ja rakenteiden purkutöiden hankinta

Hankintayksikkö

Espoon kaupunki

Hankinnan suuruusluokka

EU-hankinta, rakennusurakka

Hankinnan tausta

Hankinnan kohteena oli Espoon kaupungin teettämät erilaiset rakennusten ja rakenteiden purkutyöt, niihin liittyvät rakenne- ja talotekniset rakennus- ja muutostyöt sekä syntyvän purku- ja rakennusmateriaalin hallittu lajittelu, kierrätys ja hyötykäyttö. Työt voivat sisältää myös vieraslajien poistoa ja pilaantuneiden maiden poistamista sekä käsittelyä.

Hankinnasta perustettiin puitejärjestely, joka oli jaettu kahteen osa-alueeseen kohteiden koon mukaan. Jokaisella osa-alueella on kolme urakoitsijaa ja yksi varatoimittaja, jotka valittiin hinnan (20 %) ja laadun (80 %) perusteella. Laadun vertailussa painotettiin erityisesti kokonaiskierrätysastetta.

Tilaukset tehdään arvoltaan enintään 150 000 euron tilauksissa etusijajärjestyksen perusteella. Arvoltaan suuremmat tilaukset tehdään kevennetyn kilpailutuksen perusteella.

Hankinnan valmisteluvaiheessa järjestettiin markkinavuoropuheluja, joissa kerrottiin hankinnasta, käytiin läpi mm. uusiokäyttöön ja kierrätykseen liittyviä asioita sekä annettiin palveluntuottajille mahdollisuus esittää kysymyksiä. Markkinavuoropuhelujen jälkeen toteutettiin vielä erikseen tekniset markkinavuoropuhelut, jossa yritykset pystyivät kommentoimaan tarjouspyyntöluonnosta. Hankintayksikkö tunnisti pk-yritysten vahvan aseman potentiaalisina toimittajina ja yritysten osallistumista kilpailutukseen tuettiin muun muassa tarjouspyynnössä julkaistulla ohjevideolla, jossa käytiin läpi tarjouksen jättämiseen liittyviä asioita.

Tarjoamisen ohjevideossa käytiin yksityiskohtaisesti läpi, kuinka tarjouksella vaadittua kokonaiskierrätysasteen todentamisen Exceliä täytetään. Samaa taulukkoa käytetään apuna sopimuskauden aikaiseen kokonaiskierrätysasteen seurantaan. Ohjevideolla pyrittiin varmistamaan se, että kattavan materiaalikohtaisen kokonaiskierrätysasteen laskentataulukko tuli täytetyksi oikein, jotta vältyttiin tarjousten hylkäämiseltä ja saatiin mahdollisimman moni tarjoaja mukaan.

Hankinnan vaikutukset ja vaikuttavuus

Hankintayksikölle innovatiivista ja avoimuutta edistävää olivat ohjevideo ja purkujätteen seurantataulukko. Hankintaan tavoiteltiin mukaan erityisesti alan uusia ja pienempiä toimijoita. 

Ohjevideolla ja hankinnan osiin jakamisella madallettiin tarjoajien kynnystä osallistua. Hankintaan saatiin tarjouksia kahdeksalta eri kokoluokan tarjoajalta.

Aiemmista vastaavista hankinnoista poiketen tässä kilpailutuksessa painotettiin erityisesti purkumateriaalien kierrätystä ja hyötykäyttöä sekä osapuolten välisen yhteistyön lisäämistä purkuhankkeiden kokonaiskierrätysasteen parantamiseksi. Espoon kaupunki on mukana kestävän purkamisen green deal -sopimuksessa sekä päästöttömät työmaat green deal -sopimuksessa, joita noudatetaan hankinnassa.

Kilpailutuksen avulla pyritään toteuttamaan mahdollisimman nopeita ja sujuvia purkuhankkeita, jolloin sekä purkutöistä että tyhjiin rakennuksiin kohdistuvasta ilkivallasta johtuvat haittavaikutukset lähiseudun asukkaille vähenevät.  

Helsingin kaupungin tekonurmikenttien jatkokäsittelyratkaisujen dynaaminen hankintajärjestelmä

Hankintayksikkö

Helsingin kaupunki, kaupunkiympäristön toimiala

Hankinnan koko ja laji

EU-hankinta, palvelut

Hankinnan tausta

Hankinnan kohteena oli dynaamisella hankintajärjestelmällä toteutettu tekonurminen jatkokäsittelyratkaisu. Helsingissä tulee vuosittain uusittavaksi arviolta 3-6 kaupungin omistamaa tekonurmikenttää. Tekonurmet ovat nousseet esille yhtenä merkittävimpänä yksittäisenä mikromuovilähteenä kaupungeissa.  Helsingin kaupunki merkittävänä tekonurmikenttien omistajana on tiedostanut tilanteen ja pyrkii löytämään kestäviä keinoja purettavien tekonurmien kiertotalouden edistämiseksi.

Tavoitteena hankinnalle oli löytää kustannustehokkaita kestäviä ratkaisuja käytöstä poistettaville tekonurmille ottaen huomioon mikromuovien leviämisen estäminen, kestävät ratkaisut, jäteasetuksen kierrätystavoitteet, tekonurmen materiaalien hyödyntäminen ja uusiokäyttö sekä kustannustehokkuus.

Hankinnan vaikutukset ja vaikuttavuus

Hankinnassa yhdistyy kaksi innovaatiota. Hankinta on yhteiskunnallisesti vastuullinen ja merkittävä ja lisäksi hankintamenetelmää ei ole aikaisemmin käytetty vastaavassa hankinnassa.

Pilottihankkeen onnistuessa ja toimivien tavoitteet täyttävien ratkaisujen löytyessä tulee näistä muodostumaan tulevia hankkeita ohjaava toimintamalli Helsingin kaupungin tulevissa tekonurmikohteissa. Pilotointihankkeen kokemusten perusteella voidaan myös jatkokehittää toimintamallia/-malleja.

Helsingin kaupungin hanke on osa Suomen ympäristökeskuksen koordinoimaa PlastLIFE-hankekokonaisuutta (LIFE21-IPE-FI-PlastLIFE), joka on saanut rahoitusta EU:n Life-ohjelmasta. Hanke edistää muovien kestävää kiertotaloutta ja toteuttaa kansallista muovitiekarttaa.

Salon seudun koulutuskuntayhtymän verkko-oppimisympäristön hankinta

Hankintayksikkö

Salon seudun koulutuskuntayhtymä

Hankinnan koko ja laji

Kansallinen hankinta, tavarat

Hankinnan tausta

Salon seudun koulutuskuntayhtymä toteutti verkko-oppimisympäristön hankinnan hankintayksikölle uudella tavalla. Lopputuloksena hankintayksikkö sai paitsi toimivan ohjelmiston myös pedagogista osaamista tarjoavan kehittäjäkumppani-toimittajan. Hankinta kilpailutettiin avoimen menettelyn mukaisesti. Tarjoukset saatiin neljältä toimittajalta.

Hankinnan vaikutukset ja vaikuttavuus

Hankinnan valmistelu aloitettiin toteuttamalla ensimmäiset, kevyemmät markkinakartoitukset muutaman toimijan osalta. Hankinnan valmisteluun osallistettiin myös käyttäjät eli opetushenkilöstö, jolle järjestettiin ideointityöpajoja sekä Teamsissa (sisältäen Menti-kyselyt) että aamukahvitilaisuuksina. Myös opiskelijoille lähetettiin kysely aiheesta. Sittemmin hankintayksikkö julkaisi Hilmassa tietopyynnön, johon oli koottu paitsi teknisiä kysymyksiä myös pedagogiseen osaamiseen ja kehityskyvykkyyteen liittyviä kysymyksiä. Tietopyyntöön vastanneista 11 toimittajasta arvottiin kolme, joiden kanssa toteutettiin kahdenväliset markkinavuoropuhelut. Samalla työstettiin hankintaan liittyvää kirjallista materiaalia, joka lähetettiin käytyjen markkinavuoropuheluiden jälkeen kaikille tietopyyntöön vastanneille. Kommenttikierroksia oli useampia. Tällä menettelyllä tarjouspyyntöä varten saatiin tietoa mm. vaatimuksista, hinnoittelusta ja vertailuperusteista.

Hankinnan tiimoilta hankintayksikkö haki mukaan KEINO-osaamiskeskuksen Innovaatioakatemiaan, johon se hyväksyttiin. Innovaatioakatemiassa hankintaa käsiteltiin erityisesti asiakas- ja käyttäjänäkökulmasta, tietojohtamisen näkökulmasta ja markkinavuoropuhelun menetelmien näkökulmasta. Akatemian ulkopuolella benchmarkattiin niin ikään akatemiassa mukana ollutta Forum Viriumia ja Fimeaa, jotka olivat onnistuneesti toteuttaneet ohjelmistohankinnan aiemmin. Kummastakin vietiin parhaat käytännöt ja opit hankintaan. Projekti on edelleen käynnissä ja kokemukset ovat olleet hyviä.

Hankinnan lopputuloksena hankintayksikkö sai paitsi toimivan ohjelmiston, myös pedagogista osaamista tarjoavan kehittäjäkumppani-toimittajan. 

Lisäksi hankintayksikkö rakensi toimintamallit, joita aiotaan käyttää soveltuvin osin myös tulevissa hankinnoissa. Toimintamallit ovat: 

  1. asiakas- ja käyttäjänäkökulman sisällyttäminen hankintaan
  2. markkinavuoropuhelumenetelmien hyödyntäminen
  3. avointen rajapintojen hallinta tiedon johtamisen kokonaisuudessa, jolla pyritään minimoimaan toimittajariippuvuus.

Pirkanmaan hyvinvointialueen henkilöstövuokrauspalvelut

Hankintayksikkö

Pirkanmaan hyvinvointialue, konsulttina/kilpailuttajana Tuomi Logistiikka Oy. Markkinakartoituksessa on lisäksi käytetty apuna ulkopuolista konsulttia.

Hankinnan koko ja laji

Kansallinen liitteen E mukainen sote-palveluhankinta

Hankinnan tausta

Hankinnan kohteena oli henkilöstövuokrauspalveluiden tuottaminen Pirkanmaan hyvinvointialueelle. Hankinta koski yli kymmentä eri ammattinimikettä. Hankintamenettelynä käytettiin dynaamisen kaltaista hankintajärjestelmää, johon palveluntuottajat jättävät osallistumispyynnön ja jonka sisällä voidaan julkaista useampia tarjouspyyntöjä. Tarjouspyyntö oli ensimmäinen järjestelmässä julkaistu hankinta.

Hankinta on tehty proaktiivisella otteella hallitsemaan taloudellisia paineita erityisesti tilanteessa, jossa henkilöstöresurssit ovat valtakunnallisesti niukat. Hankinnassa minimoitiin ylimääräiset kustannukset, ja se tuo taloudellisia säästöjä. Hankinnassa käytettiin hintaa rajaavia mekanismeja (kattohinta ja hintaleikkuri). Kustannusvaikutus on merkittävä erityisesti hoitohenkilöstön osalta.

Hankinnan vaikutukset ja vaikuttavuus

Hankinta yhdisti useita edistyksellisiä ja kekseliäitä elementtejä, jotka vaikuttivat suoraan palvelujen laatuun, kustannustehokkuuteen ja alueellisen yhdenvertaisuuden toteutumiseen.

Yhtenäisten sopimusehtojen ja hinnoittelumallien käyttöönotto eri ammattinimikkeiden osalta luo läpinäkyvyyttä ja varmistaa samat pelisäännöt kaikille osapuolille. Hankintasopimus vuosille 2024–2026 osoittaa pitkäjänteisyyttä ja suunnitelmallisuutta. Tämä antaa tilaajalle taloudellista ja toiminnallista vakautta. Yhtenäinen sopimus helpottaa sopimushallintaa merkittävästi ja vähentää hallinnollista taakkaa. Selkeät ja yhdenmukaiset sopimusehdot myös edistävät toimittajasuhteiden hallintaa ja yhteistyön kehittämistä pitkällä aikavälillä.

Hinnan mukainen etusijajärjestys ja vyöhykeperusteinen hinnoittelu edustavat lähestymistapaa, joka huomioi alueelliset erot työvoiman saatavuudessa. Tämä malli tukee yhdenvertaisten palvelujen saavutettavuutta koko hyvinvointialueella. Tarjoajien oli mahdollista tarjota lääkäreiden henkilöstövuokrausta kolmelle eri vyöhykkeelle. Tampereen kaupungin kattavalla alueella saatujen tarjousten keskiarvo oli alhaisempi kuin muualla Pirkanmaalla.

Palvelukuvaus takaa vuokratyövoiman korkean laadun ja osaamisen. Sopimuksessa määritellyt vaatimukset vuokratyöntekijöiden osaamisesta ja laadusta nostavat vähimmäisvaatimukset korkealle, mikä varmistaa asiakkaiden saaman palvelun korkean tason. Se vähentää palvelujen laadun vaihtelua ja lisää asiakkaiden luottamusta. Tämä hankinta tukee myös pitkäjänteisesti osaamisen kehittämistä vuokratyön osalta, kun vuokratyövoiman laatuvaatimukset kannustavat jatkuvaan kouluttautumiseen ja ammattitaidon ylläpitoon.

Henkilöstövuokrauksen hankinnan avulla voidaan varmistaa kriittisten palveluiden jatkuvuus ja saatavuus hyvinvointialueella, ja se on osa varautumissuunnitelmaa. Henkilöstövuokrauksen hankinta mahdollistaa tarpeen mukaan joustavan henkilöstön käytön, mikä vähentää kustannuksia esimerkiksi ylityötuntien tai lisärekrytointien osalta. Sopimus myös vähentää riskiä henkilöstön saatavuuden äkillisistä muutoksista. Henkilöstövuokrauksen hankinnalla on suora vaikutus palvelujen saatavuuteen, joka tukee hyvinvointialueen asukkaiden hyvinvointia ja elämänlaatua.