Tarjousten vaihtoehtoinen todellisuus

Julkisten hankintojen neuvontayksikköön tulee säännöllisesti kysymyksiä siitä, mikä on sallittua ja mikä kiellettyä tarjouspyynnön muuttamista. Käsittelen alla, miten muutostarpeisiin voidaan varautua ja mitä tehdä, jos muutostarve ylittää sallitun muutoksen rajat.

Joskus tarjoaja ehdottaa jotakin, mitä emme ymmärtäneet sallia tarjouspyynnössä…

… mutta minkä haluamme ehdottomasti tehdä nyt, kun kuulimme, että se on mahdollista. Tarjoajan ehdottama uusi ratkaisu saattaa helpottaa palveluprosessia ja säästää julkista rahaakin.

Markkinavuoropuhelu tai benchmarkkaus voi lisätä hankintayksikön markkinatuntemusta riittävästi, ja tarjouspyyntöön voidaan laittaa tarkat vaatimukset hankittavalle ratkaisulle. Ei ole kuitenkaan aina helppoa kysyä oikeita kysymyksiä, jolloin hyviä vaihtoehtoja paljastuu vasta tarjouspyynnön julkaisemisen jälkeen.

Tarjouspyynnön ehdot kertovat hankintayksikön suhtautumisesta tarjoajan esittämiin vaihtoehtoihin

Kuten monessa muussakin asiassa, uudenlaisten ja vaihtoehtoisten ratkaisujen mahdollisuutta kannattaa pohtia jo hankinnan valmisteluvaiheessa. Jos hankintayksikkö on sallinut vaihtoehtoiset tarjoukset, erilaiset ratkaisut ovat mahdollisia. Tällöin kannattaa panostaa vertailuun ja miettiä, miten se tehdään tasapuolisesti.

Jos hankintayksikkö ei ole sallinut vaihtoehtoisia tarjouksia, pakollinen vaatimus sitoo niin hankintayksikköä kuin tarjoajaakin. Vaikka vaihtoehtoiset tarjoukset olisivat kiellettyjä, hankintayksikkö voi löysentää vaatimuksiaan käyttämällä erilaisia sanamuotoja. Muotoilemalla vaatimuksen tyyliin "ratkaise ongelma x", hankintayksikkö antaa mahdollisuuden innovoivaankin ratkaisuehdotukseen.

Usein käytetty esimerkkivaatimus on

• pääsy joen yli: joku voi tarjota siltaa, toinen tunnelia, kolmas lauttaa ja neljäs köysirataa. Suurpiirteistä vaatimusta voidaan tarkentaa esimerkiksi esteettömyysvaatimuksilla.

Sen sijaan, jos hankintayksikkö on jo valinnut lautan ja tarjouspyynnössä pyytää

• tarjoamaan lauttaa joen yli, tarjoaja voi tarjota voi vain erilaisia lauttoja, kuten autonomista, sähköistä, käsiveivillä toimivaa, miehitettyä tai etäohjattua jne.

Julkaistu tarjouspyyntö ei kestä suuria muutoksia

Jos tarjouspyyntö on jo julkaistu, siihen ei enää saa tehdä suuria muutoksia. Jos hankintayksikkö saa hyvän muutosehdotuksen, sen on suositeltavaa punnita, jatkaako se entisellä tarjouspyynnöllä vai haluaako se muuttaa tarjouspyyntöä. Jos hankintayksikkö jatkaa entisellä tarjouspyynnöllä, kaikki tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset tulee hylätä.

Jos hankintayksikkö päätyy muuttamaan tarjouspyyntöä, etenemisvaihtoehdot ovat vähissä. Olemme pohtineet korjausilmoituksen ja hankinnan keskeyttämisen rajanvetoa verkkosivullamme.

Pääsääntö kuitenkin on, että vaihtoehtoisten tarjousten salliminen tai pakollisen vaatimuksen laajentaminen koskemaan uudenlaisia ratkaisuja on niin iso muutos, että ainoaksi vaihtoehdoksi jää hankinnan keskeyttäminen. Keskeyttäminen tulee perustella hyvin.

Jos hankintayksikkö päätyy keskeyttämään menettelyn, se voi aloittaa uuden menettelyn pienin muutoksin nopeutettuna. Nopeutetusta menettelystä voitte lukea lisää verkkosivuiltamme.

Yhteenvetona helpointa on siis ratkaista ongelma tavalla tai toisella jo valmisteluvaiheessa ja käydä vaihtoehdoista keskustelua markkinatoimijoiden kanssa.

Lisää aiheesta

Neuvontayksikön verkkopalvelussa

• Vaihtoehtoiset tarjoukset
• Hankinnan keskeyttäminen ja keskeytyksen perustelut