Varautuminen tarjouspyyntöihin - 7 vinkkiä, miten vältät viime hetken paniikin

Istumme kilpailuttamiskonsultti Janina Puistovaaran kanssa junassa pendelöimässä töihin, Janina Hanseliin ja minä Kuntatalolle Julkisten hankintojen neuvontayksikköön. Eväiden syönnin ja kuulumisten vaihdon lomassa mietimme, miten hankintoja voisi junailla vaivattomammiksi. Keskustelujemme tuloksena alkaa lista pian kehkeytyä:

1. Kerää tietoa edellisen sopimuskauden aikana

Jos keräät tietoa toimitusten onnistumisesta jo sopimuskauden aikana, olet matkalla kohti hyvin tehtyä tarjouspyyntöä. Voit kysyä toimittajan mielipiteitä vanhoista sopimusehdoista ja pakollisista vaatimuksista. Kysy myös sopimusvastaavalta ja palvelun käyttäjiltä, ovatko he huomanneet muutostarpeita.

2. Kysy naapurilta

Et ole ainoa, joka miettii, miten onnistua tällaisessa hankinnassa. Voit kysyä aikaisempien kilpailutusten papereita malliksi naapurikunnista. Voit myös yhdistää hankintasi naapurin kanssa ja saada siten resurssi- ja volyymihyötyä! Myös tarjoajat voivat olla kiinnostuneempia yhteistyön tuomasta suuremmasta hankintamäärästä.

3. Toimi suunnitelmallisesti

Aloita valmistelu riittävän ajoissa. Vaadi tieto hankintatarpeesta ajoissa esim. budjettivarausten tekemiseksi, jolloin sinulle jää riittävästi aikaa suunnitella aikatauluasi. Jousta myös aikataulusta tarvittaessa: Lisäajan voi käyttää sopimuksen ja hankinta-asiakirjojen parantamiseen. Yksi tai kaksi valmisteluun käytettyä lisäviikkoa voi säästää kuukausia menettelyn loppupäästä, kun vältytään ongelmilta ja oikaisuilta. 

4. Älä aliarvioi hankintoja aikaisempien kokemustesi perusteella

Joskus on helpointa käyttää vanhoja lomakkeita, mutta muista tarkistaa, onko

a) hankintatarve,

b) markkinatilanne, tai

c) tarjonta muuttuneet aikaisemmasta kilpailutuskierroksesta.

Ajan myötä tarpeet muuttuvat, esimerkiksi perinteisen asiakaspalvelun sijasta asiakkaat voivatkin kaivata digitaalisia ratkaisuja. Alalle on voinut nousta uusia toimijoita, tai toimittajien välinen kilpailu on voinut kiristyä tuoden uudenlaisen markkinaympäristön. Tilaajan tarpeita tyydyttämään on voinut syntyä myös uudenlaisia ratkaisupaletteja.

5. Panosta omaan osaamiseesi

Hankintalain, oikeustapausten ja hankinnan kohteen tunteminen helpottavat hankintamenettelyn menestyksekästä läpivientiä.  Sovi esimiehesi kanssa, kuinka paljon aikaa voit hyvällä omatunnolla käyttää esimerkiksi puolivuosittain oman osaamisesi ylläpitämiseen ja kehittämiseen. Hankinnoista on tarjolla mm. Julkisten hankintojen neuvontayksikön järjestämiä ilmaisia koulutuksia ja usein etäosallistuminenkin on mahdollista. Tutustu myös muuhun neuvontayksikön tarjontaan, kuten podcasteihin ja verkkomateriaaleihin tällä hankinnat.fi -sivustolla.

6. Varaa oikeat henkilöt avuksesi

Mieti aluksi, keiden työpanosta ja mitä muuta resurssia tarvitset onnistuneeseen hankintamenettelyyn.  Arvioi, tarvitsetko ulkopuolista osaamista. Jos hankinnan kohde on vaikea tai innovatiivinen, säästät aikaa ja vaivaa pyytämällä apuun ulkopuolisen teknisen asiantuntijan. Varmista lopuksi, että kaikki osallistujat tuntevat aikataulunsa ja tehtävänsä.

7. Hyödynnä markkinatietoa

Muista kysyä mahdollisten tarjoajien mielipidettä mitä ja miten kannattaisi ostaa. Markkinakartoitusta käyttämällä vältät pahimmat sudenkuopat.

Vaikka tällä kertaa juna oli hieman myöhässä, näillä vinkeillä varmistut siitä, että oma hankintamenettelysi kuitenkin valmistuu ajallaan!

P.S. Kohdistimme vinkkilistamme kaiken kokoisille hankintayksiköille ja jätämme sinulle kotitehtäväksi miettiä pari lisävinkkiä, joilla yllä mainituiden lisäksi helpottaisit arkeasi. Jaa oma vinkkisi twitterissä @JHNYneuvoo #paremmathankinnat -tunnisteella.