Hankintayksikkö, hyödynnä hankintasanomia ensimmäisten joukossa

Hankintoihin liittyvä osapuolten välinen tiedonvaihto on maassamme suurelta osin manuaalista ja virhealtista verrattuna vaikkapa verkkolaskutuksen myötä tapahtuneeseen laskutuksen digitalisointiin. Hankintatoimen tiedonvaihdon sähköistäminen ja standardien käyttöönotto on yksi keskeisistä osa-alueista Yrityksen digitalous -hankkeessa.

Hankintayksiköillä on myös Suomessa erinomainen tilaisuus hyödyntää hankintasanomia ja toimia suunnannäyttäjinä hankintatoimen digitalisoinnissa.

Suomalaiset tukkuliikkeet, teollisuuden yritykset, logistiikan yritykset, maahantuojat ja monet niiden kauppakumppanit ovat vuosikymmeniä lähettäneet toisilleen rakenteisessa, koneluettavassa muodossa olevia tilauksia, tilausvahvistuksia ja laskuja. Näillä rakenteisilla sanomilla on pystytty vähentämään manuaalista työtä ja näin tehostamaan oman organisaation toimintaa.

Nyt näiden rakenteisten ja koneluettavien hankintasanomien maailma on avautumassa muillekin toimialoille.

Hankintasanomat – mistä onkaan kyse?

Hankintasanomilla tarkoitetaan ostajan ja myyjän välistä hankintoihin tarvittavaa tiedonvaihtoa. Tiedonvaihto tapahtuu käyttäen määrämuotoisia rakenteellisia sanomia, joita tietojärjestelmät voivat tuottaa ja hyödyntää. Nämä määrämuotoiset ja rakenteelliset tiedot ovat hankintasanomia.

Esimerkkeinä tällaisista määrämuotoisia sanomia ovat esimerkiksi tuoteluettelot, tilaukset ja tilausvahvistukset.

Hankintasanomien käyttöönoton yhteydessä puhutaan usein myös PEPPOL-verkostosta. Termi PEPPOL tulee EU:n projektinimestä Pan-European Public Procurement On-Line.

PEPPOL-verkostossa on standardoitu konsepti, missä on määritelty ja dokumentoitu käytettyjen sanomien sisältö ja muoto, toimintaprosessit sekä tekninen infrastruktuuri.

Mikäli olet kiinnostunut perehtymään tarkemmin PEPPOLiin niin enemmän tietoa löydät mm. Valtiokonttorin sivustolla.

Kolme askelta hankintasanomien käyttöönottamiseksi

1. Ensimmäinen askel on aikaansaada standardimuotoisten hankintasanomien käsittelyn tuki omassa tietojärjestelmässä tai käytettävän palveluntarjoajan järjestelmässä. Monissa tietojärjestelmissä on jo tuki PEPPOL-määritysten mukaisille sanomille tai ainakin osalle niistä.
2. Seuraava askel on järjestää yhteys PEPPOL-verkostoon, jotta voi lähettää ja vastaanottaa hankintasanomia toimittajien ja asiakkaiden kanssa. PEPPOL-verkostossa yhteys muodostetaan liityntäpisteen – englanniksi Access Point – avulla. Liityntäpisteet toimivat kuten operaattorit verkkolaskutuksessa ja moni verkkolaskuoperaattori tarjoaakin myös PEPPOL-liityntäpiste palvelua.
3. Kolmantena ja varmastikin tärkeimpänä askeleena on sopia liikekumppaninsa kanssa mitä hankintasanomia keskinäisessä kaupankäynnissä tarvitaan. Molempien osapuolten on pystyttävä käsittelemään sovittuja hankintasanomia tietojärjestelmissään.

Mitä hyötyä hankintasanomien käytöstä on?

Kaksi ilmeistä hankintatoimeen liittyvää prosessihyötyä ovat tietotyön tehostuminen ja virheiden väheneminen. Kaupankäynnin osapuolet eivät talleta manuaalisesti toistensa lähettämiä tietoja omiin järjestelmiinsä vaan saavat vaadittavat tiedot automaattisen käsittelyn mahdollistamassa muodossa.

Kun tiedot ovat määrämuotoisia jo hankintavaiheessa, niin laskujen tietosisältö paranee ja vähentää manuaalista selvittelyä tarkastuksessa ja maksatuksessa.

Laadullisia ja vaikeammin mitattavissa olevia hyötyjä on runsaasti ostamisen paremmassa ohjauksessa, seurannassa ja raportoinnissa.

Yrityksen digitalous -hanke ja hankintasanomat

Yrityksen digitaloushankkeen tavoitteena on kaikestaan tehostaa niin yritysten kilpailukykyä kuin parantaa ja tehostaa julkisen sektorin tehokkuutta. Julkinen sektori voi ottaa toimintaprosessien digitalisoinnissa edelläkävijän roolin. Kuntien kattavat digitaaliset palvelut edistävät osaltaan kuntien elinvoimaisuutta tukemalla yritysten toimintaedellytyksiä.

Tutustu tarkemmin Yrityksen digitalous -hankkeeseen.

Tapani Turunen on johtava asiantuntija Valtiokonttorin RTE-yksikössä

Julkisten hankintojen digitalisaatiosta

Yhteiskunnan toimintojen digitalisointi on yksi painopistealue EU:n elpymisrahaston kohteista. Sanna Marinin hallitusohjelmassa on asetettu julkisen sektorin toimijoille tärkeä edelläkävijän ja tienraivaajan rooli digitaalisten palveluiden edistämisessä.

Julkisen sektorin hankinnat ovat merkittävä osa yhteiskuntamme hankintojen kokonaisuutta, ja niillä on merkittävä vipuvaikutus kaikkeen hankintatoimeen.