Pidetään meteliä hankinnoista

Suomessa tehdään julkisia hankintoja arviolta 47 miljardilla eurolla vuodessa. Siksi onkin hienoa, että viime aikoina on alettu puhua julkisten hankintojen strategisesta johtamisesta. Se on tehokas työkalu kustannusten hallintaan ja lisäarvon tuottamiseen. Kun hankintoja johdetaan strategisesti, hankintatoimen tavoitteet ja organisaation strategia ovat linjassa - hankinnoilla toteutetaan organisaation strategiaa ja tuotetaan lisäarvoa organisaatiolle.

Yksi mainio esimerkki on lähiaikoina valmistunut selvitys julkisten hankintojen strategisen johtamisen parhaista käytännöistä: 22 askelta menestykseen. Selvityksessä nostetaan esille kyvykkyyksiin, organisaatioon, prosesseihin ja työkaluihin sekä hankinnan rooliin ja arvolupaukseen liittyviä parhaita käytäntöjä.

Intouduin selvityksen pohjalta miettimään omat kolme periaatettani hankintojen strategiseen johtamiseen.

1.Puhu numeroilla ja tavoitteellisesti 

Jotta hankintojen strateginen merkitys ymmärretään varmasti omassa organisaatiossa ja erityisesti johdossa, kannattaa pukea hankintoja numeroiksi. Hyvin määritetyt numerotavoitteet tukevat muuta hankintaviestintää, sillä hankinnat ovat usein iso kuluerä organisaatioissa.

Mittareiden tulee olla tavoitteellisia niin, että ”tätä tunnuslukua haluamme parantaa tälle tasolle ja tätä toista vähentää tähän. Näillä keinoin saavutamme strategisen päämäärän x”. Määritä siis oman organisaation hankinnan mittarit ja tavoitteet sekä johda niitä systemaattisesti.

Kun puhutaan hankinnoista, puhutaan aina jossain määrin rahasta. Kustannuksiin ja euromääriin liittyviä mittareita voivat olla esim. säästöt, hankintojen spendi ja jakaumat, toimittajien määrät ja sopimusostojen osuus.  Muita hyviä mittareita riippuen organisaation tavoitteista voi olla esim. vastuullisuuteen (mm. CO2-päästöt), tarjoushalukkuuteen (tarjouksia per kilpailutus), vaikuttavuuteen (esim. paikallisten yritysten osuus kaikista hankinnoista) tai tyytyväisyyteen liittyen (mm. asiakas, tilaaja, toimittaja).

2.Viesti selkeästi, hankinta on myyntiä

Hankinta ei ehkä ole synonyymi myynnille, mutta hankinnoissa huippuonnistumiseen tarvitaan paljon myynnin ja markkinoinnin elementtejä. Hankintayksikön etu on saada aitoa kilpailua aikaiseksi ja siten tarpeeksi tarjouksia kilpailutuksiinsa. Tämä taas edellyttää, että hankinta on houkutteleva ja mahdollisimman monen tiedossa. Juuri näihin asioihin tarvitaan viestintä- ja myyntiaitoja. Taidoista on hyötyä myös oman organisaation sisällä, kun kommunikoidaan esimerkiksi hankintoihin liittyviä tavoitteita tai toimintatapoja muulle organisaatiolle.

Viestintä- ja myyntitaidoille on käyttöä kaikissa hankinnan elinkaaren vaiheissa. Suunnittelu-/ markkinavuoropuheluvaiheessa tavoitteena on houkutella potentiaalisia tarjoajia kiinnostumaan hankinnasta (esim. hankinnan markkinointimateriaalin teko) ja toisaalta oppia itse tarjoajilta fiksun tarjouspyynnön rakentamiseksi. Kun edetään pidemmälle kilpailutusvaiheeseen, taitoja voi hyödyntää esim. tarjouspyynnön ja siihen liittyvien vaatimusten mahdollisimman selkeässä kommunikoinnissa tarjoajien suuntaan. Monesti sanotaan, että julkisten hankintojen tarjouspyynnöt ovat sekavia ja ”punaista lankaa” on vaikea löytää - viestintä onneksi auttaa tähänkin. Kilpailutusvaiheessa voi lisäksi toteuttaa potentiaalisille tarjoajille esim. kilpailutusinfoja. Sopimuksen aikaisessa toiminnassa tarvitaan taas viestintätaitoja, kun tehdään yhteistyötä toimittajien kanssa eri tasoilla sekä kerätään esim. palautetta toiminnan kehittämiseksi.

3.Osallista laajasti: hankinta on meidän kaikkien asia

Hankinta on strateginen palvelutoiminto. Hankinta ei itse tarvitse hankintoja, vaan niitä tehdään organisaatiolle, jotta se voi toteuttaa strategista tehtäväänsä. Tarvitaan yhteistyötä, jotta käyttäjien tarpeet pystytään huomioimaan parhaalla mahdollisella tavalla. Osallistamisella ja yhteistyöllä on myös positiivinen vaikutus, kun se luo yhteistä omistajuutta asiaan ja lisää tyytyväisyyttä hankintaa kohtaan.

Yhteistyötä tarvitaan kaikissa hankintaprosessin vaiheissa, esimerkiksi: suunnitteluvaiheessa siihen, että löydetään sopivan kokoinen kilpailutuskokonaisuus sopivine vaatimuksineen, kilpailutusvaiheessa mahdollisimman sujuvan ja selkeän prosessin varmistamiseksi sekä sopimuskaudella tilaajan ja toimittajan väliseen vuoropuheluun.

Hankintojen kategoriatyöhön, suunnitteluun ja kilpailutuksiin kannattaa osallistaa organisaatiosta substanssiasiantuntijoita ja muita sisäisten sidosryhmien asiantuntijoita. Näin hankinnasta alkaa pikkuhiljaa muodostua yhteinen asia organisaatiossa. Palautetta kannattaa myös kerätä niin sopimuskumppaneilta, tarjouskilpailuihin osallistuneilta, sisäisiltä sidosryhmiltä kuin asiakkailtakin - muista kuitenkin suunnitella myös, miten palautetta hyödynnetään.

Hyvä viestintä on a ja o onnistumisessa

Yhteenvetona voisin todeta, että moni asia hankinnoissa kiteytyy itseasiassa hyvään viestintään. Kun hankintojen tärkeys ymmärretään ja ne alkavat kiinnostaa organisaatioiden sisällä, yrityksiä ja asiakkaita, niin hyötyjä seuraa väistämättä. Aletaanko siis pitämään enemmän meteliä hankinnoista?

Kirjoittaja Esapekka Kuikka on Senaatin hankintajohtaja.