Hulluhan se on, jos ei puolta tarjoa – mainettaan parempi sähköinen huutokauppa

Tietäjät tietää, että huutokauppaa on käyty jo 500 vuotta ennen aikojen alkua. Historioitsijat kertovat, että roomalaiset olivat ensimmäisiä, jotka myivät tavaroita huutokaupalla. Julkisissa hankinnoissa sähköistä huutokauppaa on käytetty Suomessa ensimmäisiä kertoja jo vuonna 2010, siis ennen kuin nykyinen hankintalaki astui voimaan. 

Mikä sähköinen huutokauppa?

Sähköisellä huutokaupalla tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa tarjousten arvioinnin jälkeen käynnistetään huutokauppa. Sen tavoitteena on saada hintaa alaspäin ja löytää hankintayksikölle edullisin lopputulos. Sähköinen huutokauppa on osa hankintamenettelyä, ei oma itsenäinen menettelynsä.

Pohjois-Karjalan hankintatoimi oli ensimmäinen hankintayksikkö Suomessa, joka otti käyttöön täysin sähköisen kilpailutusprosessin kesällä 2010.  Ensimmäisessä huutokaupassa hieman ”harjoiteltiin” ja huutokauppa venyi useisiin päiviin. Samainen kilpailutus eteni peräti markkinaoikeuteen, mutta hankintayksikön kannalta lopputulema oli hyvä. 

Sittemmin huutokauppaa on käytetty onnistuneesti useissa kilpailutuksissa. Tällä hetkellä toteutamme 1-2 huutokauppaa per vuosi. Siitä huolimatta Pohjois-Karjalan hankintatoimi on edelleen yksi Suomen ahkerimmista sähköisen huutokaupan hyödyntäjistä.

Huutokaupan hyvät puolet

Huutokaupan tulisi antaa lisäarvoa hankinnoissa, jotta sen käyttö olisi hankintayksiköille perusteltua. Ihan kaikkiin hankintoihin huutokauppa ei todellakaan sovellu. Sähköisessä huutokaupassa on kuitenkin paljon potentiaalia; sähköinen huutokauppa on hankintayksikölle ainoa lainmukainen tapa päästä neuvottelemaan kilpailukykyisistä hinnoista. Lisäksi huutokaupan tuomien säästöjen merkitys korostuu nykyisessä vaikeassa taloustilanteessa. 

Tarjoajille sähköinen huutokauppa antaa jo tarjousaikana mahdollisuuden nähdä, millaisella hintatasolla on mahdollista päästä kiinni sopimukseen. Tarjoajathan näkevät huutokaupan aikana reaaliaikaisesti oman sijoitustilanteensa. Erityisen hyvin sähköisen huutokaupan käyttö soveltuu mielestäni keskitettyjen hankintaorganisaatioiden käyttöön, sillä näiden hankintavolyymit ovat usein isoja. 

Mikä parasta: säästöt!

Tutkimusten mukaan sähköisellä huutokaupalla saavutetaan julkisissa hankinnoissa jopa 5–30 % säästöjä. Mutta kuten missä tahansa kilpailutuksessa, myös sähköisessä huutokaupassa on oleellista suunnitella hankinta hyvin ja kartoittaa markkinat. Tieto markkinatilanteesta on siinäkin mielessä tärkeää, että tietää, milloin huutokauppaa ei kannata käyttää; esimerkiksi silloin, kun on tiedossa, että tarjoajissa on paljon riskiä vältteleviä pieniä yrityksiä.

Pohjois-Karjalan hankintatoimen kokemusten perusteella rohkaisen ottamaan sähköisen huutokaupan osaksi hankintojen työkalupakkia. Menetelminä ns. perinteinen ja sähköisellä huutokaupalla tehty kilpailutus eivät juurikaan eroa toisistaan. Suurin ero on siinä, että onnistunut huutokauppa voi tuoda hankintayksikölle lisäarvona suuremmat säästöt.

Kirjoittaja:

Päivi Halonen

Hankintojen kehittämispäällikkö

Pohjois-Karjalan hankintatoimi