Työpöydälläni DPS: missä GPS?

Olen reilun puolen vuoden JHNY-urani aikana huomannut, että yksi JHNY:lle esitettyjen kysymysten kestoaihe on dynaamisten hankintajärjestelmien (DPS) kulku. Kysymysten määrä ei sinänsä ole ihme. DPS:n sääntely on nimittäin hajautettu pitkin hankintalakia, eikä säännösviidakossa navigoiminen suoranaisesti innosta menettelyn käyttöön.

DPS ei ole sama kuin puitejärjestely

Meille tulevissa palvelupyynnöissä tietyt kysymykset toistuvat. Erityisesti DPS:ien ja puitejärjestelyjen välillä vaikuttaa esiintyvän sekaannusta. 

Eroja puitejärjestelyn ja DPS:n välillä ovat:

• DPS on täysin sähköinen rajoitettu hankintamenettely, kun taas puitejärjestely on hankintamenettelyn tuloksena syntyvä tapa tehdä sopimus. 
• DPS on avoin tarjoajien osallistumiselle koko sen keston ajan, kun taas puitejärjestelyyn ei sen perustamisen jälkeen ole enää mahdollista ottaa mukaan uusia osapuolia. DPS:ään osallistuvien määrää ei tule rajoittaa menettelyn keston aikana.
• DPS:n kestoa ei ole laissa erikseen rajoitettu, sillä se ei sulje markkinaa. Sen sijaan puitejärjestelyyn valitaan tietyt tarjoajat, ja markkina sulkeutuu sen neljän vuoden enimmäiskeston ajaksi. 

DPS:ssä on kilpailutuspakko

Lisäksi toisin kuin puitejärjestelyssä, jossa pieniä hankintoja saattaa voida ostaa toimittajilta ilman minikilpailutuksia, DPS:ssä kaikki hankinnat on kilpailutettava. DPS:n osallistumisvaiheessa ei hankita vielä mitään, eikä tarjoajakaan tarjoa mitään. Tuossa osallistumispyyntöjen vaiheessa kukaan ei ole oikeastaan vielä määritellyt, mitä DPS:n sisällä tarkalleen ottaen tullaan hankkimaan.

Siten DPS:ssä jokainen yksittäinen hankinta on kilpailutettava hankinnan arvosta riippumatta. Myös sopimukset solmitaan vasta jokaisen menettelyn sisäisen kilpailutuksen perusteella. 

Tästä syystä onkin aiheellista miettiä, minkälaiset hankinnat soveltuvat DPS:n sisällä hankittaviksi. Parin tunnin työtä en jättäisi DPS:ssä hankittavaksi, sillä siihen saattaisi soveltua ennemmin jokin puitesopimuksen kaltainen mekanismi. 

Mitä DPS:stä pitää siis ainakin tietää?

Seuraavassa esitän lyhennelmän DPS:n päätekijöistä. Huomiot on koottu JHNY:n palvelupyyntöjen perusteella.

• DPS on hankintamenettely, ja täysin sähköinen sellainen. DPS on kaksivaiheinen siten, että ensin valitaan osallistujat ja sitten vasta kilpailutetaan jotakin.
• Soveltuvuusvaatimukset tulee asettaa silloin, kun järjestelmä avataan hakemuksille. Soveltuvuusvaatimuksia ei siis ole mahdollista muuttaa DPS:n aikana, eli menettelyn sisäisessä kilpailutuksessa ei voida enää asettaa uusia soveltuvuusvaatimuksia. Hakijan soveltuvuus tarkastetaan järjestelmään hyväksymisen vaiheessa.
• Jätettyjen osallistumishakemusten hyväksymisestä tai hylkäämisestä tulee tehdä päätös muutoksenhakuohjauksella. Valittaa voi kuitenkin oikeastaan vain tarjoajan hylkäämisestä ja valittaminen edellyttää, että markkinaoikeus myöntää asiassa käsittelyluvan.
• Jokaisesta DPS:n perusteella tehdystä hankinnasta on tehtävä hankintapäätös ja hankintasopimus.
• DPS:n perusteella toteutettuihin hankintoihin liitetään aina koko DPS:n arvon mukainen muutoksenhakuohje.
• Jälki-ilmoitus on tehtävä DPS:n perusteella toteutetuista hankinnoista jokaisen hankinnan jälkeen tai neljännesvuosittain yhteenkoottuna.

Edellä esitetyt stepit muistuttavat mitä tahansa hankintamenettelyä, eikä DPS olekaan menettelynä sen kummallisempi kuin vanhat tutut. Kuten marjametsäänkin lähtiessä, DPS:ää käyttäessä navigaattorit voi jättää sivummalle ja rohkeasti suunnata sinisten marjojen perään, vaikka metsäläntti olisikin vieraampi.