Botti kyselijänä - tuleeko Tendiumin tietopyyntöihin vastata?

Alkuvuoden aikana meiltä neuvontayksiköstä on kyselty usein, miten hankintayksikön kuuluisi vastata toistuviin hankinta-asiakirjoja koskeviin tietopyyntöihin Tendium AB -nimiseltä yritykseltä. Tilanne voi tuntua epäreilulta: botti pykää tietopyynnön sekunnissa, mutta jokaisen tietopyynnön käsittelee oikea ihminen. Hankinta-asiantuntija käyttää työaikaansa ja julkisia varoja tietopyyntöihin vastaamiseen. 

Kuitenkin, kun viranomaisen tieto on lähtökohtaisesti julkista, on tietojen antamisessa noudatettava samoja sääntöjä kuin mihin tahansa muuhunkin asiakirjapyyntöön vastatessa. Julkisuuslaki ei tunnista eroa tietopyyntöjen tekotavan tai pyytäjän perusteella, vaan pitää lähtökohtaisesti kaikkea viranomaisen tietoa julkisena. 

Viranomaisten täytyy vastata, Oy-muotoisten ei

Hankinta-asiakirjojen julkisuudesta on säädetty hankintalaissa. Tiivistäen ilmaistuna viranomaiset soveltavat hankinta-asiakirjojen julkisuuteen ns. julkisuuslakia, mutta muut hankintayksiköt vain asianosaisjulkisuutta koskevia säännöksiä. Siten esimerkiksi useimpien osakeyhtiömuotoisten hankintayksiköiden ei tarvitse lain mukaan antaa asiakirjoja sellaisille kyselijöille, jotka eivät ole tarjouskilpailun asianosaisia. Viranomaisten tulee kuitenkin tiedot antaa.

Viranomaisen asiakirjat tulee lähtökohtaisesti antaa myös yrityksen tekoälybotin tekemän tietopyynnön perusteella, jos asiakirjat ovat jo tulleet julkisiksi. Asiakirjan julkiseksi tulemisesta ja salassa pitämisestä on säädetty laissa. Kuitenkaan salassa pidettäviä tietoja, kuten liikesalaisuuksia, ei luonnollisesti saa antaa. Lisäksi henkilötietojen luovuttamisessa tulee huomioida tietosuojasääntely.

Voiko työstä periä maksuja?

Tieto asiakirjan julkisesta sisällöstä on lähtökohtaisesti annettava pyydetyllä tavalla. Yleensä esimerkiksi hankintapäätökset talletetaan sähköisessä muodossa asianhallintajärjestelmään, jolloin hankintapäätöksen lähettämisestä sähköpostiin ei voi periä maksua. Jos pyydetty asiakirja ei kuitenkaan ole yksilöitävissä tai löydettävissä viranomaisen asiakirjarekisteristä, voi tiedon esille hakemisesta periä maksuja.

Miten vähentää työmäärää?

Hankintayksiköiden ymmärrettävästi raskaaksi kokemien tietopyyntöjen vuoksi olemme käyneet Tendiumin kanssa keskusteluja yhteisen ymmärryksen ja toimintatapojen helpottamiseksi. Tendiumin kanssa käymämme keskustelun perusteella yrityksen on mahdollista helpottaa tietotarpeensa vaatimaa työtaakkaa. Yritys on kertonut, ettei sen tarvitse tehdä tietopyyntöjä, jos tietoa on jo muutoin julkaistu. 

Jälki-ilmoitusten oikea-aikainen tekeminen sekä hankintapäätösten avoin julkaiseminen hankintayksikön internet-sivuilla tarkoittaa, ettei Tendium tee tietopyyntöjä. Näistä asiakirjoista se saa kaiken tarvitsemansa tiedon. 

Jos organisaatiosi julkaisee aina hankintapäätöksensä avoimesti nettisivuillaan:

• Ilmoita asiasta suoraan Tendiumille. Se voi tällöin lopettaa tietojen pyytämisen ja hakea tiedon suoraan netistä.

Jos organisaatiosi julkaisee toisinaan hankintapäätöksen netissä:

• Voit vastata tietopyyntöön lähettämällä vain linkin päätökseen.

Jos organisaatiosi ei halua julkaista kaikkia päätöksiään, mutta haluaisi päästä eroon Tendiumin päivittäisistä tietopyynnöistä:

• Ota yhteys Tendiumiin, jonka kanssa voi sopia myös säännöllisistä tiedon lähettämisestä isomman tietomassan muodossa. Silloin ei ole tarpeen tehdä jokaisesta hankinnasta erillistä tietopyyntöä. Näin monet hankintayksiköt toimivat esimerkiksi Ruotsissa.

Tendium käyttää pyytämiään tietoja kasatakseen tietopohjaa Suomen hankintamarkkinasta. Datan avulla sen järjestelmä suosittelee tarjoajakäyttäjilleen sopivia avoimia kilpailutuksia ja uusia markkina-avauksia. Toivon, että hankintayksiköiden kova työ tiedonkeruussa johtaa useampiin tarjoajiin tulevissa hankinnoissa!

Kirjoittaja:

Eeva-Riitta Högnäs

Johtava juristi

Julkisten hankintojen neuvontayksikkö