Usein kysyttyä ESPD:stä

KYSYMYS: Mikä ESPD on?

VASTAUS: Yhteisellä eurooppalaisella hankinta-asiakirjalla tarkoitetaan vakiomuotoista asiakirjaa, josta käytetään myös nimitystä ESPD, European Single Procurement Document tai YEHA. Nämä kaikki tarkoittavat samaa asiaa.

Asiakirjalla tarjoajat osoittavat alustavasti, ettei niitä rasita poissulkemisperuste ja että ne täyttävät hankintayksikön asettamat soveltuvuusvaatimukset.

KYSYMYS: Miksi ESPD:tä käytetään?

VASTAUS: Lomakkeen tarkoituksena on helpottaa yrityksien rajat ylittävien tarjousten tekemistä, koska tällöin tarjouksen yhteydessä tarjoajan ei tarvitse antaa asiakirjanäyttöä tai täyttää eri jäsenmaissa vaihtelevasti käytettyjä erilaisia lomakkeita.

KYSYMYS: Onko ESPD:n käyttö pakollista?

VASTAUS: Hankintalain 87 §:n 1 momentin mukaisesti hankintayksikön on vaadittava käytettäväksi yhteistä eurooppalaista hankinta-asiakirjaa alustavana näyttönä siitä, että ehdokasta tai tarjoajaa ei rasita poissulkemisperuste ja että ne täyttävät hankintayksikön asettamat soveltuvuusvaatimukset. Lain sanamuoto edellyttää siten hankintayksikön käyttämään ESPD -lomaketta EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa.

Hankintayksikön hankintailmoituksessa asettama vaatimus käyttää ESPD -lomaketta velvoittaa myös tarjoajaa käyttämään lomaketta osallistuessaan hankintaan.

KYSYMYS: Mitä tarkoittaa talouden toimija?

VASTAUS: Tarjoajaa tai ehdokasta.

KYSYMYS: Kumoaako ESPD vaatimat tiedot tilaajavastuulain mukaisen selvitysvelvollisuuden?

VASTAUS: Ei kumoa, koska kyse on kahden toisistaan erillisen lain mukaisesta velvollisuudesta.

Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä velvoittaa työn tilaajan selvittämään, että hänen sopimuskumppaninsa täyttävät sopimuspuolina ja työnantajina lakisääteiset velvoitteensa. ESPD:llä taas hankintayksikkö pyytää alustavaa näyttöä tarjoajalta tämän hankintalain mukaisten soveltuvuusvaatimusten toteutumisesta EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa.

KYSYMYS: Missä vaiheessa hankintaprosessia ESPD:tä pyydetään tarjoajilta?

VASTAUS: Hankintayksikkö esitäyttää omalta osaltaan ESPD:n ja lisää sen tarjouspyynnön liitteeksi. Tarjoaja palauttaa täyttämänsä ESPD:n tarjouksen liitteenä. Kts. kuva alla (ESPD:n käyttö komission palvelun kautta):

KYSYMYS: Olemme kilpailuttamassa EU-kynnysarvon ylittävää hankintaa. Tuleeko meidän käyttää ESPD:tä? Entä jos kyseessä olisikin kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta?

VASTAUS: ESPD:tä tulee käyttää EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa.

ESPD:tä ei kuitenkaan tarvitse käyttää kansallisissa hankinnoissa, sosiaali- ja terveyspalveluita sekä muita erityisiä palveluhankintoja koskevissa hankinnoissa eikä käyttöoikeussopimuksissa.

KYSYMYS: Tuleeko hankintayksikön pyytää tarjoajalta erillisiä selvityksiä, jos se on vaatinut tarjoajaa toimittamaan ESPD:n?

VASTAUS: Ennen hankintasopimuksen tekemistä hankintayksikön on vaadittava valittua tarjoajaa toimittamaan ajantasaiset rikosrekisteriotteet pakollisten poissulkemisperusteiden osalta, mikäli pakollisia poissulkemisperusteita hankintaan sovelletaan.

Jos hankintayksikkö vetoaa hankintalain 81 §:n 1 momentin 1, 2 tai 4 kohdassa tarkoitettuun harkinnanvaraiseen poissulkemisperusteeseen, sen on ennen hankintasopimuksen tekemistä vaadittava valittua tarjoajaa toimittamaan ajantasaiset todistukset ja selvitykset kyseisen harkinnanvaraisen poissulkemisperusteen olemassaolon tutkimiseksi.

Jos hankintayksikkö on edellyttänyt selvityksiä hankintayksikön asettamien soveltuvuusvaatimusten täyttymisestä, tulee myös nämä selvitykset pyytää ennen hankintasopimuksen tekoa.

KYSYMYS: En tiedä hankinnan EUVL-numeroa. Voinko käyttää ESPD:tä?

VASTAUS: Kyllä voit. Kohdan täyttäminen ei ole pakollista ja usein ei myöskään mahdollista, koska ESPD täytetään ennen hankintailmoituksen julkaisua EUVL:ssä.

KYSYMYS: Missä muodossa hankintayksikkö voi ESPD:tä käyttää?

VASTAUS: Yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja on laadittava sähköisesti käyttäen yhteisen eurooppalaisen hankinta-asiakirjan vakiolomakkeen vahvistamisesta annetussa komission täytäntöönpanoasetuksessa (EU) 2016/7 vahvistettua vakiolomaketta. 

ESPD:tä voidaan käyttää sähköisesti muun muassa .docx muotoisena, .pdf:nä, komission palvelun .xml -tiedostona tai sähköiseen kilpailutusjärjestelmään integroidussa muodossa.

Velvollisuus lomakkeen sähköiseen käyttöön tulee voimaan 18 päivänä huhtikuuta 2018. Kuitenkin myös tätä ennen hankintayksiköiden tulee huomioida velvollisuus asettaa tarjouspyyntö, neuvottelukutsu ja niiden liitteet sekä muut hankinta-asiakirjat ilmaiseksi, rajoituksetta, suoraan ja kokonaan kaikkien saataville sähköisessä muodossa.

KYSYMYS: Voidaanko lomaketta karsia tai täydentää?

VASTAUS: ESPD on EU:n vakiolomakeasetukseen perustuva asiakirja ja sitä tulisi käyttää asetuksen mukaisessa muodossa.

KYSYMYS: Tuleeko ESPD:tä käyttää myös erityisalojen hankinnoissa?

VASTAUS: Kyllä, lomake on käytössä niin klassisella sektorilla kuin erityisaloilla.

KYSYMYS: Onko ESPD saatavilla englanniksi?

VASTAUS: Kyllä, ESPD on saatavilla kaikilla EU-kielillä.

KYSYMYS: Pitääkö ESPD allekirjoittaa?

VASTAUS: Ei tarvitse, ellei hankintayksikkö nimenomaisesti edellytä allekirjoitusta. Suositus on, että hankintayksikkö ei vaadi tarjoajalta/ehdokkaalta ESPD:n allekirjoittamista.

KYSYMYS: Kuinka ryhmittymä toimittaa ESPD-lomakkeen?

VASTAUS: Jos ehdokas tai tarjoaja on ryhmittymä, tarjoukseen on liitettävä oma ESPD-lomake jokaisesta ryhmittymän jäsenestä.

KYSYMYS: Mitä tarkoitetaan alihankkijoilla, joiden voimavaroja talouden toimija ei hyödynnä?

VASTAUS: Tarjoaja voi käyttää alihankkijoita, joiden resursseihin tarjoaja ei vetoa täyttääkseen hankintayksikön asettamat soveltuvuusvaatimukset. Tällöin kyseessä on alihankkija, jonka voimavaroja talouden toimija ei hyödynnä. Tällöin tarjoaja itse täyttää itse esimerkiksi hankintayksikön asettaman referenssivaatimuksen, mutta käyttää sopimuksen toteuttamisessa alihankkijoita. Näiden alihankkijoiden ei tarvitse täyttää omaa ESPD-lomaketta, ellei hankintayksikkö tätä nimenomaisesti edellytä.

Jos tarjoaja käyttää sellaisia alihankkijoita, joiden voimavaroihin se viittaa hankintayksikön asettamien vaatimusten täyttymisessä, on kyseessä ns. voimavara-alihankkijan käyttäminen. Näin voi olla esimerkiksi tilanteessa, jossa tarjoaja viittaa toisen yrityksen referensseihin täyttääkseen hankintayksikön asettaman referenssivaatimuksen. Tällöin myös näiden voimavara-alihankkijoiden täyttää oma ESPD-lomake.

KYSYMYS: Tuleeko alihankkijoiden toimittaa oma ESPD-lomake?

VASTAUS: ESPD tulee toimittaa sellaisten alihankkijoiden osalta, joiden voimavaroihin tarjoaja tai ehdokas vetoaa täyttääkseen hankintayksikön asettamat vaatimukset. Katso myös edellisen kysymyksen vastaus.

KYSYMYS: Onko tarjoaja merkitty hyväksyttyjen tarjoajien viralliseen luetteloon tai onko sillä vastaava sertifikaatti (esim. kansallisen (esi-) karsintajärjestelmän perusteella?” Kyllä tai Ei.

VASTAUS: Suomessa ei ole käytössä mainittuja luetteloita, joten kysymykseen vastataan ”Ei” tai ”Ei sovelleta”.

KYSYMYS: Kuinka lomakkeeseen lisätään vaadittava soveltuvuus, esimerkiksi liikevaihdon vähimmäismäärä?

VASTAUS: Tällä hetkellä hankintayksikkö ei voi täydentää vaatimuksia itse ESPD-lomakkeeseen, joten tarkempi kuvaus vaatimuksesta tulee kirjata hankintailmoitukseen tai tarjouspyyntöön.

KYSYMYS: Missä kohdassa voin vaatia Rating Alfaa tai vastaavaa luokitusta?

VASTAUS: Tieto voidaan syöttää ESPD:n kohtaan IV osan B jaksossa kohtaan ”Muut taloudelliset tai rahoitusta koskevat vaatimukset”. Itse vaatimus tulee kirjata hankintailmoitukseen tai tarjouspyyntöön, ellei käytössä oleva ESPD mahdollista kirjausta suoraan lomakkeeseen.

KYSYMYS: Lomakkeessa aukeaa kohta ”NO ECERTIS DATA”. Mitä tuo tarkoittaa?

VASTAUS: Komission ESPD-palvelu on tarkoitus kytkeä osaksi eCertis -todistushakemistoa. Kaikkia tietoja ei kuitenkaan vielä ole kytketty, joten näiden osalta palvelu tuottaa kyseisen ilmoituksen.

KYSYMYS: Mikä on eCertis?

VASTAUS: Sähköisen todistushakemiston, eli e-Certis – todistushakemiston avulla hankintayksiköt saavat tietoa hankintamenettelyissä usein tarvittavista asiakirjoista ja todistuksista EU:n jäsenvaltiossa, yhdessä ehdokasmaassa (Turkki) sekä kolmessa ETA-maassa (Islanti, Liechtenstein ja Norja). Todistushakemisto kattaa tyypillisimmät hankintayksiköiden vaatimat todistukset ja asiakirjat.

KYSYMYS: Mitä tarkoittaa lomakkeen kohta ”Valintaperusteet”

VASTAUS: Kohdalla tarkoitetaan hankintayksikön asettamia ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia soveltuvuusvaatimuksia.