Poissulkemisen edellytysten ja soveltuvuusvaatimusten täyttymisen selvittäminen

Ennen hankintasopimuksen tekemistä hankintayksikön on vaadittava valittua tarjoajaa toimittamaan ajantasaiset todistukset ja selvitykset sen tutkimiseksi, koskeeko sitä pakollinen poissulkemisperuste ja täyttyvätkö hankintayksikön asettamat soveltuvuusvaatimukset.

Jos hankintayksikkö vetoaa maksukyvyttömyyttä tai verojen ja sosiaaliturvamaksujen laiminlyöntiä koskevaan harkinnanvaraiseen poissulkemisperusteeseen, sen on ennen hankintasopimuksen tekemistä vaadittava valittua tarjoajaa toimittamaan ajantasaiset todistukset ja selvitykset kyseisen harkinnanvaraisen poissulkemisperusteen olemassaolon tutkimiseksi. Muiden harkinnanvaraisten poissulkemisperusteiden selvittämisessä voitaisiin käyttää mitä tahansa asianmukaista selvitystä. 

Edellä mainittua sovelletaan myös puitejärjestelyyn perustuviin ja dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä tehtyihin hankintoihin, jos selvityksiä ei ole vaadittu tarjoajia puitejärjestelyyn tai dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksyttäessä.

Ajankohta

Selvitykset tulee pyytää ennen hankintasopimuksen tekemistä valitulta tarjoajalta. Kuitenkin hankintayksikkö voi milloin tahansa hankintamenettelyn aikana pyytää ehdokkaita ja tarjoajia toi-mittamaan kaikki tai osan selvityksistä, jos se on tarpeen menettelyn asianmukaisen kulun varmistamiseksi. Tällainen tilanne voi olla käsillä esimerkiksi silloin, kun hankintayksikkö asettamalla osallistumishakemukset etusijajärjestykseen valitsee rajoitetussa tai neuvottelumenettelyissä ne ehdokkaat, jotka voivat jättää tarjouksensa.

Rikosrekisteri

Hankintayksikön on hyväksyttävä pakollisten poissulkemisperusteiden osalta ote rikosrekisteristä taikka ehdokkaan tai tarjoajan tai tämän alihankkijan tai sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenen tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävän henkilön alkuperämaan tai sijoittautumismaan toimivaltaisen viranomaisen antama ote rikosrekisteristä.

Rikostaustan selvittämiseksi esitetty rikosrekisteriote ei saa olla kahtatoista kuukautta vanhempi.

Hankintayksikköön saapuneen rikosrekisteriotteen tiedot ovat salassa pidettävä. Hankintayksikkö taikka ehdokas tai tarjoaja tai tämän alihankkija ei saa ottaa jäljennöstä rikosrekisteriotteesta eikä tallettaa sitä itselleen. Hankintayksikön on poissulkemisperusteiden selvittämisen jälkeen hävitettävä rikosrekisteriote tai palautettava se henkilölle, jota se koskee. Rikosrekisteristä ilmeneviä tietoja ei saa ilmaista muille kuin sellaisille henkilöille, jotka välttämättä tarvitsevat niitä poissulkemisperusteiden selvittämiseksi.

Sähköisesti talletettu rikosrekisteriote olisi tuhottava laitteesta, tietovälineeltä tai tietojärjestelmästä ja pidettävä huolta, että tietojärjestelmien käytön yhteydessä mahdollisesti syntyneet rikosrekisteritietoja sisältävät väliaikaistiedostot poistetaan. Rikosrekisteristä ilmeneviä tietoja ei saisi ilmaista muille kuin sellaisille henkilöille, jotka välttämättä tarvitsevat niitä poissulkemisperusteiden selvittämiseksi.

Jollei ehdokkaan tai tarjoajan tai tämän alihankkijan sijoittautumismaassa anneta edellä tarkoitettua otetta tai todistusta, niiden sijasta näytöksi on hyväksyttävä ehdokkaan tai tarjoajan edustajan sijoittautumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus.

Näyttö harkinnanvaraisten poissulkemisperusteiden osalta

Harkinnanvaraisten poissulkemisperusteiden osalta hankintayksiköllä olisi harkintavaltaa sen ratkaisemisessa, päättääkö se soveltaa tiettyä harkinnanvaraista poissulkemisperustetta ja vaatiiko se tällöin voittaneelta tarjoajalta täydentävän asiakirjan kyseisen harkinnanvaraisen poissulkemisperusteen selvittämiseksi. Jos hankintayksikkö ei aio sulkea tarjoajia tai ehdokkaita tietyn harkinnanvaraisen poissulkemisperusteen nojalla tarjouskilpailusta, sen ei tarvitse vaatia tarjouskilpailun voittajalta täydentäviä asiakirjoja.

Harkinnanvaraisista poissulkemisperusteista verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksamisen sekä konkurssin ja muun maksukyvyttömyyden osalta näytöksi olisi hyväksyttävä toimivaltaisen viranomaisen antama todistus, joka voi olla myös ote rekisteristä.

Jollei ehdokkaan tai tarjoajan sijoittautumismaassa anneta tällaisia todistuksia, näytöksi on hyväksyttävä ehdokkaan tai tarjoajan edustajan sijoittautumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus.

Hankintayksikön asettamien soveltuvuusvaatimusten täyttymisen selvittäminen

Näyttö ehdokkaan tai tarjoajan taloudellisesta ja rahoituksellisesta tilanteesta voidaan antaa yhdellä tai useammalla liitteessä D luetellulla asiakirjalla. Jos ehdokas tai tarjoaja ei hyväksyttävästä syystä voi toimittaa hankintayksikölle sen pyytämiä asiakirjoja, se saa osoittaa taloudellisen ja rahoituksellisen tilanteensa jollakin muulla hankintayksikön hyväksymällä asiakirjalla.

Ehdokkaan tai tarjoajan teknisestä pätevyydestä voidaan antaa näyttö yhdellä tai useammalla liitteessä D luetelluista tavoista hankinnan kohteen luonteen, määrän tai laajuuden ja käyttötarkoituksen mukaan.

Hankintayksikön saatavilla tai käytössä oleva näyttö

Hankintayksikkö ei saa vaatia valittua tarjoajaa toimittamaan näyttöä, jos hankintayksikkö voi saada tarvittavat todistukset, selvitykset ja muut tiedot Suomessa tai muussa Euroopan talousalueen valtiossa olevasta maksuttomasta tietokannasta.

Suomessa tällainen maksuton tietokanta on Patentti- ja rekisterihallituksen ja Verohallinnon yhteinen yritys- ja yhteisötietojärjestelmä (YTJ), josta käy ilmi maksutta muun muassa se, onko yritys tai yhteisö kauppa-, ennakkoperintä- tai työnantajarekisterissä. Järjestelmästä käy myös ilmi veloituksetta yrityksen oikeudellinen tilanne eli tieto mahdollisesta konkurssista, selvitystilasta tai saneerausmenettelystä.

Tarjoajaa ei saa vaatia toimittamaan asiakirjanäyttöä, jos hankintayksiköllä on tarvittavat ajantasaiset asiakirjat jo hallussaan. Näin voisi olla esimerkiksi kyseisen toimittajan osallistumisesta aiempaan hankintamenettelyyn. Hankintayksikön on kuitenkin varmistettava nimenomaisesti kussakin hankintamenettelyssä kyseiseltä ehdokkaalta ja tarjoajalta, että hankintayksikön hallussa olevat selvitykset, todistukset ja muut asiakirjat sisältävät edelleen ajantasaista tietoa.

Lisää aiheesta

Muualla verkossa

• TEM opas rikosrekisteriotteiden selvittämisestä
  TEM oppaat ja muut julkaisut 4/2017