Innovaatiokumppanuusmenettelyn kulku

Hankintayksikkö julkaisee innovaatiokumppanuudesta hankintailmoituksen, jonka perusteella kiinnostuneet voivat ilmoittautua mukaan.

Hankinta-asiakirjojen asettaminen ehdokkaiden saataville

Hankintailmoituksessa hankintayksikön on määriteltävä minkälaisen tavaran, palvelun tai rakennusurakan se tarvitsee. Hankinta-asiakirjoissa hankintayksikön tulee keskittyä hankinnan kohdetta koskevien vähimmäisvaatimusten ohella omien tarpeidensa ja hankinnan tavoitteiden määrittelyyn.

Hankinta-asiakirjoissa tulee kuvata myös kehitystyön tulosten eli tuotantovaiheen hankintaa koskevat tarpeet, vaatimukset, määrittelyt, ehdot sekä muut kriteerit sikäli kuin ne voidaan kuvata menettelyn alussa.

Innovaatiokumppanuuden luonteeseen kuuluu, että hankinnan kohteen yksityiskohdat täsmentyvät neuvottelujen ja varsinaisen kumppanuuden aikana. Kuitenkin tiedot tulee esittää tarpeeksi täsmällisesti, että toimittajat voivat niiden perusteella arvioida hankinnan luonnetta ja laajuutta sekä päättää, ovatko he kiinnostuneita jättämään osallistumishakemuksen hankintaan.

Tarjoajien valinta menettelyyn

Hankintayksikön on valittava tarjoajaksi hyväksyttävät ehdokkaat noudattamalla hankintailmoituksessa esitettyjä soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksia sekä arviointiperusteita. Vertailuun valittavien ehdokkaiden on täytettävä myös kaikki vähimmäisvaatimukset. Myös pakolliset poissulkemisperusteet on huomioitava.

Vertailun tulee perustua toimittajaan liittyviin objektiivisiin ja syrjimättömiin kriteereihin.

Hankintayksikkö ei saa ottaa menettelyyn ehdokkaita, jotka eivät ole toimittaneet osallistumishakemusta tai jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vaatimuksia.

Innovaatiokumppanuutta koskevaan hankintamenettelyyn voi yhden tarjoajan sijasta osallistua myös esimerkiksi tarjoajien ryhmittymä, jonka osallistujista osa voi keskittyä innovatiivisten ratkaisujen kehittämiseen ja osa kehitetyn tuotteen valmistukseen tai palvelun toteuttamiseen.

Innovaatiokumppanuudessa ratkaisevaa onkin löytää ne kriteerit, joilla saadaan valittua paras ja lupaavin tuotekehityskumppani. Valinnan lopullinen onnistuminen selviää vasta siinä vaiheessa, kun kumppani on kehittänyt hanketta ja sen lopputulos nähdään.

Tarjoajien valmiudet kehitystyöhön

Lähtökohtaisesti hankintayksikkö voi asettaa mitä tahansa hankintalain mukaisia syrjimättömiä ja hankinnan kohteeseen liittyviä soveltuvuusvaatimuksia tarjoajille.

Innovaatiokumppanuudessa valinnassa on etusijalle kuitenkin asetettava tarjoajien ominaisuudet. Ehdokkaiden valinnassa on arvioitava ehdokkaiden valmiuksia tutkimukseen ja kehittämiseen sekä innovatiivisten ratkaisujen kehittämiseen ja toteuttamiseen.

Valmiuksia voidaan arvioida esimerkiksi aikaisemman tutkimustoiminnan ja aiemmin onnistuneesti kehitettyjen palvelujen perusteella. Toimittajan referenssien arvioinnissa hankintayksikön voi olla hyvä etukäteen tarvittaessa esimerkiksi asiantuntijoiden kanssa arvioida sitä, minkälaisia henkilöstön osaamisvalmiuksia, kehittämistoimintaan liittyvää kalustoa ja välineitä tai vaikka kansainvälisiä yhteistyökumppaneita tarjoajalta edellytetään.

Innovaatiotoiminnan luonteen väljyyden takia ei yleensä ole tarkoituksenmukaista edellyttää aiempaa kokemusta juuri kehitystyön kohteen toimialalta. Esimerkiksi peliteollisuudessa toteutetut innovaatiot saattavat yhtä lailla olla sovellettavissa muilla palvelualoilla. Myös liian tiukoiksi asetetut soveltuvuusvaatimukset voivat sulkea pienempiä mutta potentiaalisesti innovatiivisia yrityksiä tarjouskilpailun ulkopuolelle.

Alustavat tarjoukset ja neuvottelujen kulku

Neuvottelujen kulkuun sovelletaan lähtökohtaisesti hankintalain säädöksiä neuvottelumenettelyn kulusta.

Kumppanuusmenettelyssä osallistujilta pyydetään alustavat tarjoukset, joiden pohjalta neuvottelut käynnistetään. Mikäli hankinnassa noudatetaan hankintalain sähköistä tietojenvaihtoa, on alustavan tarjouksen antamiseen varattava 25 päivää.  Muussa tapauksessa tarjousaika on 30 päivää.

Innovaatiokumppania ei saa valita alustavien tarjousten perusteella, sillä menettelyn tarkoituksena on nimenomaisesti valita neuvottelemalla paras mahdollinen kumppani tuotekehitysprosessiin. Hankintayksikön tulee aloittaa valittujen tarjoajien kanssa neuvottelut. Lisäksi kaikille neuvotteluihin osallistuneille on kirjallisesti ilmoitettava hankinta-asiakirjojen muutoksista ja varattava tarjoajille riittävästi aikaa muuttaa niiden perusteella tarjouksiaan.

Ehdokkaiden esittämien parannettujen tarjousten arvioinnissa noudatetaan tavanomaisia neuvottelumenettelyn valinta- ja neuvotteluvaiheita sekä tarjousten vertailu- ja valintavaiheita.

Luottamuksellisuus ja salassapito

Hankintayksikkö ei saa ilmaista toisille kumppaneille ratkaisuja, joita yksi kumppaneista on ehdottanut, eikä muita menettelyn aikana saatuja luottamuksellisia tietoja – kuten liikesalaisuuksia – ilman kyseisen kumppanin nimenomaista ja yksilöityä suostumusta. Tätä vaaraa ei luonnollisesti ole, jos hankintayksikkö on valinnut menettelyyn vain yhden kumppanin.

Tarjouksen valinta kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella

Hankintayksikön tulee käyttää kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena parasta hinta-laatusuhdetta. Kumppania ei siten saa valita pelkästään halvimman hinnan perusteella.

Hinta-laatu suhteen perusteen tulee olla sellainen, joka parhaiten mahdollistaa innovatiivisia ratkaisuja koskevien tarjousten vertailun. Hinta-laatusuhteen vertailuperusteissa voidaan ottaa huomioon niin tutkimus- ja kehittämispalveluhankintaan kuin sitä seuraavaan kehitystyön tulosten, eli tuotantovaiheen, hankintaan liittyviä tekijöitä. Tarjousten vertailussa voidaan huomioida esimerkiksi arvioitavissa olevia kehitystyön tulosten toiminnallisia ominaisuuksia ja tuloksellisuutta sekä vaikuttavuutta.

Hankintayksikkö voi perustaa innovaatiokumppanuuden joko yhden tai useamman sellaisen tarjoajan kanssa, jotka toteuttavat erillisiä tutkimus- ja kehittämistoimintoja.

Riskipitoisissa hankkeissa saattaa olla tarkoituksenmukaista valita rinnakkaisia kumppaneita, jotta hankintayksiköllä on useampi vaihtoehtoinen kehityshanke mahdollisten epäonnistumisten varalta. Hanke voidaan myös jakaa osiin siten, että jonkin pienemmän osan kehittäjänä voi olla pk-yritys.

Riskien jakaminen

Kumppanuusmenettelyn riskit ja hyödyt olisi suositeltavaa jakaa siten, että ne kannustavat molempia osapuolia kehittämään ja ottamaan käyttöön innovatiivisia ratkaisuja. Kumppanuuden riskit ja hyödyt on järkevää jakaa tasapuolisesti osapuolten kesken. Riskejä ja hyötyjä liittyy esimerkiksi kumppaneille kehittämisestä maksettaviin palkkioihin, hankintasopimuksen vastikkeen maksuaikatauluun ja kumppanien karsimismenettelyyn.

Teollis- ja tekijänoikeudet (IPR)

Hankintayksikön on ilmoitettava hankintailmoituksessa, tarjouspyynnössä tai neuvottelukutsussa teollis- ja tekijänoikeuksien järjestelyistä. Myös mahdollisista käyttöoikeutta koskevista järjestelyistä ja käyttöoikeuden laajuudesta tulee mainita. Suositeltavaa on immateriaalioikeuksien määräytymisessä ottaa huomioon kumppanuuden sekä riskien jakamisen näkökulma.

Lisää aiheesta

Neuvontayksikön verkkopalvelussa

Neuvottelumenettelyn kulku