Kilpailullinen neuvottelumenettely

Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö julkaisee ilmoituksen hankinnasta, johon kaikki halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Sen jälkeen hankintayksikkö neuvottelee menettelyyn hyväksyttyjen ehdokkaiden kanssa kartoittaakseen ja määritelläkseen keinot, joilla sen tarpeet voidaan parhaiten täyttää.

Kilpailullisen neuvottelumenettelyn käyttö edellyttää aina hankintalaissa olevaa perustetta sen käytölle. Perusteluvelvollisuus edellytysten täyttymisestä on hankintayksiköllä.

Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena tulee käyttää parasta hinta-laatusuhdetta.

Käyttöedellytykset

Hankintayksikkö voi valita kilpailullisen neuvottelumenettelyn, jos joku seuraavista edellytyksistä täyttyy:

1. Hankintayksikön tarpeita ei voida täyttää olemassa olevia ratkaisuja mukauttamatta
   
   Rakennusurakkasopimusten kohdalla kilpailullisen neuvottelumenettelyn käyttö voi olla tarpeen esimerkiksi silloin, kun urakan kohteena on muita kuin tavanomaisia rakennuksia. Palvelujen ja tavaroiden edellyttäessä mukauttamista kilpailullisen neuvottelumenettelyn käyttö voi niin ikään olla monesti hyödyllistä. Mukauttaminen on erityisen tarpeellista, jos hankinnan kohteet ovat monimutkaisia, esimerkiksi pitkälle kehitettyjä tuotteita, aineettomia palveluja, esimerkiksi konsultointi-, arkkitehtuuri- tai insinööripalveluja, taikka laajamittaisia tieto- ja viestintäteknisiä hankkeita. Tällaisissa tapauksissa voidaan tarvita neuvotteluja sen varmistamiseksi, että kyseinen tavara tai palvelu vastaa hankintayksikön tarpeita. Kilpailullista neuvottelumenettelyä ei pidä käyttää, kun kyseessä ovat käyttövalmiit palvelut tai tavarat, joita markkinoiden monet eri toimijat pystyvät tarjoamaan, esimerkiksi yksinkertaisena tavarahankintana toteutettu kopiopaperin tai toimistotarvikkeiden hankinta toimistoon.
    
2. Hankintaan kuuluu suunnittelua tai innovatiivisia ratkaisuja
   
   Rakennusurakkasopimusten kohdalla kilpailullisen neuvottelumenettelyn käyttö voi olla tarpeen esimerkiksi silloin, kun urakkaan kuuluu suunnittelua tai innovatiivisia ratkaisuja. Palvelujen ja tavaroiden edellyttäessä suunnittelua kilpailullisen neuvottelumenettelyn käyttö voi niin ikään olla monesti hyödyllistä. Suunnittelu on erityisen tarpeellista, jos hankinnan kohteet ovat monimutkaisia, esimerkiksi pitkälle kehitettyjä tuotteita, aineettomia palveluja, esimerkiksi konsultointi-, arkkitehtuuri- tai insinööripalveluja, taikka laajamittaisia tieto- ja viestintäteknisiä hankkeita. Tällaisissa tapauksissa voidaan tarvita neuvotteluja sen varmistamiseksi, että kyseinen tavara tai palvelu vastaa hankintayksikön tarpeita. Kilpailullista neuvottelumenettelyä ei pidä käyttää, kun kyseessä ovat käyttövalmiit palvelut tai tavarat, joita markkinoiden monet eri toimijat pystyvät tarjoamaan, esimerkiksi yksinkertaisena tavarahankintana toteutettu kopiopaperin tai toimistotarvikkeiden hankinta toimistoon.
    
3. Hankinnan luonteeseen, monimutkaisuuteen tai oikeudelliseen ja rahoituksen muotoon liittyvistä erityisistä syistä tai niihin liittyvien riskien vuoksi ei voida tehdä hankintasopimusta ilman edeltäviä neuvotteluita
   
   Kilpailullista neuvottelumenettelyä voi esimerkiksi käyttää vaativissa saneeraushankkeissa, joissa rakennustyön tarkkaa sisältöä ja kustannusvaikutuksia on erityisen vaikeaa arvioida ennakolta. Kohdassa kuvattu tilanne voisi olla käsillä myös esimerkiksi monimutkaisissa rakennusurakoissa tai niin kutsutulla elinkaari- tai allianssimallilla toteutetuissa hankinnoissa, joissa hankinnan tarkkaa sisältöä, kustannusvaikutuksia tai hankkeeseen osallistuvien rahoittajien asettamia ehtoja on etukäteen hankala arvioida. Myös vaativat asiantuntija- ja osaamispalveluhankinnat voivat olla luonteeltaan sellaisia, ettei avointa tai rajoitettu menettelyä ole tarkoituksenmukaista käyttää.
    
4. Hankinnan kohteen kuvausta ei voida laatia riittävän tarkasti viittaamalla standardiin, eurooppalaiseen tekniseen arviointiin, yhteiseen tekniseen eritelmään tai tekniseen viitteeseen
   
   Eurooppalaiset ja kotimaiset standardit on luotu helpottamaan hankittavan tuotteen, palvelun tai urakan määrittämistä. Jos standardeita ei ole tai nämä ovat riittämättömiä kuvaamaan tarvittavalla tasolla hankinnan vaatimuksia ja määrittelyjä, tämä muodostaa perustellun tarpeen neuvottelujen käymiselle.

5. Edeltävässä avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä on saatu vain tarjouksia, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä, tai jos tarjouksia ei voida hyväksyä. 

   Näissä tilanteissa neuvottelujen käymisen tarkoituksena on saada tarjouspyyntöasiakirjoja vastaavia ja hyväksyttäviä tarjouksia.

   Uutta hankintailmoitusta ei tarvitse julkaista, jos neuvottelumenettelyyn otetaan mukaan kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät hankintalain 79—92 §:n mukaisesti asetetut vähimmäisedellytykset ja jotka ovat edeltävässä menettelyssä tehneet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisen tarjouksen. Muotovaatimuksia ovat muut kuin hankinnan tai tarjouksen sisältöön liittyvät vaatimukset kuten esimerkiksi vaatimus tarjouksen allekirjoittamisesta tai tarjouskappaleiden määrää koskevat vaatimukset.

   Kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn siirtyminen on mahdollista, jos tarjouksissa esitetään esimerkiksi vaihtoehtoisia hankintojen toteuttamistapoja, vaikka tarjouspyynnössä ei tähän anneta mahdollisuutta tai tarjouksissa ei ole tarjouspyynnössä edellytettyjä selvityksiä verotukseen, ympäristönsuojeluun tai työoloihin liittyvien velvoitteiden täyttämisestä.

Ehdokkaiden määrä

Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö voi ennalta rajata niiden ehdokkaiden määrää, jotka kutsutaan neuvotteluihin. Neuvotteluihin kutsuttavien ehdokkaiden vähimmäismäärä sekä tarvittaessa enimmäismäärä on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Tarjoajiksi hyväksyttävät ehdokkaat on valittava noudattamalla hankintailmoituksessa esitettyä menettelyä sekä niissä esitettyjä soveltavuuden vähimmäisvaatimuksia sekä arviointiperusteita. Hankintayksikkö ei saa ottaa menettelyyn ehdokkaita, jotka eivät ole toimittaneet osallistumishakemusta tai jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vaatimuksia.

Ehdokkaita on kutsuttava neuvotteluihin hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä määrä todellisen kilpailun varmistamiseksi. Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä ehdokkaita on kutsuttava vähintään kolme (3), jollei soveltuvia ehdokkaita ole vähemmän. Jos soveltuvia ehdokkaita on vähemmän kuin kolme, hankintayksikkö voi jatkaa menettelyä pyytämällä kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät ehdokkaat aloittamaan neuvottelut.