Kilpailullisen neuvottelumenettelyn kulku

Hankintayksikön on määriteltävä hankintailmoituksessa hankintaa koskevat tarpeensa ja vaatimuksensa. Hankintayksikkö voi laatia lisäksi hankinnan tavoitteita ja sisältöä tarkentavan hankekuvauksen. Hankintayksikön on vahvistettava hankintailmoituksessa tai hankekuvauksessa alustava aikataulu sekä asetettava hinta-laatusuhteen vertailuperusteet. Mahdollinen hankekuvaus on asetettava ilmaiseksi, rajoituksetta, suoraan ja kokonaan kaikkien saataville sähköisessä muodossa. Hankekuvaus on asetettava saataville siitä päivästä, jona hankintailmoitus on julkaistu. Ilmoituksessa on mainittava internet-osoite, jossa hankekuvaus on saatavilla sähköisessä muodossa.

Ehdokkaille osoitettu kutsu

Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä hankintayksikön on kutsuttava yhtäaikaisesti ja kirjallisesti valitut ehdokkaat osallistumaan neuvotteluihin. Ehdokkaille osoitettu kutsu ei sisällä tarjousten tekemistä tai neuvotteluihin osallistumista varten tarvittavia tietoja, vaan ainoastaan yksilöidyn kutsun osallistua neuvotteluihin. Kaikki muu tarvittava tieto kuten soveltuvuusvaatimukset, hankinnan kohteen kuvaus ja vertailuperusteet tulee asettaa saataville hankekuvauksessa ja sen liitteissä. Tätä varten kutsussa on mainittava internet-osoite, jossa kyseiset hankinta-asiakirjat on asetettu saataville sähköisessä muodossa. Jos asiakirjoja ei ole asetettu sähköisessä muodossa saataville, kutsuun on liitettävä hankinta-asiakirjat.

Neuvottelujen tarkoituksena ratkaisuvaihtoehdon löytäminen

Hankintayksikkö aloittaa valittujen ehdokkaiden kanssa neuvottelun, jonka tarkoituksena on kartoittaa ja määritellä keinot, joilla hankintayksikön tarpeet voidaan parhaiten täyttää. Hankintayksikkö voi neuvotella valittujen ehdokkaiden kanssa kaikista hankinnan näkökohdista. Hankintayksikkö voi maksaa kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn osallistuville raha- tai muita palkkioita taikka antaa palkintoja.

Neuvottelujen vaiheittaisuus

Kilpailullisen neuvottelumenettelyn neuvotteluvaiheen kulku voidaan jakaa karkeasti neljään vaiheeseen: varsinaiset neuvottelut tarjoajien kanssa, tarjoajien asteittainen karsiminen, lopullisten tarjousten saaminen eri toteutusvaihtoehdoista ja tarjoajan valinta kokonaistaloudellisesti edullisimpien vertailuperusteiden mukaan. Valitun tarjoajan kanssa käydään vielä yksityiskohtaiset sopimusneuvottelut valitun ratkaisun tarkentamiseksi.

Neuvottelut käydään erikseen kunkin tarjoajan kanssa. Neuvotteluja käydään yleensä vaiheittain, koska monimutkaisissa hankinnoissa hankintayksikön tarpeita täysin tyydyttävä ratkaisumalli ei yleensä selviä heti ensimmäisellä kierroksella. 

Neuvottelujen vaiheittaisuudesta on ilmoitettava ennalta hankintailmoituksessa tai hankekuvauksessa. Neuvottelut voivat tapahtua vaiheittain siten, että neuvotteluissa mukana olevien ratkaisujen määrää rajoitetaan neuvottelujen aikana soveltamalla hankintailmoituksessa tai hankekuvauksessa ilmoitettuja hinta-laatusuhteen vertailuperusteita. 

Tarjoajien tasapuolinen kohtelu

Hankintayksikön on kohdeltava tarjoajia tasapuolisesti neuvotteluissa. Hankintayksikkö ei saa antaa tietoja tavalla, joka vaarantaa tarjouskilpailuun osallistuvien tasapuolisen kohtelun. Hankintayksikkö ei saa paljastaa muille tarjoajille minkään neuvotteluihin osallistuvan ehdokkaan tai tarjoajan antamia luottamuksellisia tietoja ilman tämän suostumusta, jossa yksilöidään suostumuksen kohteena olevat tiedot.

Mikäli tarjoajat pyytävät erilaisia lisätietoja hankintayksikön tarpeista tai hankkeen tavoitteesta, on vastaavat tiedot kerrottava myös muille tarjoajille. Jos hankintayksikkö haluaa haastatella palvelun tarjoajia jonkin ominaisuuden arvioimiseksi tai käydä rakennuspaikalla, tällaiset tarjouksen arviointiin vaikuttavat haastattelut ja tutustumiskäynnit on toteutettava kaikkien kanssa tasapuolisesti. 

Neuvottelujen päättäminen

Hankintayksikön on jatkettava neuvotteluja siihen saakka, kun se on valinnut ne ratkaisumallit, joilla kyetään täyttämään sen määrittelemät tarpeet. Neuvottelujen päättymisestä on ilmoitettava tarjoajille. Hankintayksikön on pyydettävä tarjoajilta neuvotteluissa esitettyihin ja määriteltyihin ratkaisuihin perustuvat lopulliset tarjoukset. Tarjouksen on oltava lopullisessa tarjouspyynnössä määriteltyjen vaatimusten mukainen ja siihen on sisällytettävä kaikki hankinnan toteuttamiseksi pyydetyt ja tarpeelliset osat. Tarjouksia voidaan hankintayksikön pyynnöstä täsmentää ja selkeyttää, jos se ei johda tarjousten tai hankinnan olennaisten osien muuttumiseen tai uhkaa syrjiä tarjoajia taikka vääristää kilpailua.

Hankintayksikön on arvioitava tarjous hankintailmoituksessa tai hankekuvauksessa asetettujen vertailuperusteiden mukaisesti. Hankintayksikön pyynnöstä voidaan tarjousvertailun jälkeen neuvotella parhaan tarjoajan kanssa tarjoukseen liittyvien rahoitussitoumusten tai muiden tarjouksessa olevien ehtojen viimeistelemiseksi, jos se ei johda tarjouksen tai hankinnan olennaisten osien muuttumiseen tai uhkaa syrjiä toimittajia taikka vääristää kilpailua.

Lisää aiheesta

Muualla verkossa

• MAO:519/13 Tarjoajien tasapuolinen kohteleminen kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä