Neuvottelumenettely ja käyttöedellytykset

Neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö julkaisee ilmoituksen hankinnasta, johon kaikki halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Sen jälkeen hankintayksikkö neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista valitsemiensa toimittajien kanssa.

Neuvottelumenettelyn käyttö edellyttää aina hankintalaissa olevaa perustetta sen käytölle. Perusteluvelvollisuus edellytysten täyttymisestä on hankintayksiköllä.

Käyttöedellytykset

Hankintayksikkö voi valita neuvottelumenettelyn, jos joku seuraavista edellytyksistä täyttyy:

1. Hankintayksikön tarpeita ei voida täyttää olemassa olevia ratkaisuja mukauttamatta
   
   Rakennusurakkasopimusten kohdalla neuvottelumenettelyn käyttö voi olla tarpeen esimerkiksi silloin, kun urakan kohteena on muita kuin tavanomaisia rakennuksia. Palvelujen ja tavaroiden edellyttäessä mukauttamista neuvottelumenettelyn käyttö voi niin ikään olla monesti hyödyllistä. Mukauttaminen on erityisen tarpeellista, jos hankinnan kohteet ovat monimutkaisia, esimerkiksi pitkälle kehitettyjä tuotteita, aineettomia palveluja, esimerkiksi konsultointi-, arkkitehtuuri- tai insinööripalveluja, taikka laajamittaisia tieto- ja viestintäteknisiä hankkeita. Tällaisissa tapauksissa voidaan tarvita neuvotteluja sen varmistamiseksi, että kyseinen tavara tai palvelu vastaa hankintayksikön tarpeita. Neuvottelumenettelyä ei pidä käyttää, kun kyseessä ovat käyttövalmiit palvelut tai tavarat, joita markkinoiden monet eri toimijat pystyvät tarjoamaan, esimerkiksi yksinkertaisena tavarahankintana toteutettu kopiopaperin tai toimistotarvikkeiden hankinta toimistoon.
    
2. Hankintaan kuuluu suunnittelua tai innovatiivisia ratkaisuja
   
   Rakennusurakkasopimusten kohdalla neuvottelumenettelyn käyttö voi olla tarpeen esimerkiksi silloin, kun urakkaan kuuluu suunnittelua tai innovatiivisia ratkaisuja. Palvelujen ja tavaroiden edellyttäessä suunnittelua neuvottelumenettelyn käyttö voi niin ikään olla monesti hyödyllistä. Suunnittelu on erityisen tarpeellista, jos hankinnan kohteet ovat monimutkaisia, esimerkiksi pitkälle kehitettyjä tuotteita, aineettomia palveluja, esimerkiksi konsultointi-, arkkitehtuuri- tai insinööripalveluja, taikka laajamittaisia tieto- ja viestintäteknisiä hankkeita. Tällaisissa tapauksissa voidaan tarvita neuvotteluja sen varmistamiseksi, että kyseinen tavara tai palvelu vastaa hankintayksikön tarpeita. Neuvottelumenettelyä ei pidä käyttää, kun kyseessä ovat käyttövalmiit palvelut tai tavarat, joita markkinoiden monet eri toimijat pystyvät tarjoamaan, esimerkiksi yksinkertaisena tavarahankintana toteutettu kopiopaperin tai toimistotarvikkeiden hankinta toimistoon.
    
3. Hankinnan luonteeseen, monimutkaisuuteen tai oikeudelliseen ja rahoituksen muotoon liittyvistä erityisistä syistä tai niihin liittyvien riskien vuoksi ei voida tehdä hankintasopimusta ilman edeltäviä neuvotteluita
   
   Neuvottelumenettelyä voi esimerkiksi käyttää vaativissa saneeraushankkeissa, joissa rakennustyön tarkkaa sisältöä ja kustannusvaikutuksia on erityisen vaikeaa arvioida ennakolta. Kohdassa kuvattu tilanne voisi olla käsillä myös esimerkiksi monimutkaisissa rakennusurakoissa tai niin kutsutulla elinkaari- tai allianssimallilla toteutetuissa hankinnoissa, joissa hankinnan tarkkaa sisältöä, kustannusvaikutuksia tai hankkeeseen osallistuvien rahoittajien asettamia ehtoja on etukäteen hankala arvioida. Myös vaativat asiantuntija- ja osaamispalveluhankinnat voivat olla luonteeltaan sellaisia, ettei avointa tai rajoitettu menettelyä ole tarkoituksenmukaista käyttää.
    
4. Hankinnan kohteen kuvausta ei voida laatia riittävän tarkasti viittaamalla standardiin, eurooppalaiseen tekniseen arviointiin, yhteiseen tekniseen eritelmään tai tekniseen viitteeseen
   
   Eurooppalaiset ja kotimaiset standardit on luotu helpottamaan hankittavan tuotteen, palvelun tai urakan määrittämistä. Jos standardeita ei ole tai nämä ovat riittämättömiä kuvaamaan tarvittavalla tasolla hankinnan vaatimuksia ja määrittelyjä, tämä muodostaa perustellun tarpeen neuvottelujen käymiselle.
    
5. Edeltävässä avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä on saatu vain tarjouksia, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä, tai jos tarjouksia ei voida hyväksyä 
   
   Näissä tilanteissa neuvottelujen käymisen tarkoituksena on saada tarjouspyyntöasiakirjoja vastaavia ja hyväksyttäviä tarjouksia.
   
   Uutta hankintailmoitusta ei tarvitse julkaista, jos neuvottelumenettelyyn otetaan mukaan kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät hankintalain 79—92 §:n mukaisesti asetetut vähimmäisedellytykset ja jotka ovat edeltävässä menettelyssä tehneet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisen tarjouksen. Muotovaatimuksia ovat muut kuin hankinnan tai tarjouksen sisältöön liittyvät vaatimukset kuten esimerkiksi vaatimus tarjouksen allekirjoittamisesta tai tarjouskappaleiden määrää koskevat vaatimukset.
   
   Neuvottelumenettelyyn siirtyminen on mahdollista, jos tarjouksissa esitetään esimerkiksi vaihtoehtoisia hankintojen toteuttamistapoja, vaikka tarjouspyynnössä ei tähän anneta mahdollisuutta tai tarjouksissa ei ole tarjouspyynnössä edellytettyjä selvityksiä verotukseen, ympäristönsuojeluun tai työoloihin liittyvien velvoitteiden täyttämisestä.

Ehdokkaiden määrä

Neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö voi ennalta rajata niiden ehdokkaiden määrää, jotka kutsutaan neuvotteluihin. Neuvotteluihin kutsuttavien ehdokkaiden vähimmäismäärä sekä tarvittaessa enimmäismäärä on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Tarjoajiksi hyväksyttävät ehdokkaat on valittava noudattamalla hankintailmoituksessa tai muissa asiakirjoissa esitettyä menettelyä sekä niissä esitettyjä soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksia sekä soveltuvuuden arviointiperusteita. Hankintayksikkö voi vertailla ehdokkaita esimerkiksi ehdokkaiden referenssien, taloudellisen tilanteen taikka henkilöstön pätevyyden perusteella.

Ehdokkaita on kutsuttava neuvotteluihin hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä määrä todellisen kilpailun varmistamiseksi. Neuvottelumenettelyssä ehdokkaita on kutsuttava vähintään kolme (3), jollei soveltuvia ehdokkaita ole vähemmän. Jos soveltuvia ehdokkaita on vähemmän kuin kolme, hankintayksikkö voi jatkaa menettelyä pyytämällä kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät ehdokkaat esittämään alustavan tarjouksen.

Hankintayksikkö ei saa ottaa menettelyyn ehdokkaita, jotka eivät ole toimittaneet osallistumishakemusta tai jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vaatimuksia.