Neuvottelumenettelyn kulku

Hankinta-asiakirjojen asettaminen ehdokkaiden saataville

Neuvottelumenettelyä käytettäessä hankintayksikön on esitettävä hankintailmoituksessa, alustavassa tarjouspyynnössä tai neuvottelukutsussa kuvaus tarpeistaan ja hankittavilta tavaroilta, palveluilta tai rakennusurakoilta vaadittavista ominaisuuksista sekä ilmoitettava kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet. Hankintayksikön on lisäksi ilmoitettava, mitkä kuvauksen osat sisältävät vähimmäisvaatimukset, jotka kaikkien tarjousten on täytettävä. Esitettyjen tietojen on oltava riittävän täsmällisiä, jotta toimittajat voivat arvioida hankinnan luonnetta ja laajuutta ja päättää, jättävätkö ne osallistumishakemuksen. Kyseiset hankinta-asiakirjat tulee asettaa kaikkien saataville ilmaiseksi, rajoituksetta, suoraan ja kokonaan kaikkien saataville sähköisessä muodossa. Hankinta-asiakirjat on asetettava saataville siitä päivästä, jona hankintailmoitus on julkaistu. Ilmoituksessa on mainittava internet-osoite, jossa alustava tarjouspyyntö tai muut hankinta-asiakirjat ovat saatavilla sähköisessä muodossa.

Ehdokkaille osoitettu kutsu

Neuvottelumenettelyssä hankintayksikön on kutsuttava yhtäaikaisesti ja kirjallisesti valitut ehdokkaat jättämään alustavat tarjouksensa. Ehdokkaille osoitettu kutsu ei sisällä neuvotteluihin osallistumista varten tarvittavia tietoja, vaan ainoastaan yksilöidyn kutsun jättää alustava tarjous. Kaikki muu tarvittava tieto kuten soveltuvuusvaatimukset, hankinnan kohteen kuvaus ja vertailuperusteet tulee asettaa saataville neuvottelukutsussa tai alustavassa tarjouspyynnössä ja näiden liitteissä. Tätä varten kutsussa on mainittava internet-osoite, jossa neuvottelukutsu tai alustava tarjouspyyntö ja muut hankinta-asiakirjat on asetettu saataville sähköisessä muodossa. Jos asiakirjoja ei ole asetettu sähköisessä muodossa saataville, kutsuun on liitettävä tarjouspyyntö ja muut hankinta-asiakirjat.

Alustavat tarjoukset

Hankintayksikön on pyydettävä neuvotteluihin valituilta ehdokkailta alustavat tarjoukset, joiden pohjalta neuvottelut käydään. Hankintayksikkö voi vertailla ja valita alustavan tarjouksen ilman neuvotteluja, jos tästä mahdollisuudesta on ilmoitettu etukäteen hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Hankintayksikkö voi menettelyn aikana pyytää tarjoajilta uusia neuvottelujen perusteella mukautettuja tarjouksia. Hankintayksikön on neuvoteltava tarjoajien kanssa niiden jättämien alustavien ja mahdollisesti myöhemmin annettujen tarjousten perusteella tarjousten parantamiseksi.

Neuvottelujen kuluessa hankintayksikkö voi myös muuttaa tarjouspyyntöä tai neuvottelukutsua. Hankintailmoituksessa, ilmoituksen julkaisuhetkellä saataville asetetussa tarjouspyynnössä tai neuvottelukutsussa esitetyistä vähimmäisvaatimuksista ja vertailuperusteista ei kuitenkaan saa neuvotella.

Neuvottelujen vaiheittaisuus

Neuvottelut voivat tapahtua vaiheittain siten, että neuvotteluissa mukana olevien tarjousten määrää rajoitetaan neuvottelujen aikana soveltamalla hankintailmoituksessa, tarjouspyynnössä tai neuvottelukutsussa ilmoitettuja kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteita ja mahdollisia vertailuperusteita. Edellytyksenä on, että neuvottelujen vaiheittaisuudesta on ilmoitettu hankintailmoituksessa, tarjouspyynnössä tai neuvottelukutsussa.

Tarjoajien tasapuolinen kohtelu

Hankintayksikön on kohdeltava tarjoajia tasapuolisesti neuvotteluissa. Hankintayksikkö ei saa antaa tietoja tavalla, joka vaarantaa tarjouskilpailuun osallistuvien tasapuolisen kohtelun. Hankintayksikön on ilmoitettava kirjallisesti kaikille neuvotteluissa mukana oleville tarjoajille kaikista hankintailmoituksen, tarjouspyynnön tai neuvottelukutsun sisältöä koskevista muutoksista. Tarjoajille on varattava riittävästi aikaa muuttaa tarjouksiaan ja esittää mukautetut tarjouksensa tarvittaessa uudelleen. Hankintayksikkö ei saa paljastaa muille tarjoajille neuvotteluihin osallistuvan ehdokkaan tai tarjoajan antamia luottamuksellisia tietoja ilman tämän antamaa suostumusta, jossa on yksilöity suostumuksen kohteena olevat tiedot.

Neuvottelujen päättäminen

Hankintayksikön on päätettävä neuvottelut ilmoittamalla asiasta jäljellä oleville tarjoajille. Hankintayksikön on lähetettävä lopullinen tarjouspyyntö tarjoajille ja asetettava lopullisten tarjousten jättämiselle määräaika. Hankintayksikön on tarkistettava, että lopulliset tarjoukset ovat lopullisen tarjouspyynnön mukaisia ja valittava tarjouskilpailun voittaja asettamiensa vertailuperusteiden nojalla. Lopullisista tarjouksista ei saa neuvotella.

Lisää aiheesta

Neuvontayksikön verkkopalvelussa

• Tarjouspyynnön asettaminen tarjoajien saataville

Muualla verkossa

Oikeuskäytäntöä

• MAO:585/11 Tapauksessa oli kyse siitä, missä vaiheessa neuvotteluissa hylätty tarjoaja sai valittaa poissulkemisesta.
• MAO:687/17 Neuvotteluissa mukana olleille riittävien ja olennaisten tietojen antaminen tarjousten karsimisen ja jatkoon valitsemisen ehdoista.
• MAO:433/15 Valittajan poissulkeminen ensimmäisen neuvottelukierroksen jälkeen ja hankinnan olennainen muuttaminen.
• KHO:2013:202
• C-561/12, Nordecon AS ja Ramboll Eesti AS vastaan Rahandusministeerium