Tarjouspyyntö

Hankintayksiköllä on laaja harkintavalta itse päättää, mitä se on hankkimassa ja millä ehdoilla sekä mitä hankinnan kohteen ominaisuuksia se hankinnassa painottaa. Tämän tulee ilmetä hankinta-asiakirjoista - hankintailmoituksesta, tarjouspyynnöstä, neuvottelukutsusta (käytetään neuvottelua sisältävissä menettelyissä) tai muusta asiakirjassa johon hankintayksikkö viittaa kuvatakseen tai määrittääkseen hankinnan tai menettelyn eri osia. 

Tarjouspyyntö, neuvottelukutsu ja niiden liitteet on laadittava siten, että niistä yksiselitteisesti käy ilmi hankinnan sisältö, laatu, laajuus, hankinnan keskeiset ehdot ja hankintamenettelyn sisältö ja vaiheet. Tarjouspyyntö ja muut hankinta-asiakirjat on asetettava sähköisesti saataville samanaikaisesti hankintailmoituksen julkaisemisen kanssa. Tarjouspyyntöasiakirjojen perusteella yritysten on voitava arvioida kiinnostustaan, soveltuvuuttaan ja mahdollisuuksiaan ehdokkaina tai tarjoajina.  

Tarjouspyyntö, neuvottelukutsu ja niiden liitteet on laadittava niin selviksi, että niiden perusteella voidaan antaa keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Tarjouspyyntöjen sisällön puutteellisuudesta johtuva tarjousten vertailukelvottomuus on oikeuskäytännössä katsottu yhdeksi merkittävimmistä hankintamenettelyjä koskevaksi yksittäiseksi ongelmaksi. Yhteismitattomat tarjoukset voivat käytännössä johtaa tarpeeseen täsmentää tarjouspyyntöä tai tarjouksia hankintamenettelyn aikana tarjoajien tasapuolisen kohtelun vaarantavalla tavalla.

Tarjouspyyntö täydentää hankintailmoitusta. Käytännössä hankintailmoituksessa ei voida tila- ja muiden rajoitteiden vuoksi kuvailla hankintaan liittyviä asioita kovin täsmällisesti, joten tarjouspyyntö laaditaan erikseen. Jos tarjouspyyntö ja hankintailmoitus eroavat sisällöltään, noudatetaan hankintailmoitusta.

Tarjouspyynnön vähimmäissisältö

Tarjouspyynnössä, hankintailmoituksessa, ehdokkaille osoitetussa kutsussa tai niiden liitteissä on oltava:

1. hankinnan kohteen määrittely tai hankekuvaus sekä hankinnan kohteeseen liittyvät muut laatuvaatimukset;
2. viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen;
3. määräaika tarjousten tekemiselle;
4. osoite, johon tarjoukset on toimitettava;
5. kieli tai kielet, joilla tarjoukset on laadittava;
6. tarjousasiakirjojen esittämistä ja muotoa koskevat muut vaatimukset;
7. kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä neuvottelujen alkamispäivä sekä neuvotteluissa käytettävä kieli tai kielet;
8. ehdokkaiden tai tarjoajien taloudellista ja rahoituksellista tilannetta, teknistä soveltuvuutta ja ammatillista pätevyyttä koskevat ja muut vaatimukset sekä pyyntö täydentää yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja ja luettelo asiakirjoista, joita ehdokkaan tai tarjoajan sekä tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan on soveltuvuuden arviointia varten toimitettava;
9. kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteet ja niiden suhteellinen painotus, kohtuullinen vaihteluväli tai poikkeuksellisissa tapauksissa vertailuperusteiden tärkeysjärjestys; 
10. tarjousten voimassaoloaika;
11. keskeiset sopimusehdot; 
12. muut tiedot, joilla on olennaista merkitystä hankintamenettelyssä ja tarjousten tekemisessä.