Usein kysyttyä puitejärjestelyistä

Tarkoittaako puitejärjestely samaa kuin puitesopimus? Ovatko termit synonyymejä? 

Hankintalain 42 §:ssä määritellään puitejärjestely, mutta lainsäädännössä ei tunneta termiä puitesopimus. Hankintalain mukaan puitejärjestelyllä tarkoitetaan yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan välistä sopimusta, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat hinnat ja suunnitellut määrät sekä muut ehdot. Puitesopimuksella tarkoitetaan julkisten hankintojen kontekstissa yleensä puitejärjestelyä koskevaa sopimusta. Käsitteet voivat siis liittyä toisiinsa, mutta eivät välttämättä ole synonyymejä.

Millainen on yhden toimittajan puitejärjestely? Miten sen erottaa hankintasopimuksesta?

Yhden toimittajan puitejärjestelyssä hankinnan ehdot (esim. toimitusajat, määrät ja/tai muut yksittäisen hankinnan yksityiskohdat ja tarkemmat ehdot) ovat osittain avoimet. Hankintalain esitöiden (HE 108/2016 vp, s. 139–140) mukaan yhden toimittajan puitejärjestelyssä hankintojen tekeminen tapahtuu käytännössä yleensä tilauksin tai hankintasopimuksin, joissa noudatetaan puitejärjestelyn ehtoja. Säännöksen mukaan olisi kuitenkin myös mahdollista pyytää toimittajaa tarvittaessa kirjallisesti täsmentämään tai täydentämään tarjoustaan. Siten toimittajalta voitaisiin pyytää esimerkiksi täsmennetty tarjous, jossa sovelletaan puitejärjestelyn ehtojen mukaista hinnanmuodostumissääntöä hankintayksikön konkreettiseen hankintatarpeeseen huomioiden esimerkiksi hankinnan aikataulu ja työmäärä. Yhden toimittajan puitejärjestelyn määritelmää on arvioitu korkeimman hallinto-oikeuden ratkaisussa KHO muu päätös 6710/2017.

Mitä hankintalaissa tarkoitetaan puitejärjestelyn yhteydessä sillä, että toimittajaa voi pyytää täsmentämään tai täydentämään tarjoustaan? 

Katso edellinen vastaus. Tarjouksella voidaan täsmentää tai täydentää puitejärjestelyssä avoimeksi jääneitä ehtoja. Puitejärjestelytoimittajaa voidaan esimerkiksi pyytää täsmentämään toimitusaika hankintayksikön täsmällisesti määrittelemälle määrälle hankittavia tuotteita tai yksittäistä tilausta koskeva sitova työmäärä. Puitejärjestelyn kontekstissa täsmentämisellä tarkoitetaan siten eri asiaa, kuin hankintalain 74 §:ssä tarkoitetussa täsmentämisessä.

Esimerkki:

Mainostoimistopalveluissa on kilpailutettu yhden toimittajan puitejärjestely, jossa toimittajaksi on valittu tuntihinnaltaan edullisimman tarjouksen tehnyt tarjoaja. Hankintayksikkö pyytää toimittajalta täsmennetyn tarjouksen, jossa pyydetään ilmoittamaan sitovasti tieto yksittäisen, hankintayksikön määrittämän mainoskampanjan edellyttämästä työtuntimäärästä. Täsmennetyn tarjouksen tuntimäärän perusteella määritetään toimeksiannon sitova kokonaishinta. 

Voiko hankintayksikkö pyytää toimittajaa täsmentämään tai vahvistamaan tiettyjä ehtoja ennen tilaamista yhden toimittajan hankintasopimuksessa, joka ei ole puitejärjestely?

Jos hankintayksiköllä on säännöllinen tarve pyytää toimittajalta täsmennystä tilaukselle, niin hankinta vaikuttaa ennemmin puitejärjestelyltä kuin hankintasopimukselta.

Hankintayksikkö valitsee tietylle ajalle, esim. neljäksi vuodeksi, tietyt tuotteet tietyillä kiinteillä sopimushinnoilla, mutta se ei voi ilmoittaa etukäteen tarkkoja tilattavia määriä hankinnan luonteesta johtuen. Hankintaan valitaan useita toimittajia, mutta yhdellä tuotteella on aina vain yksi toimittaja, jolta tilaukset tehdään tarpeen mukaan. Onko kyseessä puitejärjestely vai hankintasopimus?

Hankintamenettelyn luonnetta on arvioitava kyseessä olevan järjestelyn tosiasiallisen sisällön perusteella. Jos sopimuksella on tarkoitus sopia keskeisistä ehdoista niin sitovasti, että sopimusta voidaan toteuttaa sopimuskaudella hankintasopimuksen tapaan, hinta vahvistetaan hankintamenettelyssä sitovasti ja kiinteästi, ja avoimeksi jää vain hankittavien tuotteiden täsmälliseen määrään sekä niiden tilaamiseen ja toimittamiseen liittyviä seikkoja, kyse on todennäköisesti hankintasopimuksesta (ks. esim. KHO muu päätös 6710/2017).

Voiko olla usean toimittajan ei-puitejärjestelyä? Esimerkiksi niin, että etusijajärjestyksen perusteella valitaan se, jolta tehdään tilaus?

Hankintasopimuksen määritelmän mukaan hankintasopimus voidaan tehdä myös usean toimittajan kanssa, joten teoriassa voi olla usean toimittajan hankintasopimuksia. Jos ostot kuitenkin tehdään esim. etusijajärjestyksen perusteella, kyse on lähtökohtaisesti usean toimittajan puitejärjestelystä. Tällöin  yksittäisen hankinnan tekemistä koskevat ehdot on jätetty hankinnassa avoimeksi eikä yksittäisellä toimittajalla ole hankintasopimuksen tavoin sitovaa velvollisuutta toimittaa tuotetta (esim. jos ajankohta ei sovi toimittajalle tai sen kapasiteetti ei riitä) ilman erillistä vahvistusta.

Onko sillä jotain merkitystä tai seurauksia, jos normaalina hankintasopimuksena tehty sopimus osoittautuisikin faktisesti yhden toimittajan puitejärjestelyksi?

Tiedossamme ei ole esim. asiaan liittyvää oikeuskäytäntöä, joten on vaikeaa arvioida täsmällisesti mahdollisia seurauksia. Kuitenkin jos hankinta on kilpailutettu hankintasopimuksena (ei puitejärjestely), eivätkä asianosaiset ole menettelystä valittaneet, hankinta saa lainvoiman.  Siten, kun hankintasopimus tehdään tarjouspyyntöasiakirjojen ja tarjouksen mukaisesti, ei nähdäksemme jälkeenpäin asiasta voi koitua sellaisia seurauksia, joilla voitaisiin esimerkiksi määrätä sopimus/puitejärjestely tehottomaksi. Tilanteessa ei myöskään muilla toimittajilla voi enää olla oikeussuojan tarvetta hankinnan tultua lainvoimaiseksi.

Avointa järjestelyä, johon kaikki halukkaat toimittajat pääsevät mukaan ja jossa asiakas valitsee toimittajan, ei katsota hankintasopimukseksi tai hankintalaissa tarkoitetuksi puitejärjestelyksi. Tarkoitetaanko tässä yhteydessä asiakkaalla myös esim. hankintayksikköä tai sen työntekijöitä, vai vain esim. kuntalaisia tai hankintayksikön kuluttaja-asiakkaita (esim. potilaita)?

Kyseisessä määritelmässä asiakkaalla tarkoitetaan vain sopimukseen nähden kolmansia osapuolia, eli hankintayksikön ulkoisia asiakkaita (esim. kuntalaisia tai potilaita), tai esimerkiksi työsuhde-etujen osalta hankintayksikön työntekijöitä. Järjestely voi jäädä hankintalain soveltamisen ulkopuolelle kyseisellä perusteella siis lähtökohtaisesti vain, jos hankintayksikkö tai sen palveluksessa olevat eivät hankintayksikön nimissä vertaile tarjouksia tai yksilöi valittavaa toimittajaa (ks. esim. KHO 2018:91.

Mikä on puitejärjestelyn maksimipituus erityisaloilla?

Erityisaloilla puitejärjestely voi olla voimassa enintään kahdeksan vuotta. Hankinnan kohteen sitä perustellusti edellyttäessä, kesto voi poikkeuksellisesti olla myös yli kahdeksan vuotta. 

Minkälaisissa tilanteissa puitejärjestelyn kesto voi ylittää neljä (erityisaloilla kahdeksan) vuotta?

Pidempi kesto voi olla perusteltu esimerkiksi tilanteissa, joissa hankintaan liittyvät hankintayksikön taikka toimittajan investoinnit tätä edellyttävät sekä tietojärjestelmähankinnoissa. Pidemmän keston arvioinnissa voidaan huomioida myös eri toimialojen yleisesti noudatettavat sopimusten kestoja koskevat käytännöt ja kaupalliset ehdot. Kestoon voi vaikuttaa esimerkiksi hankinnan toteuttamiseen tarvittava aika sellaisten laitteiden huollossa, joiden elinkaari on neljää vuotta pidempi taikka hankinnan toteuttamiseen tarvittavat henkilöstön koulutustarpeet. Neljää vuotta pidempi puitejärjestely olisi mahdollinen myös esimerkiksi tilanteissa, joissa laitteiden kuoletusaika edellyttää neljää vuotta pidempää sopimusta. (ks. HE 108/2016 vp, s. 139) 

Onko mahdollista tehdä toistaiseksi voimassa olevia puitejärjestelyjä?

Ks. vastaukset edellä. Puitejärjestely voi olla voimassa enintään neljä (erityisaloilla kahdeksan) vuotta. Hankinnan kohteen sitä perustellusti edellyttäessä puitejärjestely voi poikkeuksellisesti olla kestoltaan pidempi. Pidempi kesto tulee erikseen perustella. Emme tunnista tilanteita, joissa toistaiseksi voimassa olevaa puitejärjestelyä voisi pitää perusteltuna.

Puitejärjestelyn tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat hinnat ja suunnitellut määrät sekä muut ehdot (hankintalain 42 §:n 1 mom.). ”Tietty aika” yleensä ymmärretään niin, että alkamis- ja loppumisajankohdan tulee olla ennakkoon määritelty. Toistaiseksi voimassa oleva puitejärjestely myös rajoittaisi kilpailua sulkemalla markkinan vain järjestelyyn valittujen toimittajien väliseksi. Emme suosittele toistaiseksi voimassa olevan puitejärjestelyn tekemistä.

Voiko puitejärjestelyn sisällä tehdä hankintasopimuksen, joka on voimassa yli neljä vuotta?

Kyllä voi tehdä. Toisin kuin itse puitejärjestelyille, niin puitejärjestelyyn perustuville hankintasopimuksille ei ole määritetty enimmäiskestoa. Puitejärjestelyyn perustuvat hankintasopimukset on tehtävä ennen puitejärjestelyn voimassaolon päättymistä, mutta näiden hankintasopimusten keston ei tarvitse olla sama kuin kyseisen puitejärjestelyn kesto, vaan se voi olla lyhempi tai pidempi. Hankinnan kohteen edellyttäessä, puitejärjestelyyn perustuvien hankintasopimusten kesto voi olla myös olennaisesti pidempi kuin puitejärjestely. 

Voiko puitejärjestelyn sisällä tehdä toistaiseksi voimassa olevia sopimuksia?

Ks. vastaus edellä. Puitejärjestelyyn perustuvan sopimuksen pituudelle ei ole määritelty enimmäiskestoa, joten myös toistaiseksi voimassa olevien puitejärjestelyyn perustuvien sopimusten tekeminen on teoriassa mahdollista. Hankintalain esitöissä mainitaan, että esimerkiksi vanhusten asumispalvelujen hankinnoissa hankintasopimus voidaan tehdä myös olemaan voimassa toistaiseksi ja riippumaan yksittäisen vanhuksen yksilöllisestä tarpeesta (ks. HE 108/2016 vp, s. 139).

Jos puitejärjestelyn sisällä tehdään toistaiseksi voimassa olevia hankintasopimuksia, niin miten puitejärjestelyn ennakoitu arvo arvioidaan?

Puitejärjestelyissä ja dynaamisissa hankintajärjestelmissä hankinnan ennakoidun arvon laskennassa on käytettävä kaikkien puitejärjestelyn tai dynaamisen hankintajärjestelmän keston ajaksi suunniteltujen hankintasopimusten ennakoitua kokonaisarvoa (hankintalain 30 §:n 4 mom.).

Toistaiseksi tai määrittämättömän keston ajalle tehtävän hankintasopimuksen ennakoitu arvo lasketaan 48 kk:n arvon perusteella, ja sitä voidaan käyttää perusteena ennakoidun arvon laskennassa myös puitejärjestelyn sisäisissä hankinnoissa.

Esimerkki:

Palvelua koskeva puitejärjestely kestää viisi vuotta. Palvelun ennakoitu kuukausiarvo on 1000 euroa. Viiden vuoden aikana ennakoidaan tehtävän viisi puitejärjestelyyn perustuvaa hankintasopimusta:

• sopimus 1: määräaikainen sopimus 3 kk - ennakoitu arvo 3000 euroa (3 x kuukausiarvo 1000 euroa)
• sopimus 2: määräaikainen sopimus 5 kk - ennakoitu arvo 5000 euroa
• sopimus 3: määräaikainen sopimus 1 vuosi - ennakoitu arvo 12 000 euroa
• sopimus 4: määräaikainen sopimus 3 vuotta - ennakoitu arvo 36 000 euroa
• sopimus 5: voimassa toistaiseksi - ennakoitu arvo 48 000 euroa

Puitejärjestelyn ennakoitu arvo on siis yhteensä 104 000 euroa.

Jos tehdään kuuden vuoden puitejärjestely, lasketaanko ennakoitu arvo neljän vuoden vai kuuden vuoden arvon mukaan?

Puitejärjestelyissä ja dynaamisissa hankintajärjestelmissä hankinnan ennakoidun arvon laskennassa on käytettävä kaikkien puitejärjestelyn tai dynaamisen hankintajärjestelmän keston ajaksi suunniteltujen hankintasopimusten ennakoitua kokonaisarvoa (hankintalain 30 §:n 4 mom.). Koko puitejärjestelyn ennakoidun arvon laskennassa huomioidaan siis kaikki järjestelyn keston aikaiset hankinnat, eikä sovelleta ns. 48 kuukauden laskentasääntöä. Eli jos puitejärjestely kestää kuusi vuotta, lasketaan ennakoitu arvo kuudelta vuodelta. Ks. myös vastaus edellä, jossa esimerkkilaskelma viiden vuoden puitejärjestelyn ajalta.

Jos kaupunkikonserni on kilpailuttanut puitejärjestelyn, voivatko konsernin tytäryhteisöt hyödyntää puitejärjestelyä, vaikka ne eivät olisi ennen kilpailutusta ilmoittaneet liittymisestä puitejärjestelyyn? Vai olisiko tarjouspyynnössä pitänyt mainita asiasta?

Puitejärjestelyä käyttävät hankintayksiköt ja niiden yhteenlaskettu hankintojen enimmäismäärä taikka enimmäisarvo on ilmoitettava puitejärjestelyn kilpailutuksen hankinta-asiakirjoissa (hankintalain 42 §:n 4 mom.). Tytäryhteisöt ovat itsenäisiä oikeushenkilöitä ja erillisiä hankintayksiköitä, vaikka kuuluisivatkin kaupunkikonserniin. Jos siis tytäryhteisöjä ei ole selkeästi ilmaistu tarjouspyynnössä eikä niiden hankintoja huomioitu enimmäismäärän/-arvon laskennassa, eivät tytäryhteisöt nähdäksemme voi hyödyntää puitejärjestelyä.

Voiko hankintayksikkö tehdä puitejärjestelyn usean toimittajan kanssa (valita esim. kolme kokonaistaloudellisesti edullisinta toimittajaa ilman etusijajärjestystä) ja jättää tilauskohtaisen toimittajan valinnan vapaasti tilaajan harkittavaksi ainakin pienhankintojen osalta?

Hankintalain mukaan puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat voi tehdä ilman kevennettyä kilpailutusta vain, jos puitejärjestelyn kaikki ehdot ja järjestelyyn perustuvien hankintojen tarjoajien valinnan määrittävät puolueettomat ehdot on vahvistettu tarjouspyynnössä. Hankintayksikön vapaaseen harkintaan perustuvan valintatavan puolueettomuutta ei voi taata, joten vapaaseen harkintaan perustuva hankinta ei pääsääntöisesti ole lain mukaan mahdollista.

Hankintalain esitöiden (HE 108/2016 vp, s. 142) mukaan kansallisen kynnysarvon alittavat puitejärjestelyn sisäiset hankinnat voitaisiin tehdä vapaasti hankintayksikön valitsemalta puitejärjestelyyn otetulta toimittajalta. On kuitenkin hyvä huomata, että puitejärjestelyyn kuuluvien hankintojen ennakoitu arvo lasketaan hankintalain laskentasääntöjen perusteella yhteen. Puitejärjestelyyn perustuva yksittäinen kynnysarvon alle jäävä hankinta ei lähtökohtaisesti ole kynnysarvot alittava hankinta, vaan puitejärjestelyyn kuuluva osa, jossa noudatetaan puitejärjestelyn ehtoja. Puitejärjestelyyn kuuluvan osan katsominen kynnysarvot alittavaksi hankinnaksi voi olla hankintain pilkkomiskiellon (31 §) vastaista.

Jos koko puitejärjestelyn ennakoitu arvo jää hankintalain kynnysarvojen alle, voi hankintayksikkö valita vapaasti puitejärjestelytoimittajan, jos se on mm. hankintayksikön pienhankintaohje huomioiden mahdollista. 

Myös puitejärjestelyyn kokonaan kuulumattomat, ennakoidulta arvoltaan kynnysarvon alittavat hankinnat voidaan tehdä kilpailuttamatta, jos se on hankintayksikön pienhankintaohjeen mukaan mahdollista. Tällainen hankinta on siis mahdollista tehdä myös joltain hankintayksikön johonkin puitejärjestelyyn valitulta toimittajalta. Kyse ei siis tällöin kuitenkaan ole puitejärjestelyyn perustuvasta hankinnasta.

Voiko ns. hybridimallin puitejärjestelyssä sovittu yksittäisen hankinnan minikilpailutuksen raja olla miten korkea tahansa?

Raja voi periaatteessa olla miten korkea tahansa, kunhan ilman kilpailuttamista tehtävien hankintojen toimittajavalinnan malli on selvästi määritelty. Hankintayksiköllä ei voi olla rajoittamaton harkintavalta toimittajan valinnassa.

Miten hankintayksikkö voisi huomioida asiakkaan yksikölliset tarpeet toimittajan valinnassa terveydenhuollon tarvikkeiden puitejärjestelyssä? Toimittajia ei voida vain laittaa ranking-järjestykseen, sillä tarpeet vaihtelevat asiakaskohtaisesti.

Asia tulee huomioida ennakkoon puitejärjestelyn ehdoissa. Varminta on määritellä, millä tavoin asiakkaan ominaisuudet vaikuttavat valintaan (esim. x tyyppisten asiakkaiden hoidossa valitaan toimittaja, jolla asia y on tarjouksen perusteella paras). Toimittajan voi myös suoraan valita asiakastyypeittäin, eli kilpailuttaa tuotteet erikseen erilaisille asiakasryhmille (esim. lapset, vanhukset) soveltuvia vaihtoehtoja. Lisäksi joissain tapauksissa (esim. asiakkaan henkilökohtaiseen käyttöön tulevat apuvälineet) on mahdollista määrittää, että asiakas voi itse valita toimittajan, jolloin ei ole tarpeen vahvistaa tarkempaa toimittajien etusijajärjestystä. Luonnollisesti toimittajan valintatavaksi voi valita myös kevennetyn kilpailutuksen.

Puitejärjestelyhankintojen tekeminen suoraan palvelutuottajalta: voiko perusteena olla sosiaalihuoltolain mukaisesti asiakkaan tai lapsen etu?

Lähtökohtaisesti puitejärjestelyyn perustuvien hankintojen toimittajan valinnan malli on kuvattava ennakkoon hankinta-asiakirjoissa, eikä valintaa saa perustua hankintayksikön subjektiiviseen harkintaan. Siten kaikki toimittajavalinnassa käytettävät perusteet on oltava ennalta ilmoitettuja ja toimittajavalinnan on oltava mekaanista (ks. vastaukset edellä). Hankintalain liitteen E sosiaali- ja terveyspalveluihin ei kuitenkaan sovelleta sellaisenaan hankintalain puitejärjestelyjä koskevia sääntöjä, vaan enemmän joustoa sisältäviä hankintalain 12 luvun sääntöjä. Lisäksi sosiaali- ja terveyspalveluhankinnoissa on luonnollisesti huomioitava myös kyseistä palvelua koskeva lainsäädäntö ja käyttäjien erityistarpeet (hankintalain 108 §).

Oikeuskäytännössä on kuitenkin katsottu, että avoimuusperiaate sekä tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vaatimus edellyttävät, että myös liitteen E hankinnoissa/puitejärjestelyissä tieto toimittajien valintatavasta ilmoitetaan etukäteen hankinta-asiakirjoissa siten, ettei hankintayksikölle jää rajoittamatonta harkintavaltaa toimittajan valinnassa (ks. esim. MAO H209/2021). Suosittelemme, että hankintayksikkö pyrkisi määrittämään mahdollisuuksien mukaan tarkemmin, miten toimittajavalinta tapahtuu. Vaihtoehtoisesti esim. kevennetty kilpailutus voi mahdollistaa ennakkoon määritettyä toimittajavalintaa paremmin yksiköllisten seikkojen huomioimisen palveluntuottajan valinnassa. Lisäksi tarjouspyyntöasiakirjoissa voi esimerkiksi esittää asiakkaan vaikutusmahdollisuudet suorituspaikan valinnan osalta esimerkiksi asuinalueen perusteella. Myös asiakkaan oman valinnan mahdollisuutta voi joissain tapauksissa hyödyntää. 

Mikä on hankintalain esitöissä mainittu hankintayksikön hankkijaprofiili?

Termi mainitaan hankintalain hallituksen esityksessä (HE 108/2016 vp, s. 140): ”Puitejärjestelyissä, joissa kaikki ehdot on vahvistettu, hankinnat voivat perustua esimerkiksi myös menettelyyn, jossa hankinnat tehdään siltä toimittajalta, jonka palvelujen hinnat ovat alhaisemmat hankintayksikön hankkijaprofiilin mukaisissa hankinnoissa.” Termiä ei ole laissa tai lain esitöissä tarkemmin määritelty.

Hallituksen esityksen teksti jatkuu kuitenkin esimerkillä: ”Tällainen malli soveltuu esimerkiksi matkatoimistopalvelujen hankintaan, jolloin toimittajavalinnan ratkaisee hankintayksikön henkilöstön edellisen vuoden matkojen ja hankintayksikön tarvitsemien palvelujen luonne ja määrä.”

Hankkijaprofiililla tarkoitettaneen siis eri hankintayksiköiden erilaisia tarpeita ja ostokäyttäytymistä. Yhteishankintana tehdyissä puitejärjestelyissä voi olla mukana useita hankintayksiköitä, joista kullakin on omanlaisensa hankkijaprofiili. 

Mikä on hankintalain esitöissä mainittu laskenta-arkki?

Myös laskenta-arkki mainitaan hankintalain hallituksen esityksessä, eikä termiä ole tarkemmin määritelty: ”Keskeistä mallin [usean toimittajan puitejärjestely, jossa hankinnat tehdään suoraan toimittajalta ilman kevennettyä kilpailutusta] käytölle on se, että kaikki toimittajavalinnassa käytettävät perusteet on ennalta ilmoitettu, toimittajavalinta on mekaaninen ja perustuu esimerkiksi laskenta-arkkiin eikä siinä käytetä subjektiivista harkintaa.”

Tulkitsemme, että laskenta-arkki voisi olla esim. tarjouksien perusteella laadittu hintataulukko, jonka perusteella hankintayksikkö voi laskea, mikä tarjouksista on kulloinkin edullisin.

Esimerkki:

Tarjouspyynnön mukaan toimittajaksi valitaan hankintayksikön kulloisenkin tilaustarpeen mukaan edullisin toimittaja. Valinta perustuu ao. taulukkoon (ns. laskenta-arkki):

Toimittaja/tuote	Toimittaja 1	Toimittaja 2	Toimittaja 3
Tuote a	1 €	2 €	3 €
Tuote b	2 €	3 €	1 €
Tuote c	3 €	1 €	2 €

 

Hankintayksikkö aikoo ostaa:

• 1 kpl tuotetta a
• 2 kpl tuotetta b
• 3 kpl tuotetta c

Hankintayksikkö valitsee puitejärjestelyyn perustuvan hankintasopimuksensa sopimuskumppaniksi Toimittajan 2, koska hankintayksikkö saa tarvitsemansa tuotteet edullisimmin Toimittajalta 2.

 

Seuraavalla kerralla hankintayksikkö aikoo ostaa puolestaan puitejärjestelyyn perustuen:

• 5 kpl tuotetta a
•  

Hankintayksikkö valitsee tällä kertaa Toimittajan 1, koska hankintayksikkö saa tarvitsemansa tuotteet edullisimmin Toimittajalta 1.

Puitejärjestelyyn on valittu 3 toimittajaa etusijajärjestyksessä. Voiko puitejärjestelyn sisällä tehdä minikilpailutuksen yksittäisestä ostosta sopimukseen kuuluvasta tuotteesta/palvelusta siten, että ennakkoon määritelty järjestys muuttuu? 

Ns. hybridimalli, eli sellainen malli, jossa osa ostoista tehdään suoraan puitejärjestelyyn valituilta puitejärjestelyn ehtojen mukaisesti ja osa minikilpailutetaan, on mahdollinen. Hankinnan ehdoissa tulee kuitenkin määritellä ennakkoon, missä tilanteessa käytetään etusijajärjestystä ja missä tilanteissa kevennettyä kilpailutusta.

Jos puitejärjestelyssä on etusijajärjestys, pitääkö sitä aina noudattaa vai voidaanko kuitenkin minikilpailuttaa, vaikka tästä ei ole hankinta-asiakirjoissa mainintaa?

Ei nähdäksemme voida minikilpailuttaa. Avoimuusperiaatteen ja tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaatteiden mukaisesti tarjoajien tulee tietää, mihin seikkoihin toimittajan valinta perustuu. Hankintayksikön on myös noudatettava tarjouspyynnössä ja hankinta-asiakirjoissa ilmoittamaansa toimintatapaa. Nähdäksemme hankintayksikkö ei voi käyttää minikilpailutusta, jos puitejärjestelyn kaikki ehdot on vahvistettu ja hankintayksikkö on ilmoittanut tekevänsä kaikki tilaukset kilpailuttamatta noudattaen puitejärjestelyssä vahvistettuja ehtoja.

Täytyykö kaikille toimittajille antaa mahdollisuus tarjota minikilpailutuksiin, vai voiko minikilpailutuksiin valita tarjoajiksi vain siihen soveltuvimmat puitejärjestelytoimittajat?

Lähtökohtaisesti kaikki toimittajat valitaan minikilpailutukseen, ellei puitejärjestelyn ehdoissa ole selkeästi toisin todettu. Jos minikilpailutuksiin valitaan tarjoajiksi vain osa toimittajista, tarjouspyynnössä on esitettävä ne objektiiviset perusteet, joiden perusteella valitaan mukaan pääsevät toimittajat (ks. esim. MAO 56/19).

Silloin, jos toimittajat on valittu puitejärjestelyyn osa-alueittain, tarjoukset pyydetään vain kyseisen osa-alueen toimittajilta.

Onko kevennetyn kilpailutuksen tarjouspyyntö lähetettävä kaikille puitejärjestelyn toimittajille myös silloin, kun tiedetään entuudestaan, että jollain toimittajalla ei ole jotain tiettyä erityisosaamista tai vaikka resurssia kyseiseen hankinnan kohteeseen?

Ks. vastaus edellä. Tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takaamiseksi tarjouspyyntö on lähetettävä kaikille puitejärjestelyn/osa-alueen toimittajille, ellei puitejärjestelyn ehdoissa ole selkeästi toisin todettu. Toimittaja voi jättää tarjoamatta, jos sillä ei ole hankintaan vaadittua erityisosaamista tai resursseja.

Onko minikisoissa menettelyeroja sen suhteen, mikä kilpailutettavan hankinnan ennakoitu arvo on? Eli pitääkö puitejärjestelyn sisällä kilpailuttaessa huomioida sen omien sääntöjen ohella vielä hankintalain EU-menettelyjä koskevat säännökset (esim. sähköisen menettelyn vaatimus tai poikkeuksellisen alhaista hintaa koskeva säännös)? Voiko esim. EU-kynnysarvon ylittävissä minikisoissa pyytää tarjouksen sähköpostilla?

Kaikki minikilpailutukset arvosta riippumatta on tehtävä hankintalain 43 §:n 4 mukaisesti, eli hankintayksikön on mm. pyydettävä kirjallisesti tarjous puitejärjestelyyn valituilta toimittajilta, määrättävä riittävä tarjousaika ja valittava paras tarjous noudattaen tarjouspyynnössä esitettyjä kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteita. Minikilpailutuksissa myös tarjoukset on annettava kirjallisesti ja niiden sisältö on pidettävä luottamuksellisena tarjousajan päättymiseen saakka. Minikilpailutukset on kuitenkin tarkoitettu toteutettavan kevyin menettelyin. Siten niihin ei sovelleta esimerkiksi hankinta-asiakirjojen sisältöä ja yleisesti saataville saattamista, ilmoitusmenettelyjä tai määräaikoja koskevia menettelyvelvoitteita (HE 108/2016 vp, s. 141).

Onko päätös liittyä yhteishankintana kilpailutettavaan puitejärjestelyyn hankintapäätös? 

Liittyminen valmisteilla olevaan yhteishankintaan ei nähdäksemme ole hankintalaissa tarkoitettu hankintapäätös, koska kyseessä ei ole vielä aloitettu hankintamenettely eikä päätöksellä ole lähtökohtaisesti vaikutusta ehdokkaan tai tarjoajan asemaan ennen menettelyn aloittamista.  Yksinomaan hankinnan valmistelua koskevaa päätöstä koskee lisäksi muutoksenhakukielto (hankintalain 146 §:n 2 mom. 1 kohta).

Varsinainen hankintapäätös yhteishankintana toteutetun tarjouskilpailun ratkaisusta tehdään vasta kilpailutuksen lopputuloksena. Siten hankintapäätös pitää aina tehdä, ja tästä päätöksestä hankintamenettelyn asianosaiset voivat hakea muutosta hankintalain nojalla valituksella markkinaoikeudelta tai tekemällä vaatimuksen hankintaoikaisusta. Yhteishankinnoissa hankintapäätöksen tekee usein yhteishankintayksikkö

Liittyminen voimassa olevaan yhteishankintana kilpailutettuun puitejärjestelyyn on kuitenkin hankintayksikön itse toteuttama hankintamenettelyn vaihe, jolla voi olla vaikutusta tarjoajan asemaan ja johon voi siten hakea muutosta tekemällä valituksen markkinaoikeuteen (ks. esim. KHO 2024:23).

Pitääkö puitejärjestelyn sisäisistä tilauksista tehdä päätös? Riittääkö, jos päätös tehdään vain minikilpailutuksista?

Puitejärjestelyyn perustuvassa hankinnassa hankintayksikön ei tarvitse tehdä hankintalaissa tarkoitettua hankintapäätöstä, jos:

1) hankinta tehdään puitejärjestelyssä vahvistettujen ehtojen mukaisesti ilman kilpailuttamista; tai

2) puitejärjestelyyn perustuvassa kilpailuttamisessa hankinnan arvo ei ylitä EU-kynnysarvoa.

Puitejärjestelyn sisäisistä hankinnoista, jotka voidaan puitejärjestelyn ehtojen mukaan tehdä ilman kilpailutusta tai jotka eivät ylitä EU-kynnysarvoa, ei ole pakko tehdä hankintapäätöstä. Monissa organisaatioissa kuitenkin edellytetään, että varojen käytöstä tehdään hallinnollinen päätös/menopäätös silloinkin, kun hankintalaissa tarkoitettua toimittajan valintaa tai muuta menettelyssä tehtyä ratkaisua koskevaa päätöstä ei ole tarpeen tehdä. Myös hyvän hallinnon periaatteet ja muu lainsäädäntö (esim. kunnissa kuntalaki) saattavat edellyttää päätöksen tekemistä. Päätöksen tekeminen erityisesti minikilpailutuksissa on yleensä järkevää myös muutoksenhaun kannalta; jos päätöstä ei anneta tiedoksi asianosaisille, seurauksena voi olla, että muutoksenhakuaika ei ala kulua. 

Pitääkö kevennetyistä kilpailutuksista tehdä hankintapäätös liitteen E mukaisissa sote-hankinnoissa, joissa ei sovelleta EU-menettelyjä?

Hankintayksiköllä ei ole lain mukaan velvollisuuttaa tehdä hankintapäätöstä, mutta päätöksen tekeminen on yleensä suositeltavaa (ks. vastaus edellä).

Liitteen E hankintoja koskevassa hankintalain 12 luvussa ei ole sääntöjä puitejärjestelyistä, joten menettelyt voivat olla joustavampia kuin EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Puitejärjestelyn toimintatavoista ja muista ehdoista tulee hankintalain periaatteiden mukaisesti ilmoittaa ennakkoon hankinta-asiakirjoissa.

Mikä on odotusaika puitejärjestelyssä, 10 pv vai 14 pv?

Puitejärjestelytoimittajan/-toimittajien valintaa koskevan hankintapäätöksen tekemisen jälkeen odotusaika ennen sopimuksen tekemistä on 14 päivää päätöksen tiedoksisaannista. Sen sijaan puitejärjestelyyn perustuvassa hankinnassa, eli esim. minikilpailutusta koskevan hankintapäätöksen tekemisen jälkeen odotusaika on 10 päivää. Tätä odotusaikaa ei kuitenkaan ole pakko noudattaa, vaan sopimus on mahdollista solmia välittömästi. Jos odotusaikaa ei noudateta, muutoksenhakuaika pitenee 30 päivään (hankintalain 147 §:n 2 mom.)

Voiko hankintayksikkö tehdä puitejärjestelyhankinnan siten, että se käyttää hankintapäätöksen kohteena olevat tuotteet jo ennen kuin hankintapäätös on saanut lainvoiman? Tällainen tilanne voi olla esim. terveydenhuollon tarvikkeissa, kun jotain haastavaa potilastapausta varten tilataan spesifit tuotteet, eikä hankintapäätös ehdi saada lainvoimaa ennen potilaan hoitoa.

Ks. vastaus edellä. Odotusaikaa ei tarvitse noudattaa puitejärjestelyn perusteella tehtävissä hankinnoissa. Hankintayksikkö voi siis tehdä sopimuksen/tilauksen jo ennen kuin puitejärjestelyyn perustuvaa hankintaa koskeva hankintapäätös on saanut lainvoiman.

Pitääkö kevennetyistä kilpailutuksista tehdä aina erillinen sopimus?

Hankintalain 128 §:n mukaan hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikön on tehtävä hankintasopimus. Hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen tekemisellä. Hankintalaissa ei ole puitejärjestelyyn perustuvia hankintoja koskevaa nimenomaista poikkeusta em. säännöksestä. Suosittelemme siis erillisen sopimuksen tekemistä myös kevennetyistä kilpailutuksista. 

Käytännössä sopimukseksi voitaneen katsoa myös hankintayksikön kirjallinen tilaus, jossa on esim. viittaukset puitejärjestelyyn ja kevennettyyn kilpailutukseen tai josta muuten käyvät ilmi puitejärjestelyyn perustuvaa hankintaa koskevat ehdot. Usein hankintayksiköt käytännössä kirjaavat puitesopimukseen, että minikilpailutetuissa hankinnoissa noudatetaan puitesopimuksen ehtoja. Tällöin tapana on vahvistaa sääntö kirjallisessa tilauksessa. 

Miten hankintalain 136 §:ssä sallittujen vähäisten sopimusmuutosten prosentuaalisia ja euromääräisiä rajoja tulee arvioida, kun on kyse osiin jaetusta puitejärjestelystä, johon on valittu useita toimittajia? Pitääkö sallittu muutoksen suuruus laskea koko puitejärjestelyn arvon perusteella, vai verrataanko muutosta esim. hankintailmoituksessa määritettyyn hankinnan osan ennakoituun arvoon?

Tästä ei ole nimenomaisesti säädetty hankintalaissa, eikä asiasta ole tiedossamme oikeuskäytäntöä. Laissa esim. vähäarvoisten sopimusmuutosten arvon määrittelyssä mainitaan vertailukohtana vain hankintasopimuksen alkuperäinen arvo. Muutoksen arvoa ei siis arvioida suhteessa hankinnan ennakoituun arvoon, vaan alkuperäisen sopimuksen todelliseen arvoon. Siten perusteltua voisi olla verrata muutoksen arvoa sitä koskevan (puite)sopimuksen arvoon.

Voidaanko usean toimittajan puitejärjestelyssä irtisanoa tai purkaa sopimus yhden toimittajan kanssa, ja jatkaa puitejärjestelyä jäljelle jäävien toimittajien kanssa?

Puitejärjestelytoimittajan kanssa tehty puitejärjestelyä koskeva sopimus voidaan päättää sen ehtojen mukaisesti. On kuitenkin hyvä huomata, että yksittäisen puitejärjestelytoimittajan irrottaminen puitejärjestelystä saattaa muuttaa puitejärjestelyä olennaisesti, sillä se voi muuttaa tehtyjen sopimusten taloudellista tasapainoa jäljelle jäävien toimittajien hyväksi tavalla, jota ei ole määritetty alkuperäisessä puitejärjestelyssä. Puitejärjestelyn olennainen muuttaminen on lähtökohtaisesti kiellettyä ilman uutta kilpailutusta. Muutos on kuitenkin sallittu, jos sille on jokin laissa mainittu peruste (hankintalain 136 §).

Varminta on huomioida asia ennakkoon puitejärjestelyn ehdoissa, eli määritellä, miten puitejärjestely jatkuu, jos sopimus yksittäisen puitejärjestelytoimittajan kanssa joudutaan päättämään kesken puitejärjestelyn voimassaolon. Suositeltavaa on ilmoittaa asiasta jo tarjouspyynnössä.

Hankintayksikön tulee muistaa myös puitejärjestelytoimittajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu. Vain yhden toimittajan sopimuksen irtisanominen yleisen irtisanomisehdon perusteella ilman erityistä perustetta (kuten sopimusvelvoitteiden laiminlyönti) kesken puitejärjestelyn voi nähdäksemme vaarantaa toimittajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun.

Monesti todetaan, että puitejärjestelyn vaikutukset lakkaavat, kun se "tulee täyteen", eli kun puitejärjestelyn enimmäismäärä ja/tai enimmäisarvo saavutetaan. Mitä tämä tarkoittaa sopimusteknisesti? Purkautuuko sopimus itsestään? Jääkö se vain ilmaan? Pitääkö asia huomioida sopimuksen ehdoissa jotenkin?

Kun puitejärjestelyn vaikutukset lakkaavat, puitejärjestely käytännössä raukeaa eikä sen perusteella voi enää tehdä uusia hankintoja. Puitejärjestelyä koskevaa sopimusta ei siis tarvitse erikseen irtisanoa. Asian voi kuitenkin selvyyden vuoksi huomioida sopimusehdoissa. Lisäksi on yleensä selkeintä ilmoittaa tilanteesta kirjallisesti puitejärjestelytoimittajalle.