Huutokaupasta ilmoittaminen ja huutokauppakutsu

Sähköisen huutokaupan käytöstä on ilmoitettava kansallisessa hankintailmoituksessa tai EU-hankintailmoituksessa. Lisäksi hankintayksikön tulee lähettää huutokauppaan valituille tarjoajille ns. huutokauppakutsu.

Ilmoitus sähköisen huutokaupan käytöstä synnyttää myös velvoitteen käyttää sähköistä huutokauppaa. Tästä voidaan kuitenkin poiketa, mikäli tarjouksia saadaan vain yksi.

Tarjousten vastaanoton jälkeen hankintayksikön tulee suorittaa tarjousten kokonaisarviointi. Hankintayksikkö arvio tällöin tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden ja tarjoajien soveltuvuuden. Tämän jälkeen suoritetaan tarjousten alustava vertailu. Alustavassa vertailussa hankintayksikkö vertailee ja pisteyttää tarjouksen huutokaupan kohteen ulkopuolelle jäävien laatutekijöiden osalta.

Kutsu sähköiseen huutokauppaan

Tarjousten alustavan kokonaisarvioinnin jälkeen hankintayksikön tulee pyytää samanaikaisesti sähköisin keinoin kaikkia hyväksyttävän tarjouksen tehneitä tarjoajia esittämään sähköisesti uusia hintoja tai uusia arvoja vertailuperusteille. Hankintayksikkö lähettää tällöin tarjoajille ns. huutokauppakutsun.

Sähköistä huutokauppaa koskevan kutsun on sisällettävä:

1. kaikki tarvittavat tiedot käytetystä sähköisestä huutokauppajärjestelmästä sekä käytettävien sähköisten viestintäyhteyksien teknisistä edellytyksistä;
2. sähköisen huutokaupan alkamispäivä ja kellonaika;
3. tarvittaessa sähköisen huutokaupan vaiheiden lukumäärä ja kunkin vaiheen aikataulu;
4. matemaattinen kaava, jonka mukaan uusi järjestys määräytyy automaattisesti sähköisessä huutokaupassa esitettyjen uusien hintojen tai uusien arvojen perusteella; jos kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetään parasta hinta-laatusuhdetta, kaavan tulee sisältää kaikkien valittujen vertailuperusteiden suhteellinen painotus; mahdolliset hinnan vaihteluvälit on esitettävä ennalta määrättynä arvona;
5. jos vaihtoehtoja hyväksytään, jokaiselle vaihtoehdolle tulee määritellä erillinen kaava;
6. perusteet sähköisen huutokaupan lopettamiselle sekä mahdollisesti viimeisen tarjouksen jättämisen jälkeinen aika, jonka kuluessa vielä odotetaan uusia tarjouksia.

Huutokauppaa koskevaan kutsuun on liitettävä myös alustavan kokonaisarvioinnin tulokset. Kokonaisarvioinnin tulee sisältää tarjouksen sisällön arviointi ja avoimessa menettelyssä myös tarjoajan soveltuvuuden arviointi. Lisäksi yksittäiselle tarjoajalle lähetettävään kutsuun voidaan liittää tieto tarjoajan sijoituksesta muihin tarjoajiin nähden paljastamatta kuitenkaan tarjoajien nimiä.