Sähköisen luettelon käytöstä ilmoittaminen ja käyttö

Sähköisten luetteloiden käytöstä on mainittava hankintailmoituksessa. Lisäksi hankintayksikön on ilmoitettava hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä luettelon muotoa, käytettäviä sähköisiä laitteita sekä tietojenvaihtoa koskevia teknisiä järjestelyjä ja eritelmiä koskevat tiedot. Tämä on tärkeää, jotta tarjoajat antaisivat keskenään muodoltaan vertailukelpoisia tarjouksia ja että luetteloita voidaan teknisesti vastaanottaa ja käsitellä.

Sähköisten luetteloiden tulee täyttää hankintayksikön hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä asettamat vaatimukset sekä muotovaatimukset tarjouksille ja sähköisille luetteloille. Luetteloon otettavat tuotteet tulee määritellä noudattaen hankinnan kohteen kuvauksesta säädettyä. Hankinnan kohde on määriteltävä sillä tarkkuudella, että tarjouksia voidaan antaa sähköisen luettelon muodossa ja että puitejärjestelyn tai dynaamisen hankintajärjestelmän aikana luetteloa voidaan päivittää. Tarjoajat vastaavat siitä, että sähköiset luettelot täyttävät hankintayksikön hankinta-asiakirjoissa asettamat vaatimukset sekä muotovaatimukset tarjouksille ja sähköisille luetteloille. Säännöksen mukaista ei olisi se, että tarjoajat toimittaisivat ainoastaan yleisen myyntiluettelonsa, vaan luettelot on mukautettava kutakin hankintaa varten. Mukauttamisella varmistettaisiin se, että tarjoajien tiettyyn hankintamenettelyyn toimittama luettelo sisältää vain niitä tavaroita, palveluja tai urakoita, jotka vastaavat hankintayksikön vaatimuksia.

Sähköiset luettelot on laadittava ja toimitettava hankintayksikölle sähköistä tietojenvaihtoa koskevien vaatimusten mukaisesti. Luettelojen muotoa, laitteita ja viestintäyhteyttä koskevat vaatimukset eivät saisi asettaa perusteettomia esteitä toimittajien mahdollisuuksille osallistua hankintamenettelyihin.