Muun kuin sähköisen muodon käyttäminen tietojenvaihdossa

Hankintamenettelyyn liittyvä tietojenvaihto voidaan käydä muussa kuin sähköisessä muodossa tyhjentävästi listatuissa tilanteissa.

Hankintamenettelyyn liittyvä tietojenvaihto voidaan toimittaa postitse tai muulla soveltuvalla toimitustavalla taikka näiden ja sähköisten välineiden yhdistelmänä seuraavissa tapauksissa:

1. hankinnan erityisluonteen vuoksi sähköisten viestintämuotojen käyttö edellyttää erikoisvälineitä, -laitteita tai tiedostomuotoja, joita ei ole yleisesti saatavilla tai joita yleisesti saatavilla olevat sovellukset eivät tue;
   Tällaisia poikkeustapauksia olisi esimerkiksi suurikokoisten tulostinten käyttö tarjousten tai osallistumishakemusten laatimisessa
    
2. tarjousten tekemisessä käytetty sovellus käyttää tiedostomuotoja, joita ei voida käsitellä millään muulla avoimella tai yleisesti saatavilla olevalla sovelluksella tai jota tarjoaja ei voi sovellusten lisensointiin liittyvistä syistä antaa hankintayksikön saataville latausta tai etäkäyttöä varten;
    
3. sähköisen viestintämuodon käyttö edellyttää erikoislaitteita, joita ei ole yleisesti hankintayksikön saatavilla;
    
4. hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä vaaditaan toimittamaan fyysinen malli tai pienoismalli, jota ei voida toimittaa sähköisesti;
   Tällainen tilanne olisi käsillä myös, kun hankintayksikkö vaatisi tarjouksen yhteydessä fyysisen mallikappaleen tarjotusta tuotteesta.
    
5. muiden kuin sähköisten viestintämuotojen käyttö on tarpeen sähköisten viestintämuotojen turvallisuuden loukkauksen vuoksi;
   
   Tällainen loukkaus olisi esimerkiksi rikoslain (39/1889) 38 luvun 8 §:ssä tarkoitettu tietomurto tai 8 a §:ssä tarkoitettu törkeä tietomurto, jonka johdosta lain 64 §:ssä asetettujen tietoturvallisuutta koskevien vaatimusten toteutumista ei voitaisi varmistaa.  
6. muiden kuin sähköisten viestintämuotojen käyttö on tarpeen hankintamenettelyssä käsiteltävien tietojen erityisen arkaluonteisuuden suojaamiseksi, eikä suojaamista voida riittävällä tavalla varmistaa käyttämällä sähköisiä välineitä ja laitteita, jotka ovat toimittajien yleisesti saatavilla tai jotka voidaan saattaa näiden saataville 63 §:ssä tarkoitetulla tavalla.

Esimerkiksi tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa annetun valtioneuvoston asetuksen (681/2010) 19 §:n mukaan asetuksen tarkoittamaan suojaustasoon I tai II kuuluvaa asiakirjaa ei saa siirtää yleisessä tietoverkossa.

Perusteluvelvollisuus

Jos tietojenvaihto käydään muutoin kuin sähköisesti, on hankintayksikön perusteltava tämä hankintapäätöksessä tai hankintamenettelyä koskevassa erillisessä kertomuksessa.

Suullinen tietojenvaihto

Erityisesti neuvotteluja sisältävissä menettelyissä suullinen tietojenvaihto on tarpeen ja perusteltua menettelyn tehokkaan etenemisen ja joustavuuden varmistamiseksi. Hankintayksikkö voikin toimittaa hankintamenettelyyn liittyvän tietojenvaihdon suullisesti edellyttäen, että suullisen viestinnän sisältö dokumentoidaan riittävällä tavalla. Erityisesti sellainen suullinen viestintä tarjoajien kanssa, joka saattaa vaikuttaa merkittävästi tarjousten sisältöön ja arviointiin, on dokumentoitava riittävästi ja asianmukaisin välinein.

Kuitenkaan tarjouspyyntöä ja muita hankinta-asiakirjoja, osallistumishakemuksia ja tarjouksia ei saa toimittaa tai vaatia toimittamaan suullisessa muodossa. Avoimuuden ja syrjimättömyyden periaatteiden mukaisesti kyseisten asiakirjojen sisältämän tiedon tulee olla yksiselitteistä ja kontrolloitavissa. Yksiselitteisyys ja kontrolloitavuus saavutetaan vain silloin, kun tarjouspyyntö, muut hankinta-asiakirjat, osallistumishakemukset ja tarjoukset ovat kirjallisessa muodossa.