23.5.2024
Suunnittelu ja valmistelu

Markkinakartoitus

Ennen hankintamenettelyn aloittamista hankintayksikkö voi tehdä markkinakartoituksen hankinnan valmistelua varten ja antaa tietoa toimittajille tulevaa hankintaa koskevista suunnitelmistaan ja vaatimuksistaan.

Markkinakartoitusta ei ole määritelty tyhjentävästi hankintalaissa. Yleisesti sillä tarkoitetaan kaikkea sitä markkinoilla olevaa tietoa, jota hankintayksikön on mahdollista saada ja hyödyntää hankintaa suunnitellessaan.

Markkinakartoituksen tekeminen ennen hankintamenettelyn aloittamista ei ole kuitenkaan hankintayksikölle velvollisuus (katso esimerkiksi markkinaoikeuden sivustolta ratkaisut MAO:293/19 ja MAO:582/18).

Markkinakartoituksen keinot ja muodot

Markkinakartoituksessa hankintayksikkö voi käyttää erilaisia keinoja ja muotoja: se voi tehdä esimerkiksi tietopyynnön internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi (HILMA), jossa se pyytää kyseisen alan toimittajia osallistua vapaamuotoiseen dialogiin hankinnan kohteesta ja sen määrittelystä.

Hankintayksikkö voi myös itse selvittää markkinoilla olevia vaihtoehtoja ja kutsua toimittajia esittelemään tuotteitaan hankintayksikölle. Markkinavuoropuhelu ei siten ole yksipuolista, vaan kartoituksen aikana tai sen osana hankintayksikkö voi antaa tietoa toimittajille hankintaa koskevista suunnitelmistaan ja vaatimuksistaan.

Markkinakartoituksen tarkoituksena on yleensä lisätä hankintayksikön markkinatuntemusta, kartoittaa markkinoilla olevia eri vaihtoehtoja ja saada tarkempi käsitys siitä, miten hankinnan kohde kannattaisi tarjouspyynnössä määritellä, esimerkiksi sen perusteella, minkälaisia sopimusehtoja tai tuotteiden hinnoittelumekanismeja tietyllä alalla esiintyy. Markkinakartoituksen avulla voidaan myös esimerkiksi keskustella hankinnan kohteen teknistä toteutusta edistävistä vertailuperusteista (katso korkeimman oikeuden verkkosivuilta esimerkiksi KHO 2017:152). Tällöin kuitenkin tulee muistaa ja huomata, ettei menettely saa johtaa toimittajien tasapuolisen kohtelun ja syrjimättömyyden periaatteiden vastaisuuteen. Markkinakartoituksen tulosten perusteella hankintayksikkö voi myös harkita tarkemmin esimerkiksi sitä, millaisessa hankintamenettelyssä hankinta on syytä kilpailuttaa tai millaisista osista hankittava kokonaisuus luontevasti koostuisi.

Markkinakartoitus on osa hankinnan suunnittelua, ja se sijoittuu aikaan ennen lopullisen hankintamenettelyn aloittamista. Jotta toimittajien kanssa käytävästä markkinakartoituksesta olisi hankintayksikölle hyötyä, on sen perusteltua hahmotella omaa hankintatarvettaan ja -tavoitteitaan jo ennen markkinakartoituksen tekemistä. Hankintatarpeen määrittelyssä voidaan apuna käyttää esimerkiksi asiakkaita, joiden käyttöön jokin palvelu tulisi. Huolellisella suunnittelulla on olennainen rooli hankinnan onnistumisen kannalta.

Markkinakartoituksessa hankintayksikkö voi käyttää riippumattomia asiantuntijoita, muita viranomaisia tai potentiaalisia toimittajia. Jos hankintayksikkö käyttää apuna ulkopuolista asiantuntemusta, tulee hankintayksikön varmistaa, että mikään mukana oleva taho ei pääse vaikuttamaan suhteettomassa määrin siihen, miten hankinnan kohde kuvataan tarjouspyynnössä tai miten se suunnitelmien mukaan toteutetaan. Ulkopuolisten tahojen neuvoja voidaan käyttää apuna hankintamenettelyn suunnittelussa ja toteuttamisessa, mutta neuvojen käyttäminen ei kuitenkaan saa johtaa kilpailun vääristymiseen syrjimättömyyden ja avoimuuden periaatteiden vastaiseen menettelyyn.

Tietopyyntö, markkinavuoropuhelu ja tekninen vuoropuhelu

Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi markkinakartoituksesta ilmoittaminen Hilma-ilmoituksella on suositeltavaa. Tietopyyntö, markkinavuoropuhelu ja tekninen vuoropuhelu ovat pitkälti synonyymeja avoimesti Hilman kautta toteutettavalle markkinakartoitukselle.

Teknisellä vuoropuhelulla tarkoitetaan vuoropuhelun muotoa, jossa hankintayksikkö pyytää potentiaalisilta toimijoilta kommentteja tarjouspyyntöluonnoksesta. Tekninen vuoropuhelu on suositeltavaa käydä kirjallisessa muodossa. Vuoropuhelussa hankintayksikkö pyrkii saamaan tietoa hankinnan kohteen teknisestä kehyksestä. Hankintayksikkö on edelleen vastuussa tarjouspyyntöasiakirjojen sisällöstä.

Kansallisissa hankinnoissa markkinakartoituksesta ilmoitetaan Hilmassa kansallinen ennakkoilmoitus / markkinakartoitus -lomakkeella. EU-kynnysarvot ylittävästä avoimesta markkinavuoropuhelusta ilmoitetaan ennakkoilmoituslomakkeella.

Hankintayksikön tulee valita, käytetäänkö ennakkoilmoitusta vain markkinakartoitukseen vai lyhennetäänkö ennakkoilmoituksella myös määräaikoja. Kun ennakkoilmoitusta käytetään lyhentämään määräaikoja, tulee hankinnasta ilmoittaa tarkemmat tiedot kuin siinä tapauksessa, että ennakkoilmoitusta käytetään vain markkinakartoituksesta ilmoittamiseen. 

Hilma-ilmoituksen sisältö

  1. Hankinnan kohteen määrittely (riittävällä tasolla, jotta markkinakartoitukseen voidaan vastata).
  2. Alustava aikataulu hankinnalle (jos tiedossa).
  3. Yhteystiedot vuoropuhelua varten tai/ja tieto esittelytilaisuudesta/työpajasta (vuoropuhelun järjestämistavasta riippuen).
  4. Tieto siitä, mitä hankintayksikkö toivoo tietopyyntöön vastaavilta (tuote-esittely, ratkaisu tiettyyn ongelmaan, vastauksia tiettyihin kysymyksiin jne.).

Markkinavuoropuhelun toteuttamisen malleja


Alla olevassa taulukossa on vertailtu erilaisia malleja ja niihin liittyviä näkökulmia.
 

Markkinavuoro-
puhelun toteuttamisen malleja		 Kenen kanssa Suositeltavaa käyttää silloin kun... Resurssitarve Hyvä huomioida
Dokumenttien lähettäminen luettavaksi Potentiaaliset tarjoajat (yritykset)

Kun halutaan varmistaa, että tarjouspyyntömateriaali on suurelta osin kunnossa.

Kun halutaan lähettää alustavia suunnitelmia huomiotavaksi.

 Ei vaadi fyysisiä tapaamisia, yleensä ei vie paljon resursseja. Laatimalla ennakkokysymyksiä ja/tai ohjaavat saatesanat, parannat saadun palautteen laatua.

Toimittajien tapaaminen yhteisesti

 

 Potentiaaliset tarjoajat (yritykset)

Kun halutaan keskustella yleisellä tasolla hankinnan toteuttamisesta.

Kun halutaan keskustella suurista linjoista.

Vaatii järjestämistä hankintayksiköltä.

Vaatii fyysisen osallistumisen osallistujilta.

Ilmoita tapaamisen tavoitteet, laadi ohjelma ja alustus tilaisuuteen.

 

Pohdi etäosallistumisen mahdollistamista.

 

Toimittajien tapaaminen yksitellen

 

 Potentiaaliset tarjoajat (yritykset) Kun on tarpeen keskustella toimittajien kanssa hankinnan yksityiskohdista ja kirjallinen läpikäynti ei ole riittävä.

Vaatii runsaasti työaikaa.

Suositeltavaa, että sama henkilö hankintayksiköstä jokaisessa tapaamisessa.

Tarjoa etätapaamis-mahdollisuutta
(Skype jne.)

Avoimet kysymykset
tai tavoitelistaus jäsentävät tapaamisia.

Jalosta materiaalia tapaamisten välissä. Ilmiselvästä ongelmasta ei ole tarpeen keskustella kaikkien toimijoiden kanssa.

Lähetä jalostetut dokumentit vielä kertaalleen katsottavaksi,
kun kaikki tapaamiset on
hoidettu.
Verrokkiyksiköiden hyödyntäminen Muut hankintayksiköt Kun verrokkiyksiköt ovat kilpailuttaneet vastaavia hankintoja Pitää kartoittaa vastaavat hankintayksiköt, yleensä ei vie huomattavasti resursseja

Varo lukkiutumasta vanhaan.

Muista muokata materiaali oman
yksikön käyttöön sopivaksi.

Varo vanhojen
virheiden toistamista.

Kysy lupa materiaalin hyödyntämiseen.
Asiantuntija-avun hyödyntäminen Asiantuntija Kun oma osaaminen ei riitä Maksullinen palvelu

Harkitse, onko maksullinen konsultti tarpeen.

Maksullisen konsultin käyttötarve kulkee käsikädessä hankinnan vaatiman erikoistumisen kanssa (esim. vakuutukset, energia, erikoisrakenta-minen)
Kehittämistyöpajat Tuottajat, asiantuntijat Kun on tarpeen hakea ratkaisua tiettyyn asiaan ei niinkään tiettyyn hankintaan Järjestäminen ja osallistujien innostaminen vie työaikaa

Pohdi kuinka hyödynnetään saatuja tuloksia.

Pohdi maksetaanko osallistujille korvauksia.

Ilmoita kuka omistaa oikeudet työpajoissa tuotettuun materiaaliin.
Hankintojen markkinointipäivät Potentiaaliset tuottajat Kun halutaan tiedottaa tulevista hankinnoista yleisellä tasolla Järjestäminen vie aikaa, tilaisuuden tulee tuottaa lisäarvoa osanottajille

Pohdi onko tilaisuudesta hyötyä osanottajille vai olisiko parempi tiedottaa esim. julkaisemalla hankintakalenteri.

Harkitse etäosallistumis-mahdollisuutta ja/tai nauhoituksen julkaisemista tilaisuudesta.

Markkinakartoitus: oikeuskäytäntöä korkeimmasta hallinto-oikeudesta ja markkinaoikeudesta

  • KHO 2017:152
    Tapauksessa käsiteltiin sitä, onko markkinakartoitus vaarantanut tarjoajien yhdenvertaisen kohtelun periaatteen toteutumista sekä johtanut kilpailun vääristymiseen. Tarjouspyyntö ei ollut tarjoajia syrjivä. HUOM. Tapauksessa sovellettiin vuoden 2007 hankintalakia.
     
  • MAO:15/20
    Tapauksessa käsiteltiin sitä, onko markkinakartoitus vaarantanut tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun periaatteen toteutumista sekä johtanut kilpailun vääristymiseen. MAO:n mukaan tarjouspyyntöasiakirjojen poikkeamista aiemmin samojen hankintayksiköiden toteuttamien hankintamenettelyjen tarjouspyyntöihin nähden ei voitu pitää sellaisina osoituksina, että voittaneen ryhmittymän neuvojen käyttäminen olisi johtanut syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun periaatteiden toteutumisen vaarantumiseen. Markkinakartoituksen tarkoituksen huomioidessa on luonnollista, että tällainen aiempiin hankintoihin nähden poikkeaminen tapahtuu.
     
  • MAO:293/19
    Tapauksessa käsiteltiin sitä, onko hankintayksiköllä ollut hankintalain mukainen todellinen ja perusteltu syy keskeyttää hankinta, ja että onko hankintayksikkö keskeyttäessään toiminut syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun periaatteiden vastaisesti. Markkinaoikeus totesi, ettei markkinakartoituksen tekeminen ole hankintayksikölle velvollisuus.  Kun tapauksessa hankintayksikkö ei ollut ennen hankintamenettelyn aloittamista markkinakartoitusta tehnyt, MAO katsoi, ettei tästä myöskään johdu, ettei hankintayksikkö hankintamenettelyn myöhemmässä vaiheessa voisi vedota määrärahan ylittymiseen hankinnan keskeyttämisen perusteena.
     
  • MAO 254/19
    Tapauksessa markkinaoikeus katsoi, että markkinakartoitus korosti epäselvyyttä hankinnan käyttöönottoprojektin laajuudesta. Tarjouspyynnönkin ollessa vertailukelpoisia tarjouksia tuottamaton, nämä eivät turvanneet tarjouskilpailuun osallistuvien tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua.
     
  • MAO:582/18
    MAO joutui pohtimaan tapauksessa, onko hankinnan keskeyttämiselle ollut todellinen ja perusteltu syy, kun hankkeelle varatut määrärahat olivat ylittyneet ja hankintayksikkö oli keskeyttänyt tämän johdosta hankinnan. MAO totesi, että kun markkinakartoitus ei ole hankintayksikölle hankintalainsäädännöstä johtuva velvollisuus, ei voida katsoa, ettei hankintayksikkö voisi hankintamenettelyn myöhemmässä vaiheessa vedota määrärahan ylittymiseen hankinnan keskeyttämisen perusteena.

 

Lisää aiheesta    

Muualla verkossa

Valtionvarainministeriö

Neuvontayksikön verkkopalvelussa