Tietojenvaihto hankintamenettelyssä

Pääsääntönä sähköinen tietojenvaihto

Käyttöoikeussopimuksissa tulee noudattaa sähköistä tietojenvaihtoa. Sähköisessä tietojenvaihdossa tarjoukset ja osallistumishakemukset sekä muu hankintamenettelyyn liittyvä tietojenvaihto tulee toimittaa sähköistä muotoa käyttäen.

Sähköisestä tietojenvaihdosta säädetään hankintalain 8 luvussa, jolloin käyttöoikeussopimusten kohdalla sähköisessä tietojenvaihdossa menetellään samoin kuin EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa.

Sähköisessä muodossa tapahtuvassa viestinnässä käytettävien välineiden ja laitteiden sekä niiden teknisten ominaisuuksien on oltava syrjimättömiä, yleisesti saatavilla ja yhteentoimivia yleisesti käytössä olevien tieto- ja viestintäteknologisten tuotteiden kanssa, eivätkä ne saa rajoittaa toimittajien mahdollisuuksia osallistua hankintamenettelyyn. Viestintävälineissä on otettava huomioon mahdollisuuksien mukaan myös esteettömyys vammaisille henkilöille.

Käytännössä sähköiselle viestintävälineelle asetettavat tietoturvallisuusvaatimukset tarkoittavat, ettei aivan tavallinen sähköposti kelpaa tarjousten sähköiseksi vastaanottolaatikoksi.

Poikkeukset sähköisestä tietojenvaihdosta

Hankintamenettelyyn liittyvä tietojenvaihto voidaan käydä muussa kuin sähköisessä muodossa laissa tyhjentävästi listatuissa tilanteissa. Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi silloin, jos hankinnan erityisluonteen vuoksi sähköisten viestintämuotojen käyttö edellyttää erikoisvälineitä, -laitteita tai tiedostomuotoja, joita ei ole yleisesti saatavilla tai joita yleisesti saatavilla olevat sovellukset eivät tue.

Hankintayksikkö voi erityistapauksissa toteuttaa tietojenvaihdon sellaisilla sähköisillä välineillä, jotka eivät ole yleisesti saatavilla.

Jos tietojenvaihto käydään muutoin kuin sähköisesti, on hankintayksikön perusteltava tämä hankintapäätöksessä tai hankintamenettelyä koskevassa erillisessä kertomuksessa.

Myös tarjouspyyntöasiakirjat on asetettava tarjoajien saataville sähköisesti

Hankintalain 8 luvussa kuvatun sähköisen tietojenvaihdon lisäksi hankintayksiköillä on velvollisuus myös käyttöoikeussopimusten kohdalla asettaa tarjouspyyntö, neuvottelukutsu ja niiden liitteet sekä muut hankinta-asiakirjat ilmaiseksi, rajoituksetta, suoraan ja kokonaan kaikkien saataville sähköisessä muodossa.

Lisää aiheesta

Neuvontayksikön verkkopalvelussa

• Sähköinen tietojenvaihto hankintamenettelyssä
  EU-hankinta
• Muun kuin sähköisen muodon käyttäminen tietojenvaihdossa
  EU-hankinta
• Ei yleisesti saatavilla olevien välineiden käyttäminen
  EU-hankinta
• Tietoturvallisuus
  EU-hankinta