27.3.2024
Yhteiset säännökset

Hankintapäätös

Hankintamenettelyn päättävästä ratkaisusta tulee aina tehdä kirjallinen hankintapäätös. Hankintayksikön tulee joko hankintapäätöksessä tai siihen liittyvissä muissa asiakirjoissa kertoa ratkaisuun vaikuttaneet seikat sellaisella tarkkuudella, että ehdokas tai tarjoaja voi päätöksen ja sen perustelujen nojalla arvioida, onko hankintamenettelyssä noudatettu lain velvoitteita.

Hankintapäätös päättää hankintamenettelyn

Hankintamenettelyn päättävästä ratkaisusta tulee aina tehdä kirjallinen hankintapäätös. Päätös on perusteltava. Ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavia ratkaisuja voidaan myös tehdä hankintamenettelyn aikana vaiheittain esimerkiksi ehdokkaiden tai tarjoajien soveltuvuudesta, tarjousten tarjouspyynnönmukaisuudesta tai vaiheittain etenevässä neuvottelumenettelyssä neuvotteluissa mukana olevista alustavista tarjouksista. Myös näistä ratkaisuista hankintayksikön tulee tehdä perusteltu kirjallinen päätös.

Hankintayksikön tulee joko hankintapäätöksessä tai siihen liittyvissä muissa asiakirjoissa kertoa ratkaisuun vaikuttaneet seikat sellaisella tarkkuudella, että ehdokas tai tarjoaja voi päätöksen ja sen perustelujen nojalla arvioida, onko hankintamenettelyssä noudatettu lain velvoitteita.

Hankintapäätös on aina perusteltava

Hankintapäätöksen perusteluihin tulee kiinnittää erityistä huomiota, koska hankintapäätöksen perusteella asianosaiset arvioivat hankintaprosessin oikeellisuutta ja tekevät ratkaisun mahdollisten muutoksenhakukeinojen käyttämisestä. Ratkaisuun vaikuttaneita seikkoja ovat esimerkiksi perusteet, joilla hankintayksikkö on arvioinut ehdokkaan tai tarjoajan soveltuvuutta, tai perusteet, joilla tarjous on katsottu tarjouspyynnön vastaiseksi. Tarjousvertailun osalta perustelut tulee esittää sellaisella tarkkuudella, että tarjoajalle käy ilmi oman tarjouksen sijoittuminen tarjouskilpailussa suhteessa muihin tarjouksiin.  Vertailuperusteiden soveltamisesta saatu pistemäärä tulisi perustella ja vertailusta tulisi ilmetä, miten kutakin tarjousta on arvioitu kunkin vertailuperusteen osalta.

Hankintapäätöksen perusteluissa on riittävää kertoa vain keskeisimmät perusteet, joilla hyväksyttyjen tarjousten vertailu on tehty. Hankintayksikön ei näin ollen tarvitse esimerkiksi

yksilöidä, mihin konkreettiseen tarjouksesta ilmenevään seikkaan tarjouksen kustakin vertailuperusteesta saama pistemäärä perustuu, kunhan tarjouksen ansiot ja saadun pistemäärän perusteet käyvät muutoin ilmi perusteluista.

Erityisen laajoissa, kymmeniä tai satoja tuotteita sisältävissä hankinnoissa hankintayksikön ei kuitenkaan tarvitse yksilöidä erikseen, miten kutakin vertailuperustetta on sovellettu kuhunkin tarjoukseen jokaisessa tuotteessa tai tuoteryhmässä, vaan piste-eroja voidaan kuvata tätä yleisemmällä mutta hankinnan luonteeseen nähden riittävän kuvaavalla tasolla.

Tieto odotusajasta on merkittävä päätökseen

Jos hankinnassa on noudatettava odotusaikaa, hankintayksiköllä on vielä velvollisuus sisällyttää hankintapäätökseen tai siihen liittyviin asiakirjoihin tieto odotusajan pituudesta. Odotusajan pituuden ilmoittamisella voi olla merkitystä erityisesti ulkomaisille tarjoajille.

Puitejärjestelyt

Puitejärjestelyyn perustuvassa hankintapäätöksessä on riittävää todeta ne seikat, jotka osoittavat, että tarjousten valinta- ja vertailuperusteita on sovellettu 43 §:ssä edellytetyllä tavalla.

Puitejärjestelyyn perustuvassa hankinnassa ei tarvitse kuitenkaan tehdä hankintapäätöstä, jos hankinta tehdään puitejärjestelyjen ehtojen mukaisesti ilman kilpailuttamista. Sama koskee tilannetta, jossa puitejärjestelyyn perustuvassa kilpailuttamisessa hankinnan arvo ei ylitä EU-kynnysarvoa.

Lisätilauksesta tai väliaikaisesta järjestelystä ei tarvita päätöstä

Hankintapäätöstä ei tarvitse tehdä, kun hankintayksikkö tekee uuden hankinnan alkuperäisen toimittajan kanssa joko lisätilauksena tai aiempaa vastaavana uutena hankkeena 41 §:n mukaisesti. Käytännössä kysymys on hankintayksikön toiminnan jatkuvuudesta joustavasti lain suorahankintaperusteiden puitteissa. Kaikissa mainituissa tilanteissa lisätilausta on edeltänyt alkuperäistä hankintaa koskeva hankintamenettely ja sitä koskeva hankintapäätös, jolloin tarjoajilla on ollut mahdollisuus näistä ratkaisuista käyttää oikeussuojakeinoja.

Hankintapäätöstä ei ole tarpeen tehdä, jos kyse on hankinnan väliaikaisesta järjestämisestä markkinaoikeuskäsittelyn ajaksi. Hankinnan väliaikaista järjestelyä eivät koske samat oikeusturvan tarpeet, koska oikeussuojan tarve kohdistuu ensisijaisesti muutoksenhaun kohteena olevaan hankintaan.

Lisää aiheesta

Neuvontayksikön verkkopalvelussa