Hankintamenettelyä koskeva kertomus

Hankintalain 124 §:n mukaan hankintayksikön on laadittava tietyistä hankinnoista kertomus. Kertomus on rinnakkainen hankintapäätöksen ja hankinta-asiakirjojen kanssa.  Mikäli hankintayksikkö ei laadi hankinnasta erillistä kertomusta, tulee kertomusta vastaavat tiedot olla saatavilla päätöksen perusteluista tai muista hankinta-asiakirjoista.

Käytössä EU-, sote- ja muissa erityisissä palveluhankinnoissa

Hankintamenettelyä koskeva kertomus koskee vain EU-kynnysarvot ylittäviä hankintasopimuksia sekä sosiaali- ja terveyspalveluja sekä muita erityisiä palveluja koskevia hankintasopimuksia, puitejärjestelyjä tai dynaamisen hankintajärjestelmän perustamista.  

Puitejärjestelyyn perustuvassa hankinnassa hankintayksikön ei tarvitse tehdä kertomusta, jos hankinta tehdään puitejärjestelyssä vahvistettujen ehtojen mukaisesti ilman kilpailuttamista.

Kertomusta ei ole tarpeen laatia niiltä osin kuin vastaavat tiedot ilmenevät hankintaa koskevasta päätöksestä, jälki-ilmoituksesta tai muista hankinta-asiakirjoista. Hankintalaki ei edellytä, että kertomus laadittaisiin heti menettelyn päätyttyä tai että kertomusta säilytettäisiin erillisenä dokumenttina. Mahdollista on myös sekin, että tiedot ovat esimerkiksi hankintayksikön tietojärjestelmässä, josta ne ovat helposti ja viivytyksettä tarvittaessa poimittavissa erillistä kertomusta varten.

Kertomukseen kirjattavat asiat

Kertomuksesta tulisi ilmetä vähintään seuraavat seikat:

• hankintayksikön yhteystiedot sekä hankintasopimuksen, puitejärjestelyn tai dynaamisen hankintajärjestelmän kohde ja arvo
• pakollisten tai harkinnan varaisten poissulkemisperusteiden taikka soveltuvuutta koskevien vaatimusten perusteella menettelystä pois suljettujen ja menettelyyn valittujen ehdokkaiden ja tarjoajien nimet sekä hylkäys- tai valintaperusteet
• perusteet hinnaltaan poikkeuksellisen alhaisten tarjousten hylkäämiseen
• perusteet halvimman hinnan käyttämiseen ainoana perusteena kokonaistaloudellista edullisuutta arvioitaessa
• perusteet hankinnan jakamatta jättämiseen
• perusteet vaatia toimittajalta yli kaksinkertaista liikevaihtoa
• sopimuspuoleksi valitun tarjoajan nimi, valinnan perustelut sekä arvio alihankintana kolmansille osapuolille annettavista sopimuksen tai puitejärjestelyn osista taikka mahdollisten alihankkijoiden nimet
• perusteet suorahankinnan, neuvottelumenettelyn tai kilpailullisen neuvottelumenettelyn käyttämiseen
• perusteet hankinnan keskeyttämiseen
• perusteet muiden kuin sähköisten viestintävälineiden käyttämiseen
• kuvaus hankintamenettelyssä mahdollisesti todetuista eturistiriidoista ja niiden johdosta toteutetuista toimenpiteistä.

Kertomus on osin vaihtoehto hankintapäätökselle

Kertomuksen laatiminen on mahdollista vaihtoehtona hankintapäätökselle niiltä osin kuin jotakin seikkaa ei ole tarpeen ilmoittaa varsinaisessa hankintapäätöksessä. Hankintayksikkö voi siten valita, kirjaako se kaikki ehdotetussa pykälässä mainitut tiedot hankintapäätöksen perusteluihin, jolloin erillistä kertomusta ei tarvita. Vaihtoehtoisesti kertomus voi täydentää hankintapäätöstä siltä osin, kun päätöksessä ei mainita kaikkia hankintamenettelyn kulkuun vaikuttaneita seikkoja. Näin ollen kertomusta ei ole välttämätöntä liittää hankintapäätökseen, jos se ei samalla muodosta osaa päätöksestä. Estettä ei ole myöskään sille, että hankintayksikkö laatii kattavan kertomuksen hankintamenettelystä, vaikka osa tiedoista onkin mainittu myös hankintapäätöksen perusteluissa.

Kertomus on joustavampi tapa kuvata erilaisia hankintaan liittyviä vaiheita, kuten tilastotietoja hankinnan koosta ja arvosta, tietoja voittajaksi valitun toimittajan suunnittelemista alihankinnoista, vaihtoehtoisten viestintätapojen käytöstä sekä muista menettelyteknisemmistä seikoista, joista ei ole tarpeen mainita hankintapäätöksen perusteluissa.

Hankintayksikkö voi näin halutessaan laatia kertomuksen myös laajemmin ja muistakin hankintamenettelyyn liittyvistä seikoista esimerkiksi tilastotarkoituksia varten. Kertomusta voidaan siten käyttää yhtenä työkaluna hankintatoimen kehittämisessä ja tilastotietojen keruussa.

Hankintamenettelyn vaiheiden dokumentointi

Kertomuksen laatimista varten hankintayksikön tulee dokumentoida riittävästi hankintamenettelyn eri vaiheet ja niihin liittyvät ratkaisut. Hankintayksikön on pidettävä kirjaa hankintamenettelyjen edistymisestä riippumatta siitä, toteutetaanko ne sähköisesti. Hankintayksikön tulee huolehtia riittävästä kirjanpidosta, esimerkiksi toimittajien tai ehdokkaiden kanssa käytävistä neuvotteluista, omista sisäisistä neuvotteluistaan tarjouspyyntöjen valmistelussa, teknisestä vuoropuhelusta toimittajien kanssa taikka tarjoajien tai tarjousten valintaa koskevista sisäisistä neuvotteluistaan.

Kertomus on yksi hankintamenettelyn asiakirja, joten siihen sovelletaan normaaliin tapaan julkisuuslain säännöksiä.

Kertomuksen säilyttäminen ja arkistointi

Hankintalain mukaan kertomus ja sen tausta-asiakirjat ja muu dokumentaatio on säilytettävä vähintään kolmen vuoden ajan hankintasopimuksen tekemisestä. Kansallinen arkistolaki edellyttää kuitenkin pääasiassa kymmenen vuoden säilytysaikaa.

Hankintamenettelyä koskeva kertomus tai sen tiivistelmä on pyydettäessä toimitettava tiedoksi Euroopan komissiolle ja kansalliselle viranomaiselle, joka Suomessa on työ- ja elinkeinoministeriö.