Hankintasopimusten muuttaminen sopimuskaudella

Hankintasopimuksen tulee sopimuskaudella vastata kilpailutuksen ehtoja. Hankintalaissa säädetäänkin siksi tarkemmin, millä edellytyksillä hankintasopimusta voidaan sen voimassaoloaikana muuttaa.

Olennaiset sopimusmuutokset ovat kiellettyjä

Hankintasopimusta tai puitejärjestelyä ei saa EU-kynnysarvot ylittävissä, sosiaali- ja terveyspalveluiden tai muiden erityisten palveluiden hankinnoissa taikka käyttöoikeussopimuksissa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman hankintalain mukaista uutta hankintamenettelyä. Olennaisena muutoksena voidaan pitää muutosta, jossa hankintasopimus tai puitejärjestely on sen seurauksena luonteeltaan huomattavasti erilainen alun perin tehtyyn sopimukseen verrattuna. Hankintasopimuksen muuttamista on käsitelty esimerkiksi Euroopan unionin tuomioistuimen ratkaisuissa C-496/99, P Succhi di Frutta ja C-454/06, Pressetext.

Hankintalaissa esitetään luettelo, joita voidaan pitää olennaisina - ja näin ollen kiellettyinä - muutoksina. Yhdenkin kohdan täyttyminen tarkoittaa sitä, että sopimukseen on tehty olennainen muutos. Olennaisena pidetään hankintalain perusteella ainakin seuraavia muutoksia:

• muutoksella otetaan käyttöön ehtoja, jotka, jos ne olisivat alun perin kuuluneet hankintamenettelyyn, olisivat mahdollistaneet muiden kuin alun perin valittujen ehdokkaiden osallistumisen menettelyyn tai muun kuin alun perin hyväksytyn tarjouksen hyväksymisen tai jotka olisivat tuoneet hankintamenettelyyn lisää osallistujia
• sopimuksesta tai puitejärjestelystä tulee muutoksen jälkeen taloudellisesti edullisempi sopimuskumppanille sellaisella tavalla, jota alkuperäisessä hankintasopimuksessa tai puitejärjestelyssä ei ollut määritetty
• muutos laajentaa sopimuksen tai puitejärjestelyn soveltamisalaa huomattavasti
• sopimuskumppani, jonka kanssa hankintayksikkö on alun perin tehnyt sopimuksen, korvataan uudella sopimuskumppanilla.

Sopimuskumppanin alihankkijaa koskevat muutokset ovat kuitenkin mahdollisia ilman uutta hankintamenettelyä, mikäli muutokset eivät vaikuta hankintamenettelyssä asetettujen vaatimusten täyttymiseen tai tarjousvertailun lopputulokseen. Useissa tilanteissa alihankkijoita koskevat muutokset perustuvat myös täsmällisiin ja yksiselitteisiin sopimusehtoihin, jotka ovat sallittuja sopimusmuutoksia.

Sallitut sopimusmuutokset

Hankintalaissa on myös määritelty, minkälaisia muutoksia hankintasopimukseen voidaan tehdä. Listan mukaiset muutokset voidaan tehdä, vaikka ne saattaisivat olla luonteeltaan olennaisia muutoksia. Hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos:

• Sopimus perustuu hankintamenettelyn aikana tiedossa olleisiin ja hankinta-asiakirjoissa mainittuihin sopimusehtoihin tai niiden muuttamista koskeviin ehtoihin, niiden rahallisesta arvosta riippumatta, ja nämä ehdot ovat selkeät, täsmälliset ja yksiselitteiset, eivätkä ne muuta hankintasopimuksen tai puitejärjestelyn yleistä luonnetta

Hankintasopimusta voidaan siis muuttaa ko. kohdan mukaisesti, jos muutos perustuu hankintasopimuksessa mainittuihin ehtoihin. Siksi hankintasopimuksen kilpailuttamisen aikana on keskeistä määritellä, miten sopimusta voidaan sopimuskaudella muuttaa.

Tiedossa olleilla sopimusehdoilla tarkoitetaan myös hankintasopimuksen optiolausekkeita. Hankintayksiköllä on mahdollisuus määrätä muutoksista tarkistuslausekkeilla tai optioehdoilla itse hankintasopimuksissa, mutta tällaiset lausekkeet eivät saa antaa niille rajatonta harkintavaltaa. Riittävän selkeästi laadituissa tarkistuslausekkeissa tai optioehdoissa voidaan esimerkiksi edellyttää hintojen indeksointia tai varmistaa esimerkiksi se, että tietyn määräajan kuluessa toimitettavat viestintälaitteet ovat edelleen sopivia myös siinä tapauksessa, että protokolla vaihtuu tai tehdään muita teknisiä muutoksia.

Riittävän selvästi laadituilla lausekkeilla pitäisi myös voida tehdä hankintasopimukseen mukautuksia, jotka ovat tarpeen käytön tai huollon aikana ilmenneiden teknisten vaikeuksien vuoksi.

Lisäksi hankintasopimuksessa voidaan esimerkiksi edellyttää sekä säännöllistä huoltoa että ylimääräisiä huoltotoimenpiteitä, jotka voivat olla tarpeen julkisen palvelun jatkumisen varmistamiseksi.

• Alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle

Hankintasopimusta voidaan muuttaa sopimuskaudella, jos kyseessä on ehdon mukainen lisähankinta. Hankintayksiköt voivat joutua tilanteisiin, joissa tarvitaan lisätyötä rakennusurakkaan taikka lisää tavaroita tai palveluja. Tällaisissa tapauksissa alkuperäisen hankintasopimuksen muuttaminen ilman uutta hankintamenettelyä voi olla perusteltua erityisesti, jos lisäsuoritukset on tarkoitus toteuttaa joko jo sovittujen palvelujen, tavaroiden tai asennusten osittaisena korvaamisena tai lisäyksenä, kun suorittajan vaihto edellyttäisi sitä, että hankintaviranomainen hankkii materiaaleja, urakoita tai palveluja, joilla on erilaiset tekniset ominaisuudet, mistä voi aiheutua yhteensopimattomuutta tai kohtuuttomia teknisiä vaikeuksia toiminnan ja huollon osalta.

Kohdassa tarkoitetun muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Jos kohdassa tarkoitettuja muutoksia tehdään peräkkäin useampia, arvioidaan jokaista muutosta itsenäisenä. Muutosten tavoitteena ei kuitenkaan saa olla hankintalain säännösten kiertäminen.

Laissa todetaan vielä, että hinnan laskemista varten tarkistettu hinta on viitearvo, kun hankintasopimukseen sisältyy indeksilauseke. Kyseistä ehtoa on tulkittava siten, että arvon muutosta ei siis verrata alkuperäisen sopimuksen alkuperäiseen hintaan, vaan sitä voidaan verrata esimerkiksi alkuperäisen hankintasopimuksen hintaan, jota on sopimuskauden aikana korotettu sopimuksen mukaisin indeksiehdoin.

Esimerkki muutoksen arvon laskemisesta:

Sopimusmuutos 1 = X (alkuperäisen hankintasopimuksen arvo) + max. X krt. 0,50

Sopimusmuutos 2 = X (alkuperäisen hankintasopimuksen arvo) + max. X krt. 0,50, edellistä sopimusmuutosta nro 1 ei siis huomioida X:n arvon laskemisessa

Sopimusmuutos 3 = samoin kuin edellinen, edellisiä muutoksia ei lasketa muutoksen arvoon, ts. 50% ei ole katto tehtäville muutoksille kokonaisuudessaan, vaan aina muutoskohtaisesti

Jos hankintasopimusta muutetaan kyseisen kohdan mukaisesti, tulee hankintayksikön tehdä asiasta sopimusmuutosta koskeva ilmoitus HILMAan.

• Muutoksen tarve johtuu olosuhteista, joita huolellinen hankintayksikkö ei ole voinut ennakoida eikä muutos vaikuta hankintasopimuksen yleiseen luonteeseen

Hankintayksikkö saattaa kohdata ulkoisia olosuhteita, joita se ei ole voinut ennakoida hankintasopimusta tehdessään, erityisesti kun hankintasopimus toteutetaan pitkällä ajanjaksolla. Tällöin tarvitaan tietynasteista joustavuutta, jotta hankintasopimus voidaan mukauttaa kyseisiin olosuhteisiin ilman uutta hankintamenettelyä.

Ennalta arvaamattomien olosuhteiden käsite viittaa olosuhteisiin, joita hankintayksikkö ei olisi voinut ennakoida alkuperäisen hankintasopimuksen tekemisen asiaankuuluvan huolellisesta valmistelusta huolimatta, ottaen huomioon hankintaviranomaisen käytettävissä olevat keinot, hankkeen luonne ja ominaisuudet, alan hyvät toimintatavat sekä tarve varmistaa, että voimavarat, joita käytetään valmisteltaessa hankintasopimuksen tekoa, ovat asianmukaisessa suhteessa hankintasopimuksen ennakoitavissa olevaan arvoon. Tätä ei voida kuitenkaan soveltaa tapauksissa, joissa muutos muuttaa koko hankinnan luonteen esimerkiksi siten, että hankittavat rakennusurakat, tavarat tai palvelut korvataan jollakin muulla tai hankintatyyppiä muutetaan perusteellisesti, koska tällaisessa tilanteessa muutoksen voidaan olettaa vaikuttavan tulokseen.

Kohdan mukaan hankintasopimuksia ja puitejärjestelyjä voidaan muuttaa, jos kaikki edellytykset täyttyvät: 1) muutoksen tarve johtuu olosuhteista, joita huolellinen hankintayksikkö ei voinut ennakoida, 2) muutos ei vaikuta hankintasopimuksen yleiseen luonteeseen ja 3) hinta ei nouse enempää kuin 50 prosenttia alkuperäisen hankintasopimuksen tai puitejärjestelyn arvosta.

Kohdassa tarkoitetun muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Jos kohdassa tarkoitettuja muutoksia tehdään peräkkäin useampia, arvioidaan jokaista muutosta itsenäisenä. Muutosten tavoitteena ei kuitenkaan saa olla hankintalain säännösten kiertäminen.

Laissa todetaan vielä, että hinnan laskemista varten tarkistettu hinta on viitearvo, kun hankintasopimukseen sisältyy indeksilauseke. Kyseistä ehtoa on tulkittava siten, että arvon muutosta ei siis verrata alkuperäisen sopimuksen alkuperäiseen hintaan, vaan sitä voidaan verrata esimerkiksi alkuperäisen hankintasopimuksen hintaan, jota on sopimuskauden aikana korotettu sopimuksen mukaisin indeksiehdoin.

Esimerkki muutoksen arvon laskemisesta:

Sopimusmuutos 1 = X (alkuperäisen hankintasopimuksen arvo) + max. X krt. 0,50

Sopimusmuutos 2 = X (alkuperäisen hankintasopimuksen arvo) + max. X krt. 0,50, edellistä sopimusmuutosta nro 1 ei siis huomioida X:n arvon laskemisessa

Sopimusmuutos 3 = samoin kuin edellinen, edellisiä muutoksia ei lasketa muutoksen arvoon, ts. 50% ei ole katto tehtäville muutoksille kokonaisuudessaan, vaan aina muutoskohtaisesti

Jos hankintasopimusta muutetaan kyseisen kohdan mukaisesti, tulee hankintayksikön tehdä asiasta sopimusmuutosta koskeva ilmoitus HILMAan.

• Alkuperäinen sopimuskumppani korvataan uudella sopimuskumppanilla yksiselitteisellä sopimuksen muuttamista koskevalla ehdolla tai alkuperäisen sopimuskumppanin asema siirtyy yhtiön rakennejärjestelyjen, yritysostojen, sulautumisten ja määräysvallan muutosten tai maksukyvyttömyyden seurauksena kokonaan tai osittain toiselle toimittajalle, joka täyttää alun perin vahvistetut laadulliset soveltuvuusvaatimukset edellyttäen, ettei tästä aiheudu muita olennaisia muutoksia sopimukseen eikä tällä pyritä kiertämään hankintalain soveltamista

Kohta on nimenomainen poikkeus pääsäännöstä, jonka mukaan sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista sopimuskauden aikana: Yhdenvertaisen kohtelun ja avoimuuden periaatteiden mukaisesti sopimuspuoleksi valittua tarjoajaa ei saisi korvata toisella talouden toimijalla, esimerkiksi jos hankintasopimus irtisanotaan sen toteuttamisessa ilmenneiden puutteiden vuoksi, kilpailuttamatta hankintasopimusta uudelleen.

Valitun tarjoajan, joka toteuttaa hankintasopimuksen, on kuitenkin voitava tehdä hankintasopimuksen toteuttamisen aikana tiettyjä rakenteellisia muutoksia, kuten puhtaasti sisäisiä uudelleenjärjestelyjä, yritysostoja, sulautumisia ja määräysvallan muutoksia, erityisesti jos hankintasopimus on tehty useamman kuin yhden yrityksen kanssa. Tällaiset rakenteelliset muutokset eivät automaattisesti johda siihen, että kaikki kyseisen tarjoajan toteuttamat hankintasopimukset joutuvat uusien hankintamenettelyjen kohteiksi.

• Kyse on sellaisesta vähäarvoisesta sopimusmuutoksesta, joka alittaa EU-kynnysarvot taikka sosiaali- ja terveyspalveluissa ja muissa erityisissä palveluhankinnoissa tai käyttöoikeussopimuksissa tarkoitetut kansalliset kynnysarvot eikä muutos vaikuta sopimuksen yleiseen luonteeseen

Kohdan mukaan tehdyn muutoksen arvo tulee olla pienempi kuin 10 prosenttia alkuperäisen palvelu- tai tavarahankintasopimuksen tai palveluja koskevan käyttöoikeussopimuksen arvosta ja 15 prosenttia alkuperäisen rakennusurakkasopimuksen arvosta. Jos kohdassa tarkoitettuja muutoksia tehdään peräkkäin useampia, arvo arvioidaan peräkkäisten muutosten kumulatiivisen nettoarvon perusteella. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että momentissa tarkoitettu muutosten arvo voi olla yhdessä korkeintaan edellä mainittu 10 tai 15 prosenttia sopimuksen arvosta.

Esimerkki muutoksen arvon laskemisesta:

Esimerkki 1 (tavara- ja palveluhankinnat)

Sopimusmuutos 1 = X (alkuperäisen hankintasopimuksen arvo) +  X krt. 0,10 (edellyttäen, että < kynnysarvot)

Sopimusmuutos 2 = Sopimusmuutosta ei voida tehdä arvon vähäisyyteen perustuen, sillä maksimiarvo on jo käytetty edellisessä muutoksessa

Esimerkki 2 (rakennusurakkasopimus)

Sopimusmuutos 1 = X (alkuperäisen hankintasopimuksen arvo) + X krt. 0,10 (edellyttäen, että muutos < kynnysarvot)

Sopimusmuutos 2 = X (alkuperäisen hankintasopimuksen arvo) + X krt. 0,03 (edellyttäen, että muutos < kynnysarvot)

Sopimusmuutos 3 = X (alkuperäisen hankintasopimuksen arvo) + X krt. max. 0,02, sillä edelliset sopimusmuutokset eivät mahdollista suurempaa muutosta (edellyttäen, että muutos < kynnysarvot)

Kohdassa tarkoitetun hinnan laskemista varten tarkistettu hinta on viitearvo, kun hankintasopimukseen sisältyy indeksilauseke. Kyseistä ehtoa on tulkittava siten, että arvon muutosta ei siis verrata alkuperäisen sopimuksen alkuperäiseen hintaan, vaan sitä voidaan verrata esimerkiksi alkuperäisen hankintasopimuksen hintaan, jota on sopimuskauden aikana korotettu sopimuksen mukaisin indeksiehdoin.

Kohdassa todetaan myös, että sopimukseen tehtävä muutos ei saa kuitenkaan vaikuttaa hankintasopimuksen tai puitejärjestelyn yleiseen luonteeseen esimerkiksi siten, että sopimus muuttuisi muutoksen johdosta kokonaan toiseksi.