27.3.2024
Päätös, sopimus ja muutoksenhaku

Hankintasopimus

Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikön on tehtävä hankintasopimus. Hankintalain mukaan hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hankintamenettelyjen sääntelyssä sopimuksen syntymisellä on merkitystä käytettävissä olevien oikeussuojakeinojen kannalta.

Hankintasopimus on tehtävä kirjallisena

Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikön on tehtävä hankintasopimus. Hankintalain mukaan hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Hankintalain mukainen hankintasopimus ei synny - yleisestä sopimusoikeudesta poiketen - ainoastaan hankintapäätöksen tiedoksiannolla. Tulkintatilanteiden välttämiseksi on suositeltavaa, että hankintayksikkö viimeistään hankintapäätöksen tiedoksiannossa ilmoittaa, että hankintasopimus ei synny hankintapäätöksellä ja siihen liittyvällä tiedoksiannolla. Samalla hankintayksikön on syytä ilmoittaa, miten hankintasopimus osapuolten kesken on tarkoitus myöhemmin tehdä.

Hankintamenettelyjen sääntelyssä sopimuksen syntymisellä on merkitystä käytettävissä olevien oikeussuojakeinojen kannalta. Ennen sopimuksen tekemistä markkinaoikeus voi määrätä hankintamenettelyn aikana tehdyn virheen tai hankintapäätöksen korjattavaksi.

Muista odotusaika

EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintasopimusta ei saa tehdä ennen kuin hankintapäätöksen tiedoksiannosta on kulunut hankintalaissa säädetty odotusaika.

Hankintasopimuksen sisältö

Hankintasopimuksen ja sen ehtojen tulee olla kilpailutuksen ehtojen mukainen. Hankintasopimukseen ei voida jälkikäteen lisätä sellaisia keskeisiä ehtoja, jotka eivät ole olleet tarjoajien tiedossa hankinnan kilpailuttamisen aikana. Hankintalaki sääntelee myös sitä, miten hankintasopimuksen ehtoja voidaan muuttaa sopimuskauden aikana.

Hankintasopimuksen sisältö ja ehdot on hyvä käydä läpi hankintayksikön ja voittaneen tarjoajan välillä ennen sopimuksen allekirjoittamista. Samalla voidaan sopia päivämäärä, jolloin ensimmäisen kerran tarkastellaan yhteisesti sopimuksen toteutumista ja käydään läpi palautetta sopimuksen ja sen ehtojen toteutumisesta.

Kirjallista sopimusta ei ole - mitä tehdä?

Jos kirjallista sopimusta ei ole tehty, sopimuksen syntymistä tulee arvioida olosuhteiden perusteella. Oikeussuojakeinojen tehokkaan käytön ja seuraamusten harkinnan kannalta kirjalliseen sopimukseen tulee rinnastaa tilanteet, joissa olosuhteista voidaan päätellä hankintayksikön ja tarjoajan nimenomaisesti ryhtyneen hankinnan toteuttamiseen. Tällöin puhutaan ns. hiljaisen sopimuksen syntymisestä.

Hiljaisen (konkludenttisen) sopimuksen olemassaolon toteaminen olosuhteista ei ole täysin yksiselitteistä. Harkinnassa tulee erityisesti kiinnittää huomiota siihen, onko hankintayksikkö hankintapäätöksen jälkeen antanut hankinnan toteuttamiselle nimenomaisen suostumuksen tai onko tarjoaja ryhtynyt hankinnan toteuttamiseen hankintayksikölle siinä määrin, että kyse ei ole enää tavanomaisista, kyseiseen hankintaan kuuluvista valmistelutoimenpiteistä. Hankintasopimuksen syntymistä koskeva olosuhdearviointi ei kuitenkaan saa estää hankintayksikön ja hankintamenettelyn voittaneen tarjoajan yhteistyön aloittamista sopimusneuvotteluin ja tavanomaisin hankintaa valmistelevin toimenpitein.

Hankintasopimusten säilyttäminen

Hankintalain mukaan hankintayksiköiden on säilytettävä vähintään hankintasopimuksen keston ajan jäljennökset kaikista tehdyistä hankintasopimuksista, joiden arvo on vähintään 1 000 000 euroa tavarahankintasopimuksissa tai palveluhankintasopimuksissa sekä 10 000 000 euroa rakennusurakkasopimuksissa.

Kansallinen arkistolaki edellyttää kuitenkin pääasiassa kymmenen vuoden säilytysaikaa. Jotkin sopimukset voivat myös olla pysyvästi säilytettäviä.

Lisää aiheesta

Neuvontayksikön verkkopalvelussa

Muualla verkossa